Integración con Docunecta (escaneo OCR de albaranes)

Docunecta es una empresa especializada en la digitalización documental, funciona mediante el uso de un escáner y su software “DocuXtract” que escanea y archiva documentos discriminándolos mediante inteligencia artificial.

¿Qué sinergias hay entre Gstock y Docunecta?

Gstock y Docunecta se complementan perfectamente porque:

1. Gstock no tiene gestión documental de albaranes, Docunecta archiva en la nube todos los documentos escaneados, en este caso albaranes.

2. En Gstock es necesario teclear los albaranes, ya sean albaranes directos (sin pedido) o albaranes originados desde un pedido.

3. Docunecta ha desarrollado, mediante la tecnología OCR apoyada en inteligencia artificial y Machine Learning, la lectura OCR de albaranes y su conversión en un fichero electrónico (Json) que envía a Gstock, ahorrando el trabajo de tecleo de albaranes.

Ejemplo de la integración:

1. Un pedido llega al restaurante, el albarán viene en papel.

2. El usuario de Gstock pasa el albarán por el escáner.

3. El fichero escaneado es subido, automáticamente, a la aplicación DocuXtract

4. DocuXtract convierte la imagen en un fichero válido para ser importado a Gstock y lo envía a Gstock mediante API, 100% automatizado

5. El usuario de Gstock puede visualizar el nuevo albarán electrónico en la bandeja de entrada de albaranes, su situación es la de albarán sin validar.

6. El usuario puede, también y opcionalmente, ir al listado de pedidos y verá un símbolo “e”, y al ir a recepcionar el pedido, los campos de cantidades y precios del albarán estarán automáticamente rellenos, simplemente hay que validar el albarán. Importante: el albarán electrónico se asociará al pedido de Gstock sólo si el proveedor incluye el número de pedido Gstock en el albarán

¿Cómo se ejecuta la integración?

Lo primero necesario es que el cliente final sea cliente de ambas compañías.

Para acceder al escaner OCR es necesario contratar con Docunecta:

Carlos Aparisi, Docunecta: carlosaparisi@docunecta.com

Una vez contratadas los servicios de ambas empresas, desde Gstock qué hay que hacer?

1. Asegurarse de que en Gstock están rellenos todos los campos de configuración necesarios para que funcione la integración.

2. Configuración obligatoria que debe acometer el usuario de Gstock:

   1. CIF del proveedor. Desde panel admin de Gstock > proveedores > editar proveedor > ficha > campo NIF. Hay que verificar con Docunecta el formato de este código, ha de ser igual, a ser posible sin espacios ni símbolos. Verificar estos códigos con proveedor y con Docunecta.

   2. Referencia centro del proveedor, este es un campo del proveedor, el proveedor ha de facilitar el código que tiene para cada centro. Desde panel admin de Gstock > proveedores > editar proveedor > centros de coste asignados > centro de coste con el proveedor > campo código de cliente. Verificar estos códigos con proveedor y con Docunecta.

   3. Productos de proveedores con los que vamos a escanear albaranes, referencia del proveedor de cada producto, Desde panel admin de Gstock > productos filtrados por proveedor > editar producto > formato/proveedor > editar ref formato para el proveedor y asegurarse de que está correcta. Verificar estos códigos con proveedor y con Docunecta.