Comment réaliser une commande par fournisseur?

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Last updated: Nov 11, 2019 by Ezequiel Fritzsch

Les commandes peuvent être réalisées directement auprès des fournisseurs à travers de l´application Gstock. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile de communication. 

  • Vous pouvez planifier les commandes à l'avance.
  • Vous pouvez spécifier exactement les produits qui sont nécessaires pour éviter les erreurs de communication.
  • Vous pouvez avoir un registre des commandes et afficher leur statut, ce qui permet de vérifier que les marchandises commandées sont reçues.
  • En l'absence de confirmation de la réception des marchandises, avoir les bons de livraison pratiquement réalisés, ce qui signifie, avoir l'achat enregistré au plus haut niveau de détail.

  • Établir, si l´on veut, un processus d'approbation des commandes avant de les envoyer au fournisseur.  


Info

Pour réaliser les commandes, il est nécessaire d'avoir précédemment la «permission» d'accéder à cette fonctionnalité, qui est attribuée à partir de la fonction de gestion (clé)  dans la section Utilisateurs. Vous ne pourrez pas acceder à ce module uniquement si vous avez le “ROLE_ADMIN”. Si vous ne l'avez pas, vérifiez auprès de l'administrateur Gstock de votre restaurant.


Il y a deux façons de réaliser une nouvelle commande : par fournisseur ou par liste. Dans ce post, nous allons réaliser le premier exemple (par fournisseur)..

Étapes:

Dans le secteur de la restauration, c'est généralement la façon la plus fréquente de réaliser les commandes: sélectionnez le fournisseur auquel vous souhaitez réaliser la commande et, à partir de la liste des produits-formats de ce fournisseur, saisissez les quantités de chacun d'eux et envoyez la commande . Pour cela, suivez les étapes suivantes :

  1. Accédez au module Commandes , dans lequel la liste des commandes déjà enregistrées pour la période sélectionnée est affichée. 

    S'il s'agit d'un modèle avec une centrale et plusieurs centres de coûts (restaurants), vous devez accéder à ce module à partir de chacun des centres de coûts.

  2. Cliquez sur Commande au fournisseur 
  3. Sélectionnez le fournisseur  et une date de livraison prévue 
  4. Vous pouvez, si vous le souhaitez, un commentaire général pour cette commande "Observations de la commande". Ex: SVP, Arrivez avant 10h00.
  5. Choisissez parmi les options suivantes :
    1. Utiliser la liste complète des produits , si vous voulez avoir visuellement la liste complète des produits-formats du fournisseur pour introduire les quantités dans les produits-formats désirés.
    2. Utilisation avec le filtre de produit, si vous souhaitez sélectionner un par un à partir de la liste des produits-formats du fournisseur avec le moteur de recherche.

  6. Saisissez les quantités dans les formats de produits désirés.                             

  7. Si vous voulez, pour un ou plusieurs produits-format, vous pouvez inclure un commentaire au niveau de la ligne de format produit en cliquant sur , par exemple, "envoyez le produit choisi, coca cola, nous voulons que les bouteilles soient froides" 

    IMPORTANT

    Il existe une option pour avoir la permission d´afficcher ou ne pas afficher les prix des produits lors de la commande, cependant, vous pouvez toujours voir la valorisation totale de la commande avant de l'envoyer dans le coin inférieur droit de l'écran.

  8. Une fois terminé, cliquez sur , ou 

    IMPORTANT

    Gstock vous permet de créer un processus lors de la réalisation de la commande, de sorte qu'en attribuant les profils appropriés, un utilisateur ne peut proposer des commandes avant qu'elles ne soient envoyées, un autre utilisateur uniquement peut les autoriser, et un autre, les envoyer. Généralement, le même utilisateur qui réalise la liste de la commande peut les envoyer directement au fournisseur.

    Si vous proposez ou autorisez, la commande est stockée dans la grille de liste des commande dans les différents états. Par la suite, avec le profil approprié, vous pouvez éditer, modifier et, le cas échéant, envoyer.

  9. Lorsque vous cliquez sur ENVOYER, un menu est affiché qui vous permet d'imprimer la commande (en pdf) et / ou l'envoyer au fournisseur à l'adresse e-mail qui a été configuré sur la fiche du fournisseur.  

    Gstock vous permet d'envoyer la commande à toutes les adresses e-mail configurées sur la fiche de ce fournisseur.

  10. Une fois envoyé, le fournisseur recevra la commande par e-mail, l'expéditeur étant l'adresse e-mail avec laquelle l'utilisateur qui a effectué l'expédition est enregistré. Le email contiendra la commande, comme un document pdf ci-joint et dans un fichier Excel (Paramétrisable) avec les champs de commande au cas où le fournisseur voudrait le télécharger sur son système. En outre, dans le email, il y aura un lien "MARQUEZ COMME COMMANDE LUE". Si le fournisseur clique dessus, la commande va apparaître sur notre liste, puisque le fournisseur a reçu notre email.

    Attention

    IMPORTANT: Il est recommandé que lorsque vous envoyez la première commande, vous vérifierez auprès du fournisseur qui a atteint sa boîte de réception. Il est recommandé d'aller au post "Mon fournisseur ne reçoit pas de commandes par e-mail" pour voir pourquoi cela peut arriver et comment le réparer.

  11. La commande sera placée dans la liste de commandes avec un code automatiquement attribué par le système dans l'état envoyé et prêt pour la réception et la conversion sur une feuille de commentaires.

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