Guía para la Importación de Productos en Gstock mediante Excel
Alta Sensibilidad y Riesgos Asociados
Esta funcionalidad implica un alto nivel de complejidad y riesgo, dado que errores en el proceso pueden causar daños irreversibles a la base de datos. Se recomienda enfáticamente que solo usuarios con conocimiento avanzado y detallado de Gstock realicen estas operaciones.
Pre-requisitos
Permiso de Administrador: Es necesario tener el rol
ROLE_ADMINpara utilizar esta funcionalidad. Si no posees este rol, contacta con el administrador de Gstock en tu empresa.
Comprensión de la Estructura de Datos
Cada línea del archivo Excel representa un producto con una combinación única de grupo o centro de coste, proveedor, producto y formato. Cambiar cualquiera de estas variables requiere un nuevo registro en el archivo. Por ejemplo, un