Cómo usar el Exportador e Importador de Artículos de Venta (AV)

Índice:

Introducción: ¿Para qué sirve el Exportador e Importador de AV?
Acceso a la funcionalidad de Exportación/Importación de AV
Exportar Artículos de Venta (AV)
- 3.1. Proceso de Exportación
- 3.2. Estructura del archivo de exportación
  - 3.2.1. Pestaña "Artículo de Venta"
  - 3.2.2. Pestaña "Cecove"
  - 3.2.3. Pestaña "Componentes"
  - 3.2.4. Pestaña "Elaboraciones"
  - 3.2.5. Pestaña "Información Nutricional"
Importar Artículos de Venta (AV)
- 4.1. Preparación del archivo para la Importación
  - 4.1.1. Campos Informativos (*): Importante
- 4.2. Proceso de Importación
- 4.3. Posibles Errores y Mensajes de Advertencia
Consideraciones Importantes

1. Introducción: ¿Para qué sirve el Exportador e Importador de AV?

En Gstock, la funcionalidad de exportación e importación de Artículos de Venta (AV) te permite gestionar de forma masiva la información de tus productos. Con esta herramienta, podrás:

Exportar un listado completo de tus AV, junto con sus datos asociados como centros de coste, componentes, elaboraciones e información nutricional. Esto es ideal para realizar auditorías, generar informes o tener un respaldo de tus datos.
Importar nuevos AV o actualizar la información de los existentes de manera eficiente. Esto agiliza el proceso de creación y modificación, especialmente cuando manejas un gran volumen de artículos.

Esta herramienta está diseñada para ahorrarte tiempo y asegurar la consistencia de los datos de tus Artículos de Venta en Gstock.

2. Acceso a la funcionalidad de Exportación/Importación de AV

La funcionalidad de exportación e importación de Artículos de Venta se encuentra en diferentes ubicaciones dependiendo de la acción que desees realizar:

Para Importar y Exportar (desde Panel Admin):
1. Accede a "Panel Admin".
2. Dirígete a "Ventas".
3. Selecciona "Gestión de Ventas".
4. Haz clic en "Artículos de Venta".
5. Accede a "Listado de Artículos de Venta".
6. Aquí encontrarás los dos botones: "Importador" y "Exportador"
Para Exportar (desde una Cecove específica):
1. Accede a tu Centro de Coste (Cecove) en la aplicación de Gstock.
2. En el menú, dirígete a "Ventas".
3. Selecciona "Gestión de Ventas".
4. Haz clic en "Artículos de Venta".
5. Accede a "Listado de Artículos de Venta".
6. En esta vista, encontrarás únicamente el botón "Exportador"

3. Exportar Artículos de Venta (AV)

La función de exportar te permite descargar un archivo Excel con la información detallada de tus Artículos de Venta. Este archivo está estructurado en varias pestañas, cada una con datos específicos.

3.1. Proceso de Exportación

Accede al botón "Exportador" siguiendo alguna de las rutas descritas en la sección 2 (ya sea desde el Panel Admin o desde una Cecove específica).
Haz clic en el botón "Exportador".
El sistema generará y descargará automáticamente un archivo Excel con toda la información de los Artículos de Venta disponibles.

3.2. Estructura del archivo de exportación

El archivo Excel exportado contendrá las siguientes pestañas, cada una con columnas específicas:

3.2.1. Pestaña "Artículo de Venta"

Esta pestaña contiene la información principal de cada Artículo de Venta.

Nombre Columna	Descripción
SKU	Código único de identificación del Artículo de Venta.
NOMBRE ARTICULO VENTA	Nombre o descripción completa del Artículo de Venta.
DESTINO*	Destino del Artículo de Venta (Informativo, no editable en importación).
HOMOLOGACION*	Estado de homologación del Artículo de Venta (Informativo, no editable en importación).
CATEGORIA	Categoría principal a la que pertenece el Artículo de Venta.
FAMILIA	Familia específica dentro de la categoría.
TIPO	Tipo de Artículo de Venta.
SUBTIPO	Subtipo específico del Artículo de Venta.
ESTADO CONSERVACION	Estado de conservación recomendado para el Artículo de Venta.
DIAS DE CADUCIDAD	Número de días de caducidad del Artículo de Venta.
PESO TRANSPORTE (KG)	Peso del Artículo de Venta para fines de transporte, en kilogramos.
VENTA AL PESO	Indica si el Artículo de Venta se vende por peso (SI/NO).
ETIQUETA OBSERVACIONES	Texto para etiquetas o observaciones adicionales del Artículo de Venta.
ALERGENOS*	Listado de alérgenos presentes en el Artículo de Venta (Informativo, no editable en importación).
ACTIVO	Si para activo, No para inactivo.

