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Establecer, si así se requiere, un proceso de aprobación de los pedidos antes de enviarlos al proveedor.
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Para realizar pedidos es necesario previamente tener el "permiso" para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración |
Hay dos maneras de hacer un pedido: por proveedor o por lista. En este post, vamos a ver la primera.
Pasos:
En el sector de restauración esta suele ser la manera más común de realizar los pedidos: seleccionar el proveedor al que se quiere realizar el pedido y, a partir de la lista de productos-formatos de dicho proveedor, definir las cantidades de cada uno de ellos y enviar el pedido. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos:
Acceder al módulo de Pedidos, en el que se visualiza el listado de pedidos ya registrados para el intervalo de fechas seleccionado.
| Info |
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Si se trata de un modelo con una central y varios centros de coste (restaurantes) hay que acceder a este módulo desde cada uno de los centros de coste. |
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- Utilizar lista completa de productos
, si se quiere disponer visualmente del listado completo de productos-formatos del proveedor para introducir las cantidades en los productos-formatos deseados.
- Utilizar con buscador de productos
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Les commandes peuvent être réalisées directement auprès des fournisseurs à travers de l´application Gstock. Il s'agit d'une fonctionnalité très utile de communication.
- Vous pouvez planifier les commandes à l'avance.
- Vous pouvez spécifier exactement les produits qui sont nécessaires pour éviter les erreurs de communication.
- Vous pouvez avoir un registre des commandes et afficher leur statut, ce qui permet de vérifier que les marchandises commandées sont reçues.
- En l'absence de confirmation de la réception des marchandises, avoir les bons de livraison pratiquement réalisés, ce qui signifie, avoir l'achat enregistré au plus haut niveau de détail.
Établir, si l´on veut, un processus d'approbation des commandes avant de les envoyer au fournisseur.
| Info | ||
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Pour réaliser les commandes, il est nécessaire d'avoir précédemment la «permission» d'accéder à cette fonctionnalité, qui est attribuée à partir de la fonction de gestion (clé) |
Il y a deux façons de réaliser une nouvelle commande : par fournisseur ou par liste. Dans ce post, nous allons réaliser le premier exemple (par fournisseur)..
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Étapes:
Dans le secteur de la restauration, c'est généralement la façon la plus fréquente de réaliser les commandes: sélectionnez le fournisseur auquel vous souhaitez réaliser la commande et, à partir de la liste des produits-formats de ce fournisseur, saisissez les quantités de chacun d'eux et envoyez la commande . Pour cela, suivez les étapes suivantes :
Accédez au module Commandes
, dans lequel la liste des commandes déjà enregistrées pour la période sélectionnée est affichée. Info S'il s'agit d'un modèle avec une centrale et plusieurs centres de coûts (restaurants), vous devez accéder à ce module à partir de chacun des centres de coûts.
- Cliquez sur Commande au fournisseur
- Sélectionnez le fournisseur
et une date de livraison prévue 
- Vous pouvez, si vous le souhaitez, un commentaire général pour cette commande "Observations de la commande". Ex: SVP, Arrivez avant 10h00.
- Choisissez parmi les options suivantes :
- Utiliser la liste complète des produits
, si vous voulez avoir visuellement la liste complète des produits-formats du fournisseur pour introduire les quantités dans les produits-formats désirés. - Utilisation avec le filtre de produit
, si vous souhaitez sélectionner un par un à partir de la liste des produits-formats du fournisseur avec le moteur de recherche.
- Utiliser la liste complète des produits
Saisissez les quantités dans les formats de produits désirés.
Si vous voulez, pour un ou plusieurs produits-format, vous pouvez inclure un commentaire au niveau de la ligne de format produit en cliquant sur
, par exemple, "envoyez le produit choisi, coca cola, nous voulons que les bouteilles soient froides" Info title Nota Existe una opción para permitir o no la visualización de los precios de los productos al realizar los pedidos, no obstante, siempre se podrá ver la valoración total del pedido antes de enviarlo en la esquina inferior derecha de la pantalla.
