Configuración de Gstock para integrar con ERP contable
Cada integración puede requerir un tipo de configuración previa en Gstock. En la zona de ayuda / soporte de Gstock hay un post para cada integración. En cada caso se indica la parametrización necesaria.
A nivel GENERAL vamos a explicar todas las opciones disponibles:
Para acceder a estas parametrizaciones es necesario un usuario con ROL ADMIN PANEL y privilegios totales.
1 Qué vamos a exportar:
Desde el panel de administración de Gstock vamos a la llave inglesa y accedemos a la zona de configuración avanzada.
Aquí veremos las exportaciones que actualmen te están disponibles (Julio de 2022)
En la pestaña EXPORTACIONES > COMPRAS: exportación de albaranes y fras de compra
En la pestaña EXPORTACIONES > GLOBALES: exportación de coste real (consumos para variación de existencias) y exportación personalizada (pack) para SAP.
Podemos observar que los 4 módulos de exportación (compras y globales) tienen en común:
Que se activan haciendo click el el checkbox que cada módulo tiene a la derecha de la descripción.
Que tienen un primer desplegable “aplicacion” para elegir el método de entrega, que tiene que haber sido PREVIAMENTE configurado en APLICACIONES > salida, serán o FTP, SFTP, FTPS, o API.
Que tienen un campo “Ruta del fichero” para la ruta de entrega en el caso de haber seleccionado FTP en el anterior punto.
Que tienen un desplegable “Tipo de Fichero” que es donde sabremos si Gstock tiene ficheros explicitos para distintas marcas de ERP. Es importante destacar que a menudo es posible hacer una exportación a partir de un fichero genérico del desplegable, y que los distintos ERP’s suelen tener un asistente que “mapea” los excels a importar.
Checkbox “Exportación automática” en ALBARANES: esta celda marcada provoca que cada vez que se valide un albarán en Gstock, la exportación de ese albarán se “dispare” automáticamente, usando en método de transporte y tipo de fichero configurado de antemano.
importante: ALBARANES no tiene de momento la posibilidad de exportación mediante descarga local de fichero (oopción que Si tiene la export de facturas de compra)
Checkbox “Exportación manual” en FACTURAS: activa la opción de exportar el fichero mediente decarga local del fichero, ADEMÁS y opcionalmente de la exportación configurada (FTP o API)
2 Cómo vamos a entregar (transportar) el fichero desde Gtock al ERP:
Aunque en el anterior punto lo hemos explicado, insistimlos en la importancia de configurar el método de entrega del fichero.
El método de entrega se configura POR MÓDULO, es decir, la exportación de albaranes se puede hacer por un método y las facgturas por otra, o utilizar cada módulo un FTP distinto.
Para info sobre esta configuraciñon consulta este POST
3 Configuración de PROVEEDOR
Para un correcto funcionamiento de la exportación, debemos parametrizar los siguientes campos de cada proveedor:
Desde el panel central de administración, iremos a proveedores, editaremos el proveedor a poarametrizar e iremos a la pestaña
Que nos dará acceso a:
En donde:
“Exportar facturas provisión” activa un modo de exportación de albaranes y facturas que hará que la exportación de albaranes PROVISIONE la cuenta detallada en “cuenta contable provisiones” y la exportación de facturas desprovisione la misma cuenta.
Estas exportaciones fiuncionarán en combinación con otras parametrizaciones de cuentas contables de gastos que explicamos a continuación.
Aunque no hagamos mención específica, es necesario que el proveedor tenga el resto de campos bien registrado, como por ejemplo el CIF, etc.
4 Registro de las cuentas contables de Gasto o Existencias
Una exportación de facturas puede contener la cuenta contable de gasto correspondiente (ya vimos dónde se configura la cuenta contable del proveedor).
La introducción de la cuenta contable de gasto tiene un detalle importante: en algunos ERP contables pueden necesitar el asiento de compra con detalle de base impornible por categoría deproductos (por ejemplo si en una misma factura hay alimentos y produxtos de limpieza).
Esto abre la posibilidad de poder exportar agregando por total de factura (sin detalle) ,agrupado por categoría o por familia (según la jerarquía o categorización de Gstock).
Lo importante en este post es explicar dónde se configuran estas cuentas contables, y se hace desde el panel de administración central, icono “productos”, submenú “Categorización de productos”
Vamos a ver, por ejemplo, la categoría “ALIMENTOS” y sus jerarquía hija (familia), que suelen ser las dos opciones de detalle en la exportación:
Tanto en CATEGORÍA como en FAMILIA podemos editar en el icono lápiz de la derecha y entraremos en una pantalla como esta:
hay 4 campos disponibles para la exportación:
Campo exportación 1
Campo exportación 2
Campo exportación 3
“Código”
5 Registro de las cuentas contables de los impuestos
En la exportación de facturas es casi seguro que el ERP necesitará las cuentas contables en las que asentar el impuesto (IVA). Hay contabilidades que utilizan una sóla cuenta contable para los distintos tipos de IVA y otras que usan una cuenta distinta para cada tipo.
Para registrar las cuentas contables de los impuestos hay que ir al panel de administración, entrar en la llave inglesa e ir a configuración > Gestión de Impuestos.
Aquí se pueden dar de alta y editar impuestos, y en el campo Referencia podemos introducir la cuenta contable de cada impuesto o poner la misma para todos: