Bon de livraison, auto Bons de livraison, et son export à la comptabilité.

Owned by Ezequiel Fritzsch
Last updated: Jul 14, 2020 by vicky munin (Unlicensed)
6 min read

Dans la réunion du mardi 16 juin avec Joulie a été ouverte une nouvelle discussion sur la façon d’enregistrer et de comptabiliser les bons de livraison modifiés, leurs Auto BL respectifs et l’exportation de ceci à la comptabilité.

 

  • A la fin de ce post, deux nouveaux développements sont proposés:

    1. Nouvelle fonctionnalité Demande d´avoir.

    2. Nouveau rapport “Auto bon de livraison” et demandes d´avoir.

réflexions préliminaires qui motivent les développements:

 

Gstock permet, lors de la réception de la commande, changer les quantités reçues, c´est un changement réalisé au fur et à mesure qu´on reçoit la marchandise. Si lors de la réception d’une commande nous changeons les quantités même les produits d’un bon de livraison peut être pour deux raisons :

  • pour laisser notre bon de livraison identique à celui du fournisseur,dans ce cas tout est correct et coïncident dans les deux comptabilités et trésoreries.

Parce que les quantités et/ou les produits que nous recevons ne correspondent pas au bon de livraison du fournisseur de sorte que notre bon de livraison définitif sera différent de celui du fournisseur et dans ce cas, comment gérer cette situation afin que les deux comptabilités et trésoreries se correspondent. C´est très intéressant de profiter notre capacité de modifier le BL mais c´est clair que dans ce cas nous devons ouvrir une voie de communication avec le fournissseur pour cadrer la comptabilité et respecter les normes comptables généralemtent acceptées.

 

 

C’est dans ce scénario que notre nouvelle fonctionnalité d’Auto BL entre en jeu, mais nous allons recréer les deux scénarios possibles que nous pouvons rencontrer :

  • Escénario 1:(scénario plus “informel” ) d´une commande:

    1. Nous constatons que les produits et/ou quantités ne correspondent pas au Bon de Livraison.

      1. Nous faisons les modifications sur Gstock et validons le BL.

      2. Nous envoyons un Auto Bon de Livraison au fournisseur avec les changements.

      3. Et le plus important: le fournisseur modifie son Bon de Livraison pour qu´il soit exactement le même que le notre.

      4. Les deux bons de livraison coïncideront dans la comptabilité fournisseur et client.

Escénario 2: (scénario plus “sérieux ou professionnel” d´une commande:

1. Nous constatons que les produits et/ou les quantités ne correspondent pas au BL.

Nous faisons les modifications sur Gstock et validons le BL.

  1. Nous envoyons un Auto Bon de Livraison au fournisseur avec les changements, MAIS:

    1. Le fournisseur ne peut pas modifier le BL, et il crée une demande d´avoir qui modifie le BL initial.

    2. Cela veut dire que notre système d´Auto BL devrait enregistrer et informer au fournisseur des changements mais, le fournisseur et nous, devons créer un nouveau BL avec les modifications ( normalement demandes d´avoir, il peut y avoir des frais aussi).

    3. Dans les deux comptabilités il existe un BL et un autre BL avec les changements détectés dans le premier BL.

NOUVEAU DEVELOPPEMENT : changements dans la fonctionnalité Auto BL dans Gstock :

Dans la fonctionalité Auto BL ( Global) activée dans Gstock, nous devons créer une nouvelle option dans la même fenêtre de paramètres globaux dans laquelle nous activons "envoi de proposition d´une demande d´avoir” qui permet de:

1 Nouvelle fonctionnalité "création/envoi” d´une demande d´avoir à partir du Auto BL.

  1. la fonctionnalité “Auto BL” est active et l'option «envoi du bon de livraison» est désactivée . >> Nous faisons un bon de livraison avec les différences, l'envoyons au fournisseur (facultatif) et la LIVRAISON modifiée est validée (scénario 1, comme actuellement)

  2. La fonctionnalité “Auto BL”est active y option d´envoi de Demande d´avoir active”. On réalise un Auto BL ( qui n´est pas envoyé), on réalise un nouveau BL demande d´avoir avec les modifications, qui s´appelera Demande d´avoir et on l´envoie au fournisseur (proposition de Demande d´avoir, envoi optionnel)

  • option: l'envoi de la "demande d´avoir au fournisseur doit être automatique ou manuelle ( dans les options du fournisseur).

  • L¨Auto BL peut être défini comme un "communiqué" au fournisseur, il est informé qu’il y a eu des différences détectées dans le bon de livraison.