- Si aplica, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en
- El pedido quedará en la parrilla del listado de pedidos con un código asignado automáticamente por el sistema en estado enviado y listo para su recepción y conversión en un albarán de entrada.
Una vez finalizado, hacer clic en ,
o
, según aplique.
| Info | ||
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Gstock permite crear un flujo en el proceso de pedido, de manera que asignando los perfiles adecuados, un usuario pueda solo proponer pedidos antes de que sean enviados, otro solo autorizarlos y otro, en última instancia, enviarlos. Lo normal, suele ser que el mismo usuario que diseña el pedido pueda enviarlos directamente al proveedor. Si propone o autoriza, el pedido se guarda en la parrilla de listados de pedidos en el estado que corresponda. Posteriormente, con el perfil adecuado, se puede editar y, en su caso, enviar. |
Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en el proveedor.
| Info | ||
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| ||
Gstock permite enviar el pedido a todas las direcciones de correo que se tengan configuradas en el proveedor. |
Una vez enviado, al proveedor le llegará el pedido a través del correo eléctrónico, siendo el remitente la dirección de correo con el que está registrado el usuario que ha realizado el envío. El correo contendrá el pedido en el propio cuerpo del correo, como documento pdf adjunto y en un fichero excel (parametrizable) con los campos del pedido por si le sirviera para subirlo a sus sistema. Además, el propio cuerpo del correo habrá un link que si lo pulsa actualizará el campo leido en la parrilla de pedidos para que podamos visualizar que el proveedor ha recibido y leido el correo.
| Info | ||
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IMPORTANTE: se recomienda que al enviar el primer pedido se verifique con el proveedor que le ha llegado a su bandeja de entrada. Se recomienda ir el post "Mi proveedor no recibe los pedidos por e-mail" para ver por qué puede pasar esto y cómo solucionarlo. |
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IMPORTANT Il existe une option pour avoir la permission d´afficcher ou ne pas afficher les prix des produits lors de la commande, cependant, vous pouvez toujours voir la valorisation totale de la commande avant de l'envoyer dans le coin inférieur droit de l'écran.
Une fois terminé, cliquez sur
,
ou 
Info title IMPORTANT Gstock vous permet de créer un processus lors de la réalisation de la commande, de sorte qu'en attribuant les profils appropriés, un utilisateur ne peut proposer des commandes avant qu'elles ne soient envoyées, un autre utilisateur uniquement peut les autoriser, et un autre, les envoyer. Généralement, le même utilisateur qui réalise la liste de la commande peut les envoyer directement au fournisseur.
Si vous proposez ou autorisez, la commande est stockée dans la grille de liste des commande dans les différents états. Par la suite, avec le profil approprié, vous pouvez éditer, modifier et, le cas échéant, envoyer.
Lorsque vous cliquez sur ENVOYER, un menu est affiché qui vous permet d'imprimer la commande (en pdf) et / ou l'envoyer au fournisseur à l'adresse e-mail qui a été configuré sur la fiche du fournisseur.
Info Gstock vous permet d'envoyer la commande à toutes les adresses e-mail configurées sur la fiche de ce fournisseur.
Une fois envoyé, le fournisseur recevra la commande par e-mail, l'expéditeur étant l'adresse e-mail avec laquelle l'utilisateur qui a effectué l'expédition est enregistré. Le email contiendra la commande, comme un document pdf ci-joint et dans un fichier Excel (Paramétrisable) avec les champs de commande au cas où le fournisseur voudrait le télécharger sur son système. En outre, dans le email, il y aura un lien "MARQUEZ COMME COMMANDE LUE". Si le fournisseur clique dessus, la commande va apparaître sur notre liste, puisque le fournisseur a reçu notre email.
Info title Attention IMPORTANT: Il est recommandé que lorsque vous envoyez la première commande, vous vérifierez auprès du fournisseur qui a atteint sa boîte de réception. Il est recommandé d'aller au post "Mon fournisseur ne reçoit pas de commandes par e-mail" pour voir pourquoi cela peut arriver et comment le réparer.
- La commande sera placée dans la liste de commandes avec un code automatiquement attribué par le système dans l'état envoyé et prêt pour la réception et la conversion sur une feuille de commentaires.
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