Automatizaciones (Configuración)

🤖 Nueva Funcionalidad: Automatizaciones de Gstock

Introducción General

Las automatizaciones permiten que Gstock trabaje por ti, ejecutando tareas recurrentes (como la generación de pedidos) basándose en reglas predefinidas. Esto elimina errores humanos y garantiza que los suministros lleguen a tiempo sin intervención manual constante.

Activación y Gestión del Contrato

Para empezar a utilizar este módulo, primero debes formalizar su activación:

Contratación Inicial: Debes activar la contratación desde el Panel de Administración para habilitar el motor de reglas.
Gestión Flexible: En cualquier momento puedes acceder a 'Gestionar contrato' para realizar las siguientes acciones:
- Ampliar contrato: Añadir nuevas sociedades o centros de coste existentes al servicio.
- Detener servicio completo: Pausa la facturación y la ejecución de todas las automatizaciones en todas las sociedades y centros (acción reversible).
- Detener servicio en centros específicos: Permite un control granular para detener el servicio solo en los centros que selecciones, manteniendo el resto activos con facturación proporcional.

Condiciones de Contratación y Uso

Para comenzar a optimizar tus procesos, es importante tener en cuenta las condiciones del módulo:

Ejecuciones Incluidas: La contratación del servicio incluye 5 ejecuciones mensuales por cada centro de coste.
Coste Adicional: A partir de la 6ª ejecución, se aplicará un coste adicional de 0,10 € por ejecución.
Control de Consumo: Puedes consultar tu Informe de Uso de automatizaciones en cualquier momento para ver el coste acumulado y el previsto a fin de mes.
Flexibilidad: Puedes activar o detener este módulo cuando lo desees desde la opción 'Gestionar contrato'.

Nuevas Plantillas: Configuración en 3 Pasos

Hemos simplificado el proceso. Con las nuevas plantillas de Inventarios e Informes, puedes dejar configurada una regla en apenas segundos siguiendo estos 3 niveles:

Selección de Plantilla: Eliges el modelo (ej: Inventario final de mes).
Asignación de Centros: Eliges dónde quieres que se aplique.
Activación: Revisas el resumen y activas.

Plantillas de Inventarios

Ideales para automatizar la creación y gestión de tus conteos periódicos sin intervención manual.

Inventario general inicio de cada mes: Crea automáticamente un inventario el último día del mes a las 00:00 para el día 1 del mes siguiente (turno mañana).
Inventario general final de cada mes: Genera el inventario el día 28 de cada mes a las 00:00 para el último día del mes actual (turno final del día).

Plantillas de Informes

Garantizan que tu análisis de rentabilidad esté listo siempre a tiempo.

Coste Real Mensual: Genera el Coste Real cada día 2 de mes con los datos del mes anterior.
Coste Teórico Mensual: Automatiza el cálculo del teórico cada día 2 de mes.
Variación de Stock Mensual: Crea el informe de variación cada día 2 de mes.

Plantilla 1: Automatización de Pedidos por proveedor (Cantidad Manual Fija)

Esta automatización está diseñada para aquellos productos que pides siempre en la misma cantidad (por ejemplo: "todos los lunes pide 5 cajas de leche" o "pide 2 sacos de café cada vez que se ejecute la regla"), independientemente del stock que tengas.

Configuración Paso a Paso

Para crear esta automatización, ve a Panel Admin → Automatizaciones → Nueva Automatización y selecciona la plantilla correspondiente.

1. Descripción (Paso 1)

Nombre: Asigna un nombre claro y profesional (ej. Pedido Fijo semanal Fruta).
Descripción: Añade una breve nota sobre el propósito de esta automatización para que otros administradores lo entiendan.

2. Centros (Paso 2)

Selección de Centros: Elige los centros de coste específicos donde se ejecutará esta generación de pedidos. Puedes buscarlos uno a uno o seleccionarlos de la lista.

3. Disparador (Trigger - Paso 3)

Define el momento exacto en el que Gstock debe actuar:

Período de validez: Indica la Fecha de inicio y si la regla es indefinida (No caduca) o tiene una Fecha específica de fin.
Frecuencia de repetición: Configura si se repite cada ciertos días, semanas o meses.
Configuración de días y hora: Establece la hora de ejecución y la zona horaria (ej. 09:00 AM Europe/Madrid).

4. Configurar acción (Paso 6)

En este punto defines el contenido del pedido:

Proveedor: Selecciona el proveedor destinatario.
Buscador de formatos: Busca los productos que quieres incluir.
Cantidad y Formato: Para cada producto añadido, indica la Cantidad manual exacta y el Formato (ej. 1 unidad de Albahaca en Manojo 100 GR).

5. Resumen y Activación (Paso 7)

Revisión: El sistema genera un resumen completo de la descripción, centros afectados, el disparador (ej. "cada semana el Jueves a las 09:00 AM") y la acción de compra.
Estado del pedido: Confirma si el pedido se quedará en borrador (Proponer o Autorizar) o se marcará para Enviar directamente.
Activar: Una vez validado que la automatización es correcta, pulsa "Activar Automatización".

