Proveedor - Configurar exportación de pedido

Envío de Pedidos a Proveedores desde Gstock

Cuando se envía un pedido a un proveedor, el sistema incluye, por defecto, dos ficheros adjuntos con la información del pedido: un archivo “.pdf” y un “.csv”. Este último tiene una estructura estándar que el proveedor puede utilizar para subir el pedido a su propio sistema. Sin embargo, Gstock permite personalizar este fichero con los campos y el formato específico que el proveedor pueda requerir.

Con proveedores como la plataforma logística CONWAY, Gstock está integrado, lo que significa que los pedidos realizados desde la aplicación llegan directamente al sistema del proveedor de manera automatizada, sin necesidad de enviar correos electrónicos.

Configuración de la Forma de Envío de Pedidos

Es importante señalar que para que los pedidos enviados a través de correo electrónico lleguen correctamente a los proveedores, el cliente (centro o restaurante) debe realizar un ajuste que requiere conocimientos avanzados de nivel usuario. El responsable de la gestión de dominios y correos electrónicos debe autorizar a Gstock para enviar correos electrónicos en nombre del cliente.

En este artículo, veremos cómo configurar el envío de pedidos a los proveedores, ya sea de forma estándar, personalizada o predefinida.

Requisitos Previos

Para actualizar los datos de un proveedor, es necesario contar con el permiso adecuado para utilizar esta funcionalidad, el cual se asigna desde el módulo de administración, en la sección de Usuarios. Solo se puede acceder a este módulo si se tiene el rol “ROLE_ADMIN”. Si no cuentas con este rol, contacta al administrador de Gstock de tu empresa.

Pasos para Configurar la Exportación de Pedidos

1. Acceso al Módulo de Proveedores:

Desde la central, ingresa al Módulo de proveedores. Verás una lista de los proveedores registrados.

2. Edición de Proveedor:

Haz clic en “Editar” o doble clic sobre el proveedor al que deseas actualizar.

3. Configuración de la Exportación de Pedidos:

En el menú del proveedor, selecciona “Configurar exportación pedido”. Por defecto, la configuración estándar es el envío de un archivo “.csv” con los siguientes campos y en el siguiente orden:

• REFERENCIA del producto (la que utiliza el proveedor)

• DESCRIPCIÓN del producto

• CANTIDAD

• FORMATO

• OBSERVACIONES por producto

4. Personalización del Archivo CSV:

Si lo deseas, puedes personalizar el archivo “.csv”, modificando los campos y el orden de aparición. Para hacerlo, selecciona la opción “Personalizado”. En esta vista, arrastra los campos desde la columna “Columnas configurables” hasta la columna “Configuración”. Podrás modificar el nombre del campo, su orden e indicar si es obligatorio.

5. Configuración Predefinida:

Si el proveedor está integrado con Gstock, selecciona la opción “Predefinido” en “TIPO DE EXPORTACIÓN”, y consulta con tu distribuidor de Gstock si existe integración con tus proveedores. Es necesario habilitar esta función para que esté disponible.

Para que esta integración funcione correctamente, asegúrate de completar los siguientes campos:

• Código de Cliente: Este campo se encuentra en la pestaña “centros de coste” y corresponde al código que asigna el proveedor. Este código debe ser específico para cada local.

• Catálogo del Proveedor: Al registrar un nuevo proveedor, completa los campos de “referencia formato proveedor”, “nombre del formato” y “EAN del formato” con precisión.

6. Guardar la Configuración:

Una vez hayas definido la configuración, haz clic en “Guardar Configuración”.