Nociones
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Básicas sobre Traspasos en Gstock
Introducción
Desde agosto de 2024, Gstock
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Recordemos algo que ya vimos en en capítulo "Nociones imprescindibles para entender Gstock":
El CeCo o Centro de Coste es el protagonista absoluto de Gstock. Cada vez que hacemos un pedido, registramos una merma, recepcionamos un pedido (creando un albarán), o hacemos un inventario , lo hacemos sobre un CeCo en concreto. Un traspaso siempre se realizará entre Centros de Coste.
Recordemos que un CeCo registra ENTRADA de materia prima en uno de estos dos casos:
- A través de validar un ALBARÁN
- A través de recibir un TRASPASO desde otro CeCo
Recordemos también los distintos mecanismos para que un CeCo registre SALIDA de materia prima:
- A través de las VENTAS registradas en los TPV's (puntos de venta) integrados con Gstock
- A través de las MERMAS accidentales registradas por los usuarios en el CeCo
- A través de los TRASPASOS de SALIDA a otros CeCo
- En el Caso de ser un CeCoVe (Centro de Coste + Centro de Ventas, por ejemplo un obrador central) la entrega de pedidos a otros CeCo's.
Entonces es lógico deducir que para poder realizar un traspaso es necesario tener, al menos, dos centros de coste.
Es decir:
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Un traspaso es un movimiento de stock de materia prima entre DOS CeCos. Es un movimiento de "partida doble", que quiere decir que si un producto SALE de un CeCo, tiene que existir, obligatoriamente, otro movimiento del mismo producto y misma cantidad como ENTRADA en otro CeCo |
Observaciones sobre traspasos:
- Gstock tiene la posibilidad de autorizar distintos productos para distintos CeCos del mismo Máster. Gstock NO autorizará a traspasar un producto del CeCo A al CeCo B si el CeCo B no tiene autorizada la compra de ese producto.
- Un traspaso NO se realiza entre UBICACIONES, sólo se puede realizar entre Centros de Coste
- Un traspaso refleja movimientos de Productos/formatos, NO de recetas o subrecetas. Para el movimiento de Recetas/Subrecetas Gstock tiene otras soluciones, como por ejemplo el CeCoVe.
- Un traspaso tiene que reflejar necesariamente los siguientes campos:
- CeCo de destino
- Fecha efectiva del traspaso
- Descripción del producto a traspasar
- Descripción del formato a traspasar
- Cantidad de producto a Traspasar
- Un traspaso de materia prima siempre refleja el VALOR monetario de la transacción, y para ello se utiliza una de estas dos valoraciones (dependiendo de la configuración elegida por el cliente-administrador de Gstock)
- Último precio de compra calculado en la fecha efectiva de traspaso
- Precio medio ponderado de los últimos X meses calculado en la fecha efectiva de traspaso
- Los traspasos SÍ afectan a:
- El cálculo de CONSUMOS de materia prima (ejemplo: si presto o traspaso MMPP a otro CeCo se me descuenta de mis consumos y viceversa)
- Al afectar al cálculo de CONSUMOS, afectan o compensan el cálculo del COSTE REAL del CeCo
- Afectan al cálculo instantáneo del stock teórico de MMPP. Por ejemplo, el stock en este momento de un producto es:
- inventario inicial + compras + traspasos de entrada - mermas - traspasos de salida - ventas
- Los traspasos NO afectan a:
- La cifra de COMPRAS de esa MMPP
¿Cómo se hace un traspaso de producto entre centros de coste?ofrece dos opciones para gestionar los movimientos de inventario entre Centros de Coste (CeCos):
Traspaso Directo, diseñado para movimientos inmediatos.
Solicitud de Traspaso, ideal para flujos más estructurados que requieren validación.
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Ambos métodos permiten incluir productos, recetas y subrecetas, proporcionando una mayor flexibilidad y control en la gestión de inventario. |
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¿Qué son los Traspasos en Gstock?
Los traspasos son movimientos internos de stock entre CeCos. Su principal objetivo es ajustar el inventario según las necesidades operativas mediante la transferencia de productos, recetas y subrecetas.
Tipos de Traspasos
Traspaso Directo: Movimientos inmediatos entre CeCos.
Solicitud de Traspaso: Requiere la aprobación del CeCo origen antes de completarse.
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Reglas Fundamentales de los Traspasos.
Movimiento de Partida Doble
Cada salida de inventario en un CeCo origen corresponde a una entrada en un CeCo destino, garantizando consistencia en los registros.
Valoración Monetaria
Basada exclusivamente en el precio configurado en el CeCo de origen.
Reflejada únicamente en el Informe de Traspasos del CeCo destino.
No afecta:
El precio del formato del producto en el CeCo destino.
El stock teórico del CeCo destino.
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Autorizaciones de Productos Solo pueden traspasarse productos previamente autorizados en el CeCo destino. |
Campos Obligatorios para un Traspaso
CeCo de destino.
Fecha efectiva del traspaso.
Detalle del producto, receta o subreceta.
Cantidad y formato a traspasar.
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Nota Aclaratoria sobre los Impuestos
Cuando los traspasos se realizan entre CeCos con diferentes razones sociales, los impuestos pueden configurarse en el sistema y serán gestionados como parte de la valoración.
Configuración:
Configuración > Globales > Valoración de Traspasos.
Opciones disponibles:
Con Impuesto: Incluye impuestos (IVA).
Sin Impuesto: Excluye impuestos, reflejando solo el coste neto.
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Operativa de Uso de los Traspasos
Traspaso Directo
El Traspaso Directo es ideal para movimientos rápidos e inmediatos entre CeCos.
Pasos:
Accede al módulo de Traspasos desde el menú principal.
Selecciona “Nuevo Traspaso Directo”.
Rellena los datos:
CeCo origen y destino.
Fecha del traspaso.
Productos, recetas o subrecetas a transferir, indicando cantidades y formatos.
Revisa y guarda el traspaso.
Los movimientos quedarán registrados en el Informe de Traspasos.
Solicitud de Traspaso
La Solicitud de Traspaso ofrece un flujo controlado donde el CeCo destino solicita productos al CeCo origen.
Pasos:
Accede al módulo de Traspasos desde el menú principal.
Selecciona “Nueva Solicitud de Traspaso”.
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Configura la solicitud:
CeCo origen y destino.
Productos, recetas o subrecetas a solicitar.
Cantidades requeridas.
Envía la solicitud al CeCo origen.
Cuando llega una solicitud de traspaso al CeCo origen, Gstock permite gestionarla de forma flexible para asegurar un control efectivo del inventario. Desde esta interfaz, los usuarios pueden:
Opciones Disponibles cuando llega la solicitud del traspaso:
Aceptar la solicitud completa:
Si las cantidades solicitadas están disponibles y no requieren modificaciones, puedes aceptar directamente la solicitud.
Para ello, revisa los datos y haz clic en el botón “Enviar”.
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Rechazar la solicitud:
Si no es posible atender la solicitud (por ejemplo, por falta de stock o por criterios internos del CeCo), puedes rechazarla.
Selecciona “Rechazar”, y el sistema registrará el rechazo en el estado de la solicitud.
Editar cantidades solicitadas:
En caso de no poder atender la solicitud completa, Gstock permite modificar las cantidades solicitadas:
Ajusta la “Respuesta solicitud” en la columna correspondiente.
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Las cantidades editadas se reflejarán en el traspaso registrado.
Campos Clave para la Gestión de Solicitudes:
Referencia y Descripción: Identifican los productos, recetas o subrecetas solicitadas.
Cantidad solicitada: Muestra lo que el CeCo destino necesita.
Respuesta solicitud: Permite ajustar la cantidad a transferir según la disponibilidad.
Precio, Impuestos y Base Imponible: Detallan los valores monetarios de los productos según la configuración global.
Acciones Finales:
Una vez completados los ajustes, selecciona la opción correspondiente:
“Enviar” para aceptar y procesar la solicitud.
“Rechazar” para denegar la solicitud.
Una vez aceptada, el movimiento se registra como un traspaso efectivo.
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Seguimiento de Traspasos
El seguimiento de traspasos en Gstock se puede realizar desde dos herramientas principales:
Listado de Traspasos
El Listado de Traspasos ofrece una vista detallada de los movimientos realizados, permitiendo gestionar y supervisar tanto traspasos directos como solicitudes.
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Acciones disponibles:
Acceder al Listado: Desde el módulo de Traspasos, selecciona la opción de listado.
Filtrar resultados: Utiliza criterios como:
Fecha.
CeCo origen.
CeCo destino.
Estado del traspaso (pendiente, aceptado, rechazado).
Revisar detalles: Inspecciona cada traspaso, su estado y los productos implicados.
Informe de Traspasos
El Informe de Traspasos proporciona una visión agregada y resumida de los movimientos, ideal para análisis más profundos.
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Acciones disponibles:
Acceder al Informe: Navega al módulo de Informes y selecciona Traspasos.
Análisis avanzado: Aplica filtros similares al Listado de Traspasos, pero con un enfoque más analítico.
Visualiza valores monetarios (precios, impuestos y base imponible).
Identifica patrones y tendencias en los movimientos entre CeCos.
Exportar datos: Descarga el informe en formatos como Excel o PDF para documentar, compartir o analizar fuera del sistema.
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Notificaciones y Avisos
Avisos en el Dashboard
Aparecen en la tarjeta de traspasos si tienes solicitudes pendientes.
Al hacer clic en “ver”, se accede al listado filtrado por solicitudes recibidas.
Notificaciones en el Icono de Campana
Las solicitudes de traspaso generan notificaciones visibles en el icono de campana.
Estas notificaciones pueden eliminarse individualmente o de forma masiva.
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Exportación y Logs de Usuario
Los movimientos de traspaso pueden exportarse desde el listado de traspasos.
Todos los eventos relacionados se registran en los logs de usuario, garantizando trazabilidad.
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Beneficios de los Traspasos en Gstock
Eficiencia Operativa: Movimientos rápidos y estructurados.
Flexibilidad: Incluye productos, recetas y subrecetas.
Transparencia: Notificaciones y registros claros.
Precio del Formato del Producto: Los traspasos no afectan el precio del formato en el CeCo destino.
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Consideraciones Finales
Permisos necesarios: Solo los usuarios con rol ROLE_ADMIN pueden gestionar traspasos.
Si no tienes acceso, consulta al administrador de Gstock en tu organización.
Ambos métodos de traspaso tienen ventajas:
El Traspaso Directo es ideal para necesidades inmediatas.
La Solicitud de Traspaso es adecuada para procesos estructurados.
La elección dependerá de las necesidades específicas de cada situación. 😊
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Precio del formato del producto en el CeCo destino: El precio del producto no se ve alterado por el traspaso, manteniendo su valor original en el ceco destino. |
| Info |
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NOTA IMPORTANTE: Para realizar traspasos es necesario previamente tener el “permiso” para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración en el apartado de Usuarios. A este módulo solo se accede si se tiene el rol “ROLE_ADMIN”. Si no lo tienes, consulta al administrador de Gstock de tu restaurante. |
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