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Introducción a Gstock: Gestión Integral de Stock y Centro de Coste
Gstock: Una Herramienta Modulable y Escalable Gstock es una aplicación diseñada para el control exhaustivo de stocks a través de
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pedidos, albaranes, mermas, traspasos e inventarios
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. Su flexibilidad permite adaptarse a cualquier tipo de organización
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, manejando tanto bienes alimentarios como no alimentarios, y extendiendo su funcionalidad al control de proveedores de servicios
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Gstock ha desarrollado herramientas especialmente adaptadas al control de bienes alimentos, como por ejemplo la gestión de escandallos/recetas. |
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Gstock destaca especialmente en la gestión de alimentos, ofreciendo herramientas avanzadas para el manejo de escandallos y recetas.
El Corazón de Gstock: El Centro de Coste (CeCo) El concepto de “Centro de Coste”
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es fundamental en Gstock, siendo el punto de inicio y finalización de cualquier movimiento de stock. Cada operación, ya sea un pedido, la gestión de mermas, la recepción de pedidos (creando un albarán), o la realización de inventarios, se ejecuta específicamente dentro de un CeCo.
Terminología Clave en Gstock:
CeCo: Centro de Coste.
CeCoVe:
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Centro de Coste con Centro de Venta.
Master Gstock:
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Conjunto de centros de coste gestionados por
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un único panel de administración
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en Gstock.
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Ubicación:
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Representa un almacén o localización física que aloja productos
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El “Centro de Coste” en Gstock (CeCo)
El CeCo es el protagonista absoluto de Gstock. Cada vez que hacemos un pedido, registramos una merma, recepcionamos un pedido (creando un albarán) o hacemos un inventario, lo hacemos en un CeCo en concreto.
Los traspasos de materia prima siempre se realizarán entre Centros de Coste.
Normalmente, al contratar Gstock, el cliente solicita tantos centros de coste como necesite, y en líneas generales suele coincidir con el número de restaurantes de su organización, aunque en una organización compleja pueden existir CeCos para cocinas centrales, almacenes auto gestionados, o incluso varios Cecos dentro de un restaurante.
Mención especial merecen los HOTELES, a los que Gstock resuelve todos los escenarios posibles a través de la agrupación de CeCos, como por ejemplo un hotel puede tener 10 CeCos para un hotel.
Desde inicio de 2019 Gstock ha desarrollado una herramienta que añade a un CeCo la posibilidad de ser “proveedor” del resto de CeCos. A esta cualidad la llamamos “Centro de Venta” (o CeVe).
Cuando a un CeCo se le añade el módulo CeVe el resultado es un “Centro de Coste con Centro de Venta“ (CeCoVe), y puede recibir pedidos desde distintos CeCos, con gestión digital de pedidos, producción, albaranes y facturas. También permite recibir pedidos de “clientes” ajenos al grupo, lo que supone poder aceptar, en un obrador de nuestro grupo, pedidos de otros restaurantes u hoteles.
Esta imagen inferior es la de un MASTER de Gstock que contiene dos centros de coste.
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Comprender la importancia del CeCo
Para comprender la importancia de un Centro de Coste, bastará con comprender las siguientes afirmaciones:
Gstock calcula el stock por CENTRO DE COSTE, no por ubicación
Cuando hacemos o recepcionamos un pedido de un proveedor, lo hacemos desde un Centro de Coste
los pedidos NO se hacen desde una ubicación
Cuando hacemos un albarán, lo hacemos desde un Centro de Coste
los albaranes NO se hacen desde una ubicación
Cuando registramos una merma, lo hacemos desde un Centro de Coste
una merma NO se registra desde una ubicación
Cuando hacemos un traspaso, siempre lo hacemos entre dos Centros de Coste
Los traspasos NO se registran entre ubicaciones
Cuando hacemos un inventario, el inventario se hace en un CeCo utilizando la herramienta UBICACIONES.
Inventariamos ubicaciones, y todas sumadas conforman en inventario de un CeCo
Cuando generamos informes de compras, o de rentabilidades (Coste Real), etc, siempre lo hacemos por centros de coste, no por ubicaciones
¿Qué es una “ubicación”?
Como ya hemos explicado en las líneas anteriores, todo el control de stock se realiza bajo la figura del Centro de Coste (CeCo), por lo tanto cabe afirmar que, en lo referente al control de stock, un centro de coste es un almacén (uno), o bien que “un CeCo es monoalmacén”
Para facilitar el conteo físico real (INVENTARIO), Gstock cuenta con la herramienta llamada “ubicaciones”.
