Gestión de Pedidos a Proveedores en Gstock
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NotaPara realizar pedidos es necesario previamente tener el "permiso" para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración |
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Muy importante!!Para garantizar que los pedidos enviados a través de correo electrónico sean recibidos correctamente por los proveedores, es crucial realizar un ajuste técnico que solo puede ser configurado por el cliente (el centro o restaurante). El responsable de gestionar los dominios y correos electrónicos del restaurante debe autorizar a Gstock para enviar estos correos en nombre del cliente. Este ajuste requiere conocimientos avanzados a nivel de usuario. |
Hay varias maneras de hacer un pedido: por proveedor, por lista, por subasta o centralizado. En este post, vamos a ver la primera.
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Proceso de Realización de Pedidos a Proveedores en Gstock
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NotaExiste una opción para permitir o no la visualización de los precios de los productos al realizar los pedidos, no obstante, siempre se podrá ver la valoración total del pedido antes de enviarlo en la esquina inferior derecha de la pantalla. |
Si procede, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en
. Ej. Enviar tomate maduro. Una vez finalizado, hacer clic en
según corresponda.
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NotaGstock permite crear un flujo en el proceso de pedido, de manera que asignando los perfiles adecuados, un usuario pueda solo proponer pedidos antes de que sean enviados, otro solo autorizarlos y otro, en última instancia, enviarlos. Lo normal, suele ser que el mismo usuario que diseña el pedido pueda enviarlos directamente al proveedor. Si propone o autoriza, el pedido se guarda en la parrilla de listados de pedidos en el estado que corresponda. Posteriormente, con el perfil adecuado, se puede editar y, en su caso, enviar. |
Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en la ficha del proveedor.
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NotaGstock permite enviar el pedido a todas las direcciones de correo que se tengan configuradas tanto en la ficha como en contactos del proveedor. Además, podemos seleccionar una opción en configuración global, dónde enviar al contacto por defecto sin necesidad de seleccionar cada vez que se realiza un pedido, un contacto del proveedor |
Una vez que el pedido es enviado,
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el proveedor recibirá un correo electrónico proveniente de la dirección registrada del usuario que efectuó el envío. Este correo incluirá el pedido tanto en el cuerpo del mensaje como en adjuntos en formato PDF y Excel, este último (parametrizable) con los campos del pedido
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para facilitar su carga en sistemas externos del proveedor. Adicionalmente, en el cuerpo del correo
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se proporcionará un enlace que, al ser seleccionado por el proveedor, actualizará el estado del pedido a “leído”
en nuestro sistema, permitiendo así confirmar la recepción y visualizar la interacción del proveedor con el pedido.Info title Aviso IMPORTANTE: se recomienda que al enviar el primer pedido se verifique con el proveedor que le ha llegado a su bandeja de entrada. Se recomienda ir el post "Mi proveedor no recibe los pedidos por e-mail" para ver por qué puede pasar esto y cómo solucionarlo.
El pedido quedará en la parrilla del listado de pedidos con
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una referencia asignada automáticamente por el sistema en estado enviado y listo para su recepción y conversión en un albarán de entrada.
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