Recepción de Pedidos en Entregas Parciales en Gstock

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Last updated: May 02, 2024 by Ezequiel Fritzsch
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Desde el 10 de septiembre de 2021, Gstock ha implementado una funcionalidad que facilita la recepción de pedidos en varias entregas parciales, cada una con su respectivo albarán. Esto es especialmente útil cuando se enfrentan problemas como la rotura de stock por parte de los proveedores.

Funcionamiento Anterior vs. Nuevo Proceso

Anteriormente, la única opción disponible en Gstock cuando un pedido no se entregaba en su totalidad era dejar el albarán sin validar hasta que se completara la entrega. Con la nueva funcionalidad, ahora es posible gestionar y validar cada entrega parcial mediante un albarán específico.

Activación de la Funcionalidad

Activación de la Funcionalidad de Recepciones Parciales

Esta nueva funcionalidad se encuentra desactivada por defecto. Para habilitarla, es necesario realizar dos pasos principales:

  1. Activación Global:

    • El administrador de Gstock debe acceder al PANEL CENTRAL dentro de la zona de administración y activar la funcionalidad marcando la casilla correspondiente.

  2. Activación por Centro:

    • Además de la activación global, es necesario activar la funcionalidad de manera individual en cada centro. Esto se hace ingresando a la zona de administración de cada centro y marcando la opción específica para habilitar las recepciones parciales.

Nota: La funcionalidad debe ser activada en cada centro específicamente, permitiendo así un control más granular según las necesidades de cada ubicación.

Ejemplo de Uso

Consideremos un pedido enviado al proveedor "Gstock" que incluye 10 botellas de 3 litros de Aceite de Girasol. Al recepcionar el pedido, hay dos posibles escenarios:

  1. Recepción Completa: El pedido llega completo y se concluye con un albarán y el cierre del pedido.

  2. Recepción Parcial: Se recibe un número inferior de unidades. Por ejemplo, se registran 6 botellas, quedando 4 pendientes. Esta recepción se registra con la referencia de albarán "parcial recep 001".

Importante: Numeración de Albaranes en Recepciones Parciales

Es crucial que cada albarán generado durante las recepciones parciales posea un número único para evitar duplicidades. Por ejemplo, si el primer albarán registrado es “parcial recep 001”, los subsecuentes deben seguir una secuencia numérica consecutiva, como “parcial recep 002”, “parcial recep 003”, y así sucesivamente.

Tras introducir la referencia y la cantidad recibida, se procede a validar el albarán. Luego, se presenta la opción de:

  • Dejar Pendientes: El pedido continúa abierto con una cantidad pendiente para futuras recepciones.

  • Ignorar Pendientes: Se renuncia a la recepción futura de las botellas restantes, cerrando el pedido con las unidades recibidas.

Nota importante: Si adicionalmente tenemos activada la funcionalidad Autoalbarán, en este momento nos dará la opción de informar al proveedor el resultado de la recepción y la cantidad pendiente por recepcionar. También podemos declinar el envío del autoalbarán.

Estado del Pedido: En Gstock, el pedido ahora figurará con el estado “RECEP PARCIAL”.

Historial de Recepciones

Cada recepción parcial se registra y se puede consultar el historial completo:

  • Visualización de Albaranes Recepcionados: Al realizar sucesivas recepciones, Gstock informa del historial de albaranes, mostrando las referencias y detalles de las entregas anteriores.

  • Al realizar una recepción final, si se valida el albarán correspondiente a las unidades restantes, el pedido se cierra como "RECEPCIONADO".

Finalización del Pedido: Una vez completadas todas las recepciones y validados los albaranes correspondientes, el pedido se marca como “RECEPCIONADO” en el sistema.

Este enfoque permite una flexibilidad significativa en la gestión de pedidos y mejora la adaptabilidad ante los desafíos de suministro.