Protocolo para el intercambio de ficheros electrónicos

Gstock tiene sus propias formas de enviar pedidos y recibir albaranes con los proveedores. Estas opciones son la combinación de tipos de ficheros y formas de envío (transporte). Así tenemos ficheros de tipo csv, XML y Json, y todos estos tipos de ficheros pueden ser enviados a través de distintas tecnologías: mail, SFTP o API.

Envío de pedidos de compra.

Respecto a el envío de pedidos a proveedores desde Gstock, existen tres opciones:

1. Proveedores que aceptan el tipo de fichero estándar y envío por defecto: csv + pdf enviados por correo electrónico, FTP o SFTP.

2. Proveedores que reciben el tipo de fichero personalizado por el usuario de Gstock y envío por defecto: csv + pdf enviados por correo electrónico, FTP, SFTP o API.

3. Configuración tipo “predefinido” , consiste en utilizar un fichero creado por Gstock a medida del proveedor, esta opción suele conllevar tanto el tipo de fichero como el modo de envío, por ejemplo, si vamos a preconfigurar el envío de pedidos a través de Voxel/Bavel, en el tipo predefinido de envíos nos vamos a encontrar una ventana en la que podremos elegir entre dos tipos de configuración para el envío de pedidos:

   • la explicación sobre las dos opciones de envío a través de VOXEL/BAVEL son:

     • VOXE/BAVEL (SFTP-XML): se va a enviar un fichero tipo XML a través del transporte tipo SFTP

     • VOXE/BAVEL (API-JSON): se va a enviar un fichero tipo JSON a través del transporte tipo API (novedad)

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Adicionalmente a esta introducción, el objetivo de este post es dar a conocer los nuevos protocolos para el envío de pedidos y recepción de albaranes según protocolos muy extendidos: el protocolo EDI y el protocolo Voxel/Bavel.

Ambos protocolos significan que Gstock a adoptado sus tipos de fichero de pedidos y de albaranes, así como también el modo de envío, lo que permite, con uno solo de estos protocolos, la capacidad de trabajar con muchos proveedores en lugar de tener que negociar la integración con cada uno de ellos.

Gstock quiere aclarar que para usar cada uno de estos protocolos hay que contratar los servicios de:

• Bavel / Voxel

• Un distribuidor autorizado de EDI

En ambos casos, los servicios suponen un coste adicional que se gestiona directamente entre el usuario de Gstock y ellos, Gstock no interviene en la relación, pero sí ha desarrollado lo necesario para que funcione.

Cómo configurar Gstock para el envío de pedidos paso a paso:

Dicho todo lo anterior, si el usuario quiere comenzar a usar Voxel/Bavel para el envío de pedidos y recepción de albaranes electrónicos, estos son los pasos a seguir:

1. Contratar los servicios de Voxel/Bavel, para ello es imprescindible que un administrador de panel de GSTOCK entre en el configurador del panel y acceda a Configuración > Globales y active la opción deseada y guardamos cambios: (seguimos el ejemplo de configurar Voxel/Bavel)

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2. Volvemos al panel de Gstock y entramos en cada uno de los proveedores que vayan a utilizar este protocolo, para ello editamos el primer proveedor y:

   1. Vamos a la pestaña “Configurar exportación de Pedidos”

   2. Elegimos método “Standard”, “Personalizado” o “Predefinido” (explicado más arriba)

   3. Si vamos a elegir un predefinido, por ejemplo VOXEL/BAVEL, tendremos que elegir entre el envío de XML por SFTP o JSON por API (opción más fiable)

3. El PROVEEDOR nos facilitará su código para cada centro de coste, hay que ir al panel Admin y editar el proveedor > centros de coste asignados y registrar estos códigos.

4. Configurar las unidades de intercambio de ficheros de VOXEL BAVEL para cada formato y proveedor.

Cada uno de los protocolos aquí mencionados utilizan unas tablas de unidades de medida propias, por ejemplo:

BAVEL/VOXEL: todos los productos de su catálogo han de entregarse con una de estas unidades:

Gstock ha creado una nueva unidad de medida además de las que ya tiene.

Actualmente Gstock tiene:

1. Unidad de RECETA

2. Unidad de ALMACÉN

3. Unidad de PEDIDO

4. Unidad de VISUALIZACIÓN

A partir de ahora hay una quinta y nueva unidad:

• Unidad “FORMATO PROVEEDOR”

Vamos a poner un ejemplo con el producto “Aceite de Oliva suave”:

1. Unidad de RECETA: “Mililitro”

2. Unidad de ALMACÉN: “Garrafa de 5 Litros”

3. Unidad de PEDIDO: “Caja X 3 Garrafa X 5 Lts”

4. Unidad de VISUALIZACIÓN: “Litro”

5. Unidad FORMATO PROVEEDOR”: “Cajas”

Las primeras 4 unidades son las habituales en Gstock y no vamos a explicarlas ahora, pero vamos con la nueva, la quinta, “FORMATO PROVEEDOR”.

Esta unidad es la unidad en la que el proveedor espera el pedido:

• En vez de : 3 unidades de Caja X 3 Garrafa X 5 Lts

• El proveedor espera: 3 Cajas

Por lo que Gstock, cada vez que va a enviar un pedido hace la conversión de manera automática para que ellos reciban el pedido con la tabla propia (Bavel).

Gstock ya ha configurado las tablas Bavel y también EDI , pero cada cliente de Gstock tiene que configurar la equivalencia entre la unidad de Gstock (almacén o pedido) que utilice para pedir, y la unidad del FORMATO PROVEEDOR que el proveedor desea recibir el pedido.

Es importante aclarar que es necesario configurar esta nueva unidad con los proveedores EDI o BAVEL para que todo funcione.

¿Desde dónde se configura esta unidad?

Esta unidad se configura desde el panel de Gstock, productos > listado de formatos > CONFIGURACIÓN DE ENVÍO Y RECEPCIÓN

Una vez aquí, hay que tener claro en qué unidad espera el proveedor este artículo, y en el desplegable de la unidad en la que vamos a pedir, seleccionamos la equivalencia y la unidad:

Vamos a configurar el mismo formato de pedido con dos opciones distintas:

Imaginemos que el proveedor quiere recibirlo en “Cajas” (tabla Bavel)

Imaginemos que el proveedor desea recibirlo en “Lts” (tabla Bavel)