Integración con un proveedor a través de VOXEL para clientes que ya son clientes de Gstock y de Voxel.

Voxel es una compañía que gestiona la relación entre agentes HORECA y clientes finales. Les acompaña en el proceso de pedidos y conciliación albaranes/facturas incluso el pago. También integran con ERP’s contables.

¿Qué sinergias hay entre Gstock y Voxel?

Gstock y Voxel se complementan perfectamente porque:

1. Voxel no gestiona Stocks

2. Gstock tiene muy pocas integraciones con proveedores, Voxel tiene muchísimas

3. Gstock gestiona pedidos, pero usa las integraciones de Voxel para que le lleguen a los proveedores y además Voxel consigue y envía a Gstock los albaranes electrónicos.

4. Gstock también gestiona la recepción de los pedidos, por lo que informa a Voxel de todas las incidencias para que Voxel avise al proveedor y estas incidencias se tengan en cuenta a la hora de conciliar albaranes con facturas y no se pague de más.

Ejemplo de la integración:

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¿Cómo se ejecuta la integración?

Gstock intercambia con Voxel los siguientes documentos:

1. Pedido (Gstock > Voxel) utilizando la tecnología API (ya en funcionamiento)

2. Albarán (Voxel > Gstock) (en desarrollo)

Una vez hecha esta configuración, desde Gstock qué hay que hacer?

Para enviar pedidos desde Gstock a un proveedor a través de Voxel utilizando la tecnología API.

• ¿Qué ventajas tiene enviar pedidos por API a través de Voxel?

  • Comparado con el método habitual de Gstock (correo electrónico), la API ofrece mucha más seguridad y menos incidencias que el servicio de correo.

  • Entra directamente en el sistema ERP de pedidos del proveedor.

  • Favorece el intercambio digital de ficheros, por lo que será más fácil que el proveedor envíe al cliente el albarán digital a Gstock a través de Voxel (próximamente)

• En este flujo intervienen:

  1. el cliente que realiza el pedido

  2. el proveedor que lo recibe

  3. Gstock

  4. Voxel, que actúa facilitando la integración entre Gstock y proveedor.

• ¿Qué necesito para activar el envío de pedidos al proveedor a través de Voxel?

Cambios necesarios en GSTOCK (resumen, detalles a continuación)

• Activar en configuración>globales: “ACTIVAR ENVÍOS Y RECEPCIONES BAVEL”

  • (Bavel es la red de Voxel)

• Dar de alta en Gstock el catálogo de productos / formatos

• Dar de alta o confirmar correcta alta del proveedor con todos sus datos

• Editar Proveedor y activar el envío de pedidos por API

• Añadir el ID Bavel en la ficha del centro dentro de edición del centro

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Añadimos la ID Bavel y guardamos (Esta información la proporciona Voxel)

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6. Registrar el formato del proveedor para pedidos API

DETALLES DE CADA PASO:

1. Ser cliente de Gstock y del proveedor a integrar. Confirmar con el proveedor si se encuentra integrado con Voxel (actualmente hay 1.600 proveedores integrados en España).

2. Activar, por una única vez, “ACTIVAR ENVÍOS Y RECEPCIONES BAVEL” en el panel admin>configuraciones>opciones>globales

   • Esta activación sólo es necesaria para integrar con el primer proveedor Voxel, y ya quedará activa para nuevos proveedores:

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3. Catálogo de productos/formatos de compra del proveedor correctamente dados de alta en Gstock:

4. Activar el envío de pedidos del proveedor a “VOXEL/BAVEL (API/JSON)”

   • Volvemos al panel de Gstock y entramos en cada uno de los proveedores que vayan a utilizar este protocolo, para ello editamos el primer proveedor y:

   • Vamos a la pestaña “Configurar exportación de Pedidos”

   • Elegimos método “Predefinido”

   • En el desplegable, seleccionamos “VOXEL/BAVEL (API/JSON)”

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5. Registrar la “unidad de formato del proveedor”, que son las unidades a las que Voxel necesita normalizar para tramitar pedidos. Esta es la tabla que ya está precargada en Gstock, pero hay que ir a cada formato y registrarla. Sólo el proveedor puede decirnos qué unidad utiliza cada producto.

   • esta es la tabla:

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Este listado de las unidades que hay que configurar para que un proveedor reciba pedidos a través de Voxel sólo es visualizable si desde el panel de administración vamos a: “COMPRAS>GESTION DE COMPRAS>FORMATOS DE PRODUCTOS BASE>LISTADOS DE FORMATOS”, una vez allí tenemos que editar los formatos, para lo que primero filtramos por proveedor, y a partir de allí editamos cada formato y en la última opción de la edición del formato veremos, en la columna “formato proveedor” una serie de campos que será necesario configurar, como se explica en el siguiente punto.

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Bien, pero, ¿cómo se configura este nuevo formato?

Gstock ya ha configurado las tablas Bavel y también EDI , pero cada cliente de Gstock tiene que configurar la equivalencia entre la unidad de Gstock (almacén o pedido) que utilice para pedir, y la unidad del FORMATO PROVEEDOR que el proveedor desea recibir el pedido.

Es importante aclarar que es necesario configurar esta nueva unidad con los proveedores EDI o BAVEL para que todo funcione.

¿Desde dónde se configura esta unidad?

Esta unidad se configura desde el panel de Gstock, productos > listado de formatos > CONFIGURACIÓN DE ENVÍO Y RECEPCIÓN

Una vez aquí, hay que tener claro en qué unidad espera el proveedor el pedido de este formato, y en el desplegable de la unidad en la que vamos a pedir, seleccionamos la equivalencia y la unidad:

Para que el usuario se haga una idea detallada sobre las opciones que pudiera haber, vamos a imaginar dos distintos escenarios que un proveedor podría solicitar: Vamos a configurar el mismo formato de pedido con dos opciones distintas:

Imaginemos que el proveedor quiere recibir el pedido de nuestra “unidad de pedido” de Gstock (BOLSA 5 KG) como “UNIDADES” (tabla Bavel)

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Ahora imaginemos que el proveedor quiere recibir el pedido de nuestra “unidad de almacén” de Gstock (KG) como “KGS” (tabla Bavel)

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