  • Nous identifions les documents suivants :

    • Commande > bon de livraison > Auto BL> Demande d´avoir.

      • Scenario 1: commande > bon de livraison modifié > Auto BL expédié au fournisseur (comme actuellement). résultat : 1 bon de livraison.

      • Scenario 2: commande > bon de livraison (non modifié) > Auto BL génère l’envoi d´une demande d´avoir. résultat : 2 bons de livraison (original et demande d´avoir)

    • Chaque nouvelle Demande d´avoir doit être correctement enregistrée dans la liste des bons de livraison courants, si possible toujours derrière l’original et avec le préfixe "AB" et le même numéro de bon de livraison.

  • Ce développement concerne des zones: "paramètres>globaux>activer Auto BL, vous devez créer :

    •  

      1. Nouvelle sous-option "activer la création demande d´avoir"

        1. Tooltip : "Avec la fonctionnalité "Auto BL " active, Gstock modifie le bon de livraison affecté et envoie un e-mail au fournisseur avec les modifications apportées. Si nous activons également "activer la création d´une demande d´avoir", Gstock, au lieu de modifier le bon de livraison concerné, crée UN AUTRE appelé demande d´avoir avec les différences signalées et envoie une copie de la nouvelle Demande d´avoir au fournisseur. L’utilisation de l’une ou l’autre solution dépendra de chaque fournisseur, normalement les grands fournisseurs ne modifient pas les bons de livraison, ils créent une Demande d´avoir. Une fois les deux cases activées, Gstock permet de faire ce réglage pour chaque fournisseur, en allant au Panneau central>Fournisseurs>Sélectionner fournisseur et sous-menu "Auto-bons de livraison" à partir duquel il est possible d’activer les auto-bons de livraison, demandes d´avoir et leur expédition automatique par chaque fournisseur"

        2. Lorsque vous activez "Auto BL" dans un panneau central, un nouvel onglet appelé "Auto BL" sera automatiquement créé dans la zone admin de chaque fournisseur, où les options suivantes seront disponibles :

          1. Activer “AUTO BL" (par défaut activé dès qu’on l´active dans la zone globales)

            1. Tooltip : "Cette option provoque que, chaque fois que nous recevons une commande passée avec Gstock, un document appelé Auto BL est généré, qui, d’une part, modifie le bon de livraison en l’ajustant et, d’autre part, envoie un mail au fournisseur l’informant que le bon de livraison a été enregistré avec des modifications par rapport à son propre bon de livraison"

          2. Envoi automatique de bon de livraison par e-mail (par défaut activé à partir de l’activation globale)

            1. Tooltip "Si nous désactivons cette option, le bon de livraison ne sera PAS envoyé au fournisseur chaque fois que nous recevons des commandes avec des différences, mais le bon de livraison sera modifié"

          3. Activer DEMANDE D´AVOIR à partir de l’auto-BL (par défaut active dès qu’il est activé dans la configuration globale)

            1. Tooltip : "En activant cette option, chaque fois que nous recevons une commande nous détectons des différences, au lieu de créer un auto-bon de livraison, Gstock créera automatiquement une Demande d´avoir" avec les différences, l’envoi automatique de cette demande d´avoir" au fournisseur étant optionnel"

          4. Envoi de "demande d´avoir” automatique par e-mail. (par défaut activé depuis qu’il est activé dans la zone de globales)

            1. Tooltip : "Si nous désactivons cette option, la demande d´avoir automatique ne sera PAS envoyée au fournisseur, bien que nous aurons la possibilité de l’envoyer à partir du rapport d’auto-BL/demandes d´avoir, option accessible à partir du sous-site de l’icône des BL"

2 Nouveau Rapport d’Auto BL et Demandes d´avoir

  • Il sera dans le sous-menu de l’icône "bons de livraison" :

  • Le rapport est informatif, mais il a également la fonctionnalité d’envoyer manuellement une demande d´avoir à un fournisseur à partir de la colonne “ demande d´avoir envoyée", si la valeur est un "NON" en cliquant, l’envoi au fournisseur sera forcé :

  • On pourra consulter le rapport à partir des Cecos ( centres de coût) ou Centrale.

  • Colonnes

  • Filtres:

  • Par Cecos (centres de coût)/Groupes/Groupements (multiple)

  • Ppar fournisseur ( multiple)

    • Par Ref. commande/BL/Demade d´avoir

    • Par sélection de dates du BL

    • Par Catégorie de produits

    • Par produit (multiple)

    • Par intervalle de € en colonnes “ demande d´avoir €”

  • EXPORTABLE:

    • Excel/PDF

    • Api documentée