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Introducción a Gstock: Gestión Integral de Stock y Centro de Coste
Gstock: Una Herramienta Modulable y Escalable Gstock es una aplicación diseñada para el control exhaustivo de stocks a través de
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pedidos, albaranes, mermas, traspasos e inventarios
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. Su flexibilidad permite adaptarse a cualquier tipo de organización
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, manejando tanto bienes alimentarios como no alimentarios, y extendiendo su funcionalidad al control de proveedores de servicios
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Gstock ha desarrollado herramientas especialmente adaptadas al control de bienes alimentos, como por ejemplo la gestión de escandallos/recetas. |
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Gstock destaca especialmente en la gestión de alimentos, ofreciendo herramientas avanzadas para el manejo de escandallos y recetas.
El Corazón de Gstock: El Centro de Coste (CeCo) El concepto de “Centro de Coste”
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El “Centro de Coste” en Gstock (CeCo)
El CeCo es el protagonista absoluto de Gstock. Cada vez que hacemos un pedido, registramos una merma, recepcionamos un pedido (creando un albarán) o hacemos un inventario, lo hacemos en un CeCo en concreto.
Normalmente, al contratar Gstock, el cliente solicita tantos centros de coste como necesite, y en líneas generales suele coincidir con el número de restaurantes de su organización, aunque en una organización compleja pueden existir CeCos para cocinas centrales, almacenes auto gestionados, o incluso varios Cecos dentro de un restaurante.
Mención especial merecen los HOTELES, a los que Gstock resuelve todos los escenarios posibles a través de la agrupación de CeCos, como por ejemplo un hotel puede tener 10 CeCos para un hotel.
Desde inicio de 2019 Gstock ha desarrollado una herramienta que añade a un CeCo la posibilidad de ser “proveedor” del resto de CeCos. A esta cualidad la llamamos “Centro de Venta” (o CeVe).
Cuando a un CeCo se le añade el módulo CeVe (CeCoVe), puede gestionar pedidos desde distintos CeCos, con gestión digital de pedidos, producción, albaranes y facturas. También permite recibir pedidos de “clientes” ajenos al grupo, lo que supone poder aceptar, en un obrador de nuestro grupo, pedidos de otros restaurantes u hoteles.
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es fundamental en Gstock, siendo el punto de inicio y finalización de cualquier movimiento de stock. Cada operación, ya sea un pedido, la gestión de mermas, la recepción de pedidos (creando un albarán), o la realización de inventarios, se ejecuta específicamente dentro de un CeCo.
Terminología Clave en Gstock:
CeCo: Centro de Coste
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CeCoVe: Centro de Coste
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con Centro de Venta
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Esta imagen es la de un MASTER de Gstock que contiene dos centros de coste.
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Comprender la importancia del CeCo
Para comprender la importancia de un Centro de Coste, bastará con tener claro las siguientes afirmaciones:
Cuando hacemos un pedido a un proveedor, SÓLO se puede hacer desde un Centro de Coste
Cuando recepcionamos un pedido y por lo tanto creamos un albarán (entrada efectiva en nuestro stock), SIEMPRE lo hacemos en un CeCo.
Cuando registramos una MERMA de producto (por el motivo que sea) SIEMPRE lo haremos en un CeCo.
Cuando registremos un TRASPASO, SIEMPRE será entre Cecos. No se puede hacer un traspaso en aquellos MASTER GSTOCK que sólo tengan un Ceco, hacen falta por lo menos dos Cecos para hacer un traspaso.
Cuando hacemos un inventario, el inventario se hace en un CeCo utilizando la herramienta UBICACIONES.
Cuando generamos informes de compras, rentabilidades (Coste Real), etc, siempre lo hacemos por centros de coste
Configuración de un CeCo
Una vez que ya estamos analizando la configuración y funcionamiento de un CeCo, conviene también entender las herramientas y opciones de parametrización que hay a nuestra disposición:
Herramienta “Ubicaciones”:
Un Centro de Coste, es una unidad “monoalmacén”. Quiere decir que, por ejemplo, cuando consultemos stock teórico de un producto, Gstock nos dirá el stock teórico para el CeCo.
A pesar de que un CeCo es monoalmacén, Gstock cuenta con la herramienta “Ubicaciones” para poder crear, dentro de un CeCo, una serie de “localizaciones” (o ubicaciones) físicas en las que podemos encontrarnos productos-formatos (o formatos de producto) inventariables.
La funcionalidad única de estas UBICACIONES es:
Poder realizar el conteo físico (inventario) por lugares físicos (ubicaciones o almacenes o localizaciones)
Conocer, cada vez que se haga inventario, el stock en cada ubicación además del stock del CeCo.
Como simple herramienta de organización, las ubicaciones se pueden organizar (o categorizar) en Ámbitos). Entendemos pues, que ámbitos es una agrupación de ubicaciones. El mejor ejemplo es agrupar las ubicaciones en “Cocina” y “Sala”.
Herramienta “Grupos”:.
Master Gstock: Conjunto de centros de coste gestionados por un único panel de administración en Gstock.
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Ubicación: Representa un almacén o localización física que aloja productos y/o subrecetas (tambien inventariables)
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Funcionalidades Esenciales de Gstock:
Traspasos de Materia Prima: Se realizan siempre entre Centros de Coste, no entre ubicaciones, lo que asegura una gestión centralizada y eficiente del stock.
CeCo en Hoteles: Los hoteles pueden requerir múltiples CeCos para manejar eficazmente las diversas áreas de operación.
Entendiendo la Función de 'Ubicación' en Gstock: Una 'Ubicación' es un punto físico dentro de un CeCo donde se almacenan bienes. Gstock facilita el inventario físico real a través de la herramienta de "ubicaciones", que puede ser configurada para visualizar los listados de inventarios de forma personalizada. Además, las ubicaciones pueden ser agrupadas o categorizadas para mejorar la organización y gestión del inventario.
¿Qué es un CeCoVe? Un CeCoVe es un Centro de Coste que también opera como un "Centro de Venta", permitiendo la compra a proveedores y la venta a otros centros de coste dentro del mismo Master. Esto lo convierte en un nodo crucial para la distribución de productos y servicios dentro de la organización. Además, permite gestionar y recibir pedidos tanto de otros CeCos internos como de clientes externos, una ventaja significativa para empresas con obradores que desean extender sus servicios a otros negocios del sector.
Grupos de Centros de Coste: La herramienta "GRUPOS" en Gstock permite la gestión coordinada de múltiples Centros de Coste con configuraciones homogéneas. Es ideal para organizaciones en expansión que buscan estandarizar proveedores, productos y recetas. Sin embargo, es crucial no utilizar esta herramienta en escenarios donde los CeCos varían significativamente en estos aspectos, ya que podría complicar la gestión en lugar de simplificarla.
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