Tip: Esta automatización es perfecta para consumibles con una rotación muy estable o productos de mantenimiento donde no necesitas consultar el inventario para saber cuánto pedir.

Plantilla 2: Automatización de Pedidos por mínimo e idóneo

Esta automatización permite que el sistema calcule por ti cuánto pedir basándose en la diferencia entre lo que tienes actualmente en stock y el nivel idóneo (máximo) que deseas tener, siempre que el stock actual haya caído por debajo del nivel mínimo.

Configuración Paso a Paso

Para crear esta automatización, ve a Configuración → Automatizaciones. Haz clic en "Plantillas" y selecciona "Pedidos por proveedor por mínimo e idóneo".

1. Descripción (Paso 1)

Nombre y Descripción: Identifica la regla con un nombre descriptivo (ej. Reposición Bebidas Semanal).

2. Centros (Paso 2)

Selección de Centros: Marca los centros de coste donde quieres que se aplique esta lógica de reposición automática.

3. Disparador (Trigger - Paso 3)

Establece el calendario de ejecución para que el sistema revise tus niveles de stock:

Frecuencia de repetición: Puedes configurarlo para que se ejecute cada ciertos días o en días específicos de la semana.
Hora y Zona Horaria: Determina la hora exacta en la que Gstock realizará el cálculo.
Período de validez: Define si la automatización empieza hoy y si tiene una fecha de caducidad específica.

4. Configurar acción (Paso 6)

Aquí es donde conectas la automatización con tus proveedores:

Proveedor: Selecciona al proveedor destinatario de los pedidos.
Lógica de pedido: El sistema analizará los productos asignados a este proveedor y calculará las unidades necesarias para alcanzar el stock idóneo basándose en el inventario actual registrado en Gstock.

5. Resumen y Activación (Paso 7)

Revisión: Verás un resumen detallado con el nombre de la regla, el disparador (ej. "cada semana los Lunes y Jueves a las 10:00 AM") y el proveedor seleccionado.
Validación: El sistema te confirmará si la configuración es válida.
Activar: Pulsa "Activar Automatización" para finalizar.

Tip: Para que esta automatización sea 100% efectiva, es fundamental que tus niveles mínimos e idóneos estén actualizados en el producto de cada centro y que tus inventarios se mantengan al día. De lo contrario, el sistema podría pedir cantidades erróneas basándose en datos de stock desfasados.

Plantilla 3: Automatización de Pedidos por proveedor por IA

Esta automatización utiliza la inteligencia artificial para predecir y calcular las cantidades óptimas de pedido, basándose en tus históricos y tendencias.

Requisito Indispensable

Para poder utilizar esta plantilla, es obligatorio tener contratado el módulo de "Predicción de Ventas" en, al menos, uno de los Centros de Coste (CeCo) seleccionados para la automatización.

Configuración Paso a Paso

Para crear esta automatización, ve a Configuración → Automatizaciones. Haz clic en el botón "Crear Automatización" y, en la pestaña "Plantillas", selecciona "Pedidos por proveedor por IA".

1. Descripción (Paso 1)

Nombre: Indica un nombre que identifique el uso de IA (ej. Reposición Inteligente Fruta).
Descripción: Explica brevemente el propósito (ej. Uso de predicción para optimizar compras).

2. Centros (Paso 2)

Selección de Centros: Elige el centro o centros de coste donde se aplicará la automatización. Recuerda que deben tener activa la predicción de ventas.

3. Disparador (Trigger - Paso 3)

Período de validez: Define la fecha de inicio y si la regla caduca o es indefinida ("No caduca").
Frecuencia de repetición: Configura cada cuántos días se debe ejecutar el cálculo.
Hora y Zona Horaria: Establece el momento exacto de la ejecución (ej. 09:00 AM Europe/Madrid).

4. Configurar acción (Paso 6)

En este nivel, la IA toma el control de los cálculos:

Proveedor: Selecciona al proveedor destinatario.
Alcance del pedido: Puedes elegir entre "Todo el catálogo" vinculado a ese proveedor o realizar una "Selección personalizada" de productos.
Acción de la automatización: Define el nivel de autonomía del sistema:
- Proponer: Genera el pedido en estado "PROPUESTO" para revisión.
- Autorizar: El pedido queda en estado "AUTORIZADO", listo para enviar.
- Enviar: El sistema envía el pedido directamente al proveedor en estado "ENVIADO" sin intervención manual.

5. Resumen y Activación (Paso 7)

Revisión: Verás el resumen con los centros afectados (ej. PANAMA), el resumen de ejecución (ej. cada semana el Jueves a las 10:00 AM) y la acción seleccionada (ej. Proponer).
Activar: Si todo es correcto y la automatización se marca como válida, pulsa "Activar Automatización".

Tip: La IA aprende de tus datos. Cuanto más preciso sea tu histórico de ventas y mejor utilices el módulo de predicción, más exactos serán los pedidos automáticos que genere Gstock.

Automatización por Evento: Reacción en Tiempo Real

¿Qué es una Automatización por Evento?