3.2.2. Pestaña "Cecove"

Esta pestaña relaciona los Artículos de Venta con los Centros de Coste (Cecoves) a los que están asignados, e incluye información de precios y costes por Cecove.

Nombre Columna	Descripción
SKU	Código único de identificación del Artículo de Venta.
CECOVES	Cecove al que está asignado el Artículo de Venta.
REFERENCIA AV	Referencia específica del Artículo de Venta dentro de esa Cecove.
IMPUESTO	Impuesto aplicado al Artículo de Venta en esa Cecove.
DESCUENTO ALBARAN	Porcentaje de descuento aplicado en el albarán para este AV en la Cecove.
EAN	Código EAN (European Article Number) del Artículo de Venta.
PRECIO DE COSTE*	Coste del Artículo de Venta para la Cecove (Informativo, no editable en importación).
MARGEN %	Margen de beneficio porcentual para el Artículo de Venta en la Cecove.
COSTE %	Porcentaje de coste sobre el precio de venta para el AV en la Cecove.
PRECIO VENTA	Precio de venta del Artículo de Venta en la Cecove.
PRECIO AUTOMATICO	Indica si el precio de venta se calcula automáticamente (SI/NO).

3.2.3. Pestaña "Componentes"

Esta pestaña detalla los componentes que forman parte de cada Artículo de Venta, especificando sus referencias y cantidades.

Nombre Columna	Descripción
SKU	Código único de identificación del Artículo de Venta al que pertenece el componente.
REFERENCIA PRODUCTO	Referencia interna del producto que actúa como componente.
REFERENCIA FORMATO	Referencia del formato del componente (si aplica).
REFERENCIA RECETA	Referencia de la receta del componente (si el componente es una receta).
REFERENCIA SUBRECETA	Referencia de la subreceta del componente (si el componente es una subreceta).
CANTIDAD	Cantidad del componente utilizada para la elaboración del Artículo de Venta.
UNIDAD SUBRECETA	Unidad de medida del componente si es una subreceta (ej. Kg, Litros, Unid.).
UNIDAD PEDIDO	Unidad de medida utilizada para el pedido del componente.
UNIDAD ALMACEN	Unidad de medida almacén del componente.
UNIDAD RECETA	Indica que la receta se considera una unidad completa
NOMBRE COMPONENTE*	Nombre del componente asociado (Informativo, no editable en importación).

3.2.4. Pestaña "Elaboraciones"

Esta pestaña detalla los pasos de elaboración asociados a cada Artículo de Venta.

Nombre Columna	Descripción
SKU	Código único de identificación del Artículo de Venta al que pertenece esta elaboración.
Descripción paso	Descripción detallada de un paso específico dentro de la elaboración.
Numero de paso	Número de orden del paso dentro de la secuencia de la elaboración.

3.2.5. Pestaña "Información Nutricional"

Esta pestaña contiene el perfil nutricional detallado de cada Artículo de Venta.

Nombre Columna	Descripción
SKU	Código único de identificación del Artículo de Venta al que corresponde la información nutricional.
Puede Contener trazas	Indica si el producto puede contener trazas de alérgenos (SI/NO).
Energía (kJ)	Cantidad de energía expresada en kilojulios.
Energía (kcal)	Cantidad de energía expresada en kilocalorías.
Grasa	Cantidad total de grasa.
Grasa Saturada	Cantidad de grasas saturadas.
Grasa Trans	Cantidad de grasas trans.
Colesterol	Cantidad de colesterol.
Sal	Cantidad de sal.
Carbohidratos	Cantidad total de carbohidratos.
Fibra Dietética	Cantidad de fibra dietética.
Azúcares de los Carbohidratos	Cantidad de azúcares derivados de los carbohidratos.
Azúcar Añadido	Cantidad de azúcar añadido.
Proteína	Cantidad de proteína.
Calorías de la Grasa	Cantidad de calorías provenientes de la grasa.
Vitamina D	Cantidad de Vitamina D.
Vitamina D %	Porcentaje del Valor Diario Recomendado (VDR) de Vitamina D.
Calcio	Cantidad de Calcio.
Calcio %	Porcentaje del Valor Diario Recomendado (VDR) de Calcio.
Hierro	Cantidad de Hierro.
Hierro %	Porcentaje del Valor Diario Recomendado (VDR) de Hierro.
Potasio	Cantidad de Potasio.
Potasio %	Porcentaje del Valor Diario Recomendado (VDR) de Potasio.
Vitamina A %	Porcentaje del Valor Diario Recomendado (VDR) de Vitamina A.
Vitamina C %	Porcentaje del Valor Diario Recomendado (VDR) de Vitamina C.

4. Importar Artículos de Venta (AV)

La funcionalidad de importación te permite cargar masivamente nuevos Artículos de Venta o actualizar la información de los ya existentes en Gstock utilizando un archivo Excel.

4.1. Preparación del archivo para la Importación

Para asegurar una importación exitosa, es fundamental que el archivo Excel cumpla con el formato exacto del archivo exportado. Puedes utilizar un archivo exportado previamente como plantilla. Asegúrate de:

Mantener la estructura de pestañas: Cada pestaña debe tener el nombre y el orden correcto (Artículo de Venta, Cecove, Componentes, Elaboraciones, Información Nutricional).
Mantener los nombres de las columnas: Los encabezados de las columnas deben ser exactamente los mismos que los del archivo exportado.
Asegurar la consistencia de datos:
- Para crear nuevos AV, el campo SKU no debe ir vacío en la pestaña "Artículo de Venta" y en las pestañas relacionadas.
- Para actualizar AV existentes, el SKU debe coincidir exactamente con un AV ya existente en el sistema.
- Los códigos de Cecoves, referencias de productos/recetas/subrecetas/formatos, tipos de AV, tipos de elaboración, estados, tipos de IVA, grupos/familias/subfamilias, y tipos de stock deben existir previamente en Gstock o ser valores válidos según la configuración.

4.1.1. Campos Informativos (*): Importante

Recuerda que en las tablas de la sección 3.2 (Estructura del archivo de exportación), algunos campos están marcados con un asterisco (*) al final de su nombre (ej. PRECIO DE COSTE*). Estos son campos informativos que el sistema exporta, pero NO son editables ni tenidos en cuenta durante la importación. Si modificas estos campos en el archivo que intentas importar, los cambios serán ignorados.

4.2. Proceso de Importación

Accede al botón "Importador" siguiendo la ruta desde el Panel Admin:
- Panel Admin → Ventas → Gestión de Ventas → Artículos de Venta → Listado de Artículos de Venta.
Haz clic en el botón "Importador".
Se abrirá una ventana para que selecciones el archivo Excel que has preparado.
Selecciona tu archivo y haz clic en "Cargar" o "Importar".
El sistema procesará el archivo. Dependiendo del volumen de datos, esto puede tardar unos momentos.

4.3. Posibles Errores y Mensajes de Advertencia

Durante el proceso de importación, el sistema validará la información del archivo. En caso de encontrar errores o inconsistencias, te mostrará mensajes para que puedas corregirlos. Es común encontrar errores como:

SKU duplicado (si intentas crear un nuevo AV con un SKU ya existente).
Campos obligatorios vacíos.
Valores no válidos en campos con listas predefinidas (ej. un "Tipo de AV" que no existe en Gstock).
Referencias inexistentes (ej. una "Referencia Producto" en la pestaña de Componentes que no está dada de alta en el sistema).
Formato de datos incorrecto (ej. texto en un campo numérico).

Siempre revisa los mensajes de error para entender qué necesitas corregir en tu archivo antes de intentar una nueva importación.

5. Recomendaciones Importantes

Para garantizar una gestión eficiente y sin problemas al utilizar el exportador e importador de Artículos de Venta, ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

Utiliza siempre el archivo exportado como plantilla: Es la forma más segura de asegurar que el formato de columnas y pestañas es el correcto para la importación. Evita crear archivos desde cero, ya que cualquier mínima diferencia puede causar errores.
Haz copias de seguridad: Antes de realizar importaciones masivas, especialmente si vas a actualizar datos existentes, te recomendamos exportar la información actual como copia de seguridad. Así, en caso de algún error inesperado, podrás restaurar los datos fácilmente.
Revisa los datos cuidadosamente: Antes de importar, dedica tiempo a revisar que todos los datos en tu archivo Excel sean correctos y coherentes. Presta especial atención a los códigos (SKU, Cecoves, referencias) y a los valores numéricos.
Comienza con importaciones pequeñas (si es posible): Si es tu primera vez o estás manejando una cantidad muy grande de datos, considera probar con un subconjunto más pequeño de AV para asegurar que el proceso funciona como esperas antes de importar todo el volumen.
Mantén la homogeneidad de los datos: Asegúrate de que los datos que introduces, como los tipos de AV, elaboraciones, familias, etc., coincidan con los valores ya existentes y aceptados en Gstock para evitar errores de validación.