Gestión de Grupos de Centros de Coste en Gstock: Funcionalidades y Consideraciones Importantes
Gestión de Grupos de Centros de Coste
Introducción
La funcionalidad de Grupos de Centros de Coste permite agrupar tus restaurantes o CeCos según un criterio común, como la enseña o la zona geográfica. Esta agrupación es clave para la gestión centralizada, ya que facilita asignar proveedores, formatos de productos y recetas a todo un grupo, sin hacerlo individualmente para cada centro. Este es un ejemplo, pero las demás funcionalidades también se adaptan al funcionamiento centralizado de Grupos
¿Cómo funciona?
La gestión de grupos tiene diferentes niveles, algunos de los cuales se activan a nivel de Gestión, con acceso exclusivo para los trabajadores de Gstock o distribuidores Gstock. Este cambio se debe solicitar a través del departamento de Soporte.
1. Grupos: Solo Agrupación y Copia de Datos
Aviso importante: Si comienzas a trabajar con Gstock sin la funcionalidad de grupos activada, cualquier cambio posterior para activarla puede afectar negativamente a la base de datos, por lo que debes planificar esta decisión con cuidado.
Si la opción de "trabajar por grupos" no está marcada en Gestión, los grupos funcionan principalmente para la copia de datos. Cuando un usuario con rol de administrador asigna un nuevo CeCo a un grupo, Gstock le copia automáticamente todos los proveedores, productos, formatos y recetas asignados a ese grupo solo en el momento del alta de un nuevo CeCo. Sin embargo, todas las funcionalidades del día a día (como la asignación de proveedores o la gestión de tarifas por ejemplo) siguen funcionando de manera independiente para cada CeCo.
2. Grupos: Gestión por Funcionalidades
Cuando la opción de "trabajar por grupos" está marcada en Gestión, todas las funcionalidades de Gstock se orientan hacia los grupos. Esto significa que las importaciones, la gestión de proveedores, los formatos y las tarifas se gestionan a nivel de grupo, simplificando la operativa para grandes cadenas. Si deseas activar esta funcionalidad, debes contactar a Soporte para más información.
3. Grupos: Inventarios Centralizados
Esta es una funcionalidad adicional que se activa en Gestión. Si está marcada, todos los CeCos de un mismo grupo deben tener la misma estructura de ubicaciones para sus inventarios. Si no lo está, cada CeCo puede tener su propia estructura de ubicaciones, según sus necesidades. Si deseas activar esta funcionalidad, debes contactar a Soporte para más información.
Creación y Asignación de Grupos por el Usuario
Una vez que la funcionalidad de grupos está activa, el usuario con rol de administrador puede crear y gestionar los grupos.
Ve a Panel Admin -> Configuración -> Centros de coste -> Grupos de centro de coste.
Desde aquí, puedes crear, editar o eliminar los grupos de CeCos que no estén asignados a un CeCo.
La asignación de un CeCo a un grupo se realiza desde la ficha del CeCo.
Este cambio es irreversible y es un proceso de única vez. Una vez que un grupo está asignado a un CeCo, no se puede eliminar.
Eliminar un Grupo: Un grupo de centros solo puede eliminarse si no tiene ningún CeCo asignado.
¡Atención!
Cambiar un CeCo de Grupo
No es posible cambiar un CeCo de grupo una vez que ha sido asignado. Si necesitas realizar este cambio, el proceso es muy delicado y solo lo puede hacer el equipo de Gstock (Si lo necesitas, puedes solicitar mas información a través del departamento de Soporte). El procedimiento implica desactivar el CeCo actual y crear uno nuevo. Esto conlleva la pérdida de todo el histórico de datos del CeCo original.
Preguntas frecuentes
¿Por qué esta funcionalidad no tiene vuelta atrás? Los grupos están diseñados para una operativa a largo plazo en grandes cadenas. Una vez que se asigna un CeCo a un grupo, la base de datos se modifica para facilitar la gestión centralizada. Cambiarlo de grupo rompería la trazabilidad y la integridad de los datos.