Una ubicación coincide, en la mayoría de los casos, con un lugar físico en el que se almacenan bienes inventariables, como por ejemplo “Cámara refrigeración”, “Cava de vinos”, o “almacén de limpieza”
Un centro de coste puede tener varias ubicaciones (sin límite)
Gstock permite “agrupar” o “categorizar” las ubicaciones mediante los “ámbitos”. Un ejemplo es crear un ámbito llamado “cocina” y otro “sala”
Las ubicaciones pueden configurarse y/o subrecetas (tambien inventariables)
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Funcionalidades Esenciales de Gstock:
Traspasos de Materia Prima: Se realizan siempre entre Centros de Coste, no entre ubicaciones, lo que asegura una gestión centralizada y eficiente del stock.
CeCo en Hoteles: Los hoteles pueden requerir múltiples CeCos para manejar eficazmente las diversas áreas de operación.
Entendiendo la Función de 'Ubicación' en Gstock: Una 'Ubicación' es un punto físico dentro de un CeCo donde se almacenan bienes. Gstock facilita el inventario físico real a través de la herramienta de "ubicaciones", que puede ser configurada para visualizar los listados de inventarios de
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¿Qué es un Centro de Coste con “Centro de Ventas”?
A menudo, las organizaciones complejas de restauración u hotelería tienen, además de varios centros de coste, cocinas centrales, obradores, economatos, almacenes de mantenimiento, etc, que, además de usar Gstock para el control de sus compras y stocks, necesitan resolver técnicamente las peticiones o pedidos de otros centros de coste de su Master, y poder atender y entregar pedidos a otros centros de coste con sus albaranes correspondientes.
Gstock ha resuelto esta necesidad con el módulo “Central de Ventas” o CeVe.
El módulo CeVe es un módulo que se “añade” a un CeCo, confiriéndole la capacidad de recibir pedidos y entregarlos con albarán a los otros centros de coste del Máster.
Estrictamente un CeCoVe es un centro de coste que puede comprar a proveedores y vender a otros centros de coste del Máster.
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En la imagen superior podemos ver a la derecha el módulo “CeVe”, y en la imagen inferior un ejemplo de un Máster Gstock complejo, con más de un CeCo y un CeCoVe. El CeCo 3 puede recibir pedidos de los CeCos 1 y 2.
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¿Qué es un “grupo” de centros de coste?
La herramienta “GRUPOS” no debe de ser utilizada salvo en escenarios de configuración muy determinados, un uso innecesario puede provocar un efecto contrario al deseado y hacer más tediosa la manera de trabajar con Gstock.
Si dos o más Centros de Coste pertenecen a un mismo grupo, Gstock entiende que:
Todos los CeCos del grupo trabajan con los mismos proveedores
Todos los CeCos del grupo trabajan con las mismas recetas/escandallos
Todos los CeCos del grupo trabajan con los productos/formatos
Esta herramienta es especialmente útil para empresas con conceptos idénticos en expansión. Así nos beneficiaremos de, al dar de alta un nuevo centro, y simplemente añadiéndolo como miembro del grupo, Gstock copiará toda la configuración de proveedores, productos/formatos y recetas de manera automática, permitiendo la rápida configuración.
Los Máster de Gstock que sólo tengan un Ceco, NO deben usar esta herramienta
Los Máster de Gstock que tengan varios Cecos pero con diferencias claras entre ellos en estos tres temas (proveedores, productos y recetas) NO deben de usar esta herramientaforma personalizada. Además, las ubicaciones pueden ser agrupadas o categorizadas para mejorar la organización y gestión del inventario.
¿Qué es un CeCoVe? Un CeCoVe es un Centro de Coste que también opera como un "Centro de Venta", permitiendo la compra a proveedores y la venta a otros centros de coste dentro del mismo Master. Esto lo convierte en un nodo crucial para la distribución de productos y servicios dentro de la organización. Además, permite gestionar y recibir pedidos tanto de otros CeCos internos como de clientes externos, una ventaja significativa para empresas con obradores que desean extender sus servicios a otros negocios del sector.
Grupos de Centros de Coste: La herramienta "GRUPOS" en Gstock permite la gestión coordinada de múltiples Centros de Coste con configuraciones homogéneas. Es ideal para organizaciones en expansión que buscan estandarizar proveedores, productos y recetas. Sin embargo, es crucial no utilizar esta herramienta en escenarios donde los CeCos varían significativamente en estos aspectos, ya que podría complicar la gestión en lugar de simplificarla.
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