Es una regla que se dispara cuando ocurre una acción específica dentro de la aplicación. A diferencia de las programadas, no dependen de un calendario, sino del comportamiento de los usuarios o del sistema (ej: enviar un email automático en cuanto alguien genere un pedido de compra que supere cierto importe).

Configuración Paso a Paso

Para comenzar, ve a Configuración → Automatizaciones y haz clic en el botón "Crear Automatización".

1. Descripción (Paso 1)

Nombre y Descripción: Identifica la regla (ej: Evento Carol) y detalla su propósito para que otros administradores lo comprendan.

2. Centros (Paso 2)

Selección de Centros: Indica en qué centros de coste (ej: PANAMA) o grupos de centros debe "escuchar" esta regla para activarse.

3. Disparador (Paso 3: El Evento)

Aquí seleccionas el "activador" entre las múltiples categorías disponibles en Gstock:

Pedidos de Compra: Por ejemplo, cuando un pedido está "pendiente de envío".
Albaranes de Compra / Venta: Al ser creados, aceptados, actualizados o eliminados.
Inventarios: Al crear, confirmar o desconfirmar un conteo.
Informes y Cierres: Disparar acciones al generarse un Coste Real, Variación de Stock o al crear un Cierre de Período.
Productos y Mermas: Reaccionar ante la creación de formatos o registros de mermas de producto.

4. Condiciones (Paso 4: El Filtro)

Este paso es vital para que la automatización no se dispare siempre, sino solo cuando se cumplan ciertos parámetros:

Campo: Selecciona variables como el Estado, el ID del Centro, el ID del Usuario o los Correos Electrónicos involucrados.
Operador: Define la lógica: "Igual a", "Mayor que", "Menor o igual que", etc.
Valor: El dato específico que debe cumplirse (ej: Estado Igual a 1).

5. Elegir Acción (Paso 5)

Define qué debe hacer Gstock cuando se cumpla el evento y sus condiciones:

Enviar Correo Electrónico: Para notificaciones directas.
Enviar a Webhook: Para integrar Gstock con herramientas externas de terceros.

6. Configurar Acción y Variables (Paso 6)

Si eliges enviar un email, puedes usar Variables Dinámicas para que el mensaje sea automático y detallado:

Automatización: {{ automation.name }} (Nombre) o {{ automation.description }} (Descripción).
Evento: {{ uuId }} (Identificador único), {{ state }} (Estado), {{ centerId }} (Centro) o {{ userId }} (Usuario).

7. Resumen y Activación (Paso 7)

Revisión: El sistema confirmará que "La automatización es válida" y te mostrará el resumen completo.
Activar: Pulsa "Activar Automatización" para poner en marcha a tu "centinela".

Tip: Las automatizaciones por evento son perfectas para la auditoría interna. Configura una que te avise cada vez que se elimine un albarán de compra o un inventario; así tendrás un registro inmediato de acciones críticas en tus centros.

Automatización Programada: Eficiencia por Calendario

¿Qué es una Automatización Programada?

Es una regla que se dispara siguiendo una planificación horaria y de fechas. Tú defines el "cuándo" y Gstock se encarga de realizar la acción de forma recurrente (ej: "Cada lunes a las 09:00 AM, créame un borrador de inventario general").

Configuración Paso a Paso

Para crearla, ve a Configuración → Automatizaciones, haz clic en "Crear Automatización" y sigue estos pasos:

1. Descripción (Paso 1)

Nombre y Descripción: Indica un nombre claro (ej: Programada Carol).
Disparador: Selecciona la opción "En un momento específico (Programado)".

2. Centros (Paso 2)

Selección de Centros: Selecciona los centros donde debe aplicarse esta tarea programada (ej: PANAMA).

3. Disparador (Trigger - Paso 3)

Configura el calendario de ejecución:

Período de validez: Elige la fecha de inicio y si la regla es indefinida o caduca.
Frecuencia de repetición: Configura si se repite cada ciertos días (ej: cada 1 día), semanas o meses.
Configuración de días y hora: Establece la hora exacta y la zona horaria (ej: 09:00 AM Europe/Madrid).

4. Elegir Acción (Paso 5)

Selecciona qué tarea administrativa debe realizar el sistema:

Crear Pedido de Compra.
Crear Coste Real.
Crear Coste Teórico.
Crear Inventario.
Crear Variación de Stock.

5. Configurar Acción (Paso 6)

Dependiendo de la acción elegida, deberás dar detalles adicionales:

Ejemplo Inventario: Selecciona el Tipo de inventario (ej: Inventario General) y el Turno (ej: Fin del día).

6. Resumen y Activación (Paso 7)

Revisión: Verás el resumen con la descripción, los centros, el resumen de ejecución (ej: "Las ejecuciones comenzarán a partir del día 22/01/2026 cada semana el Lunes a las 09:00 AM") y la acción de inventario.
Activar: Si el sistema confirma que "La automatización es válida", pulsa "Activar Automatización".

Tip: El uso de automatizaciones programadas para generar Costes Reales el primer día de cada mes te ahorrará mucho tiempo de gestión administrativa y te asegurará tener los datos listos para el análisis sin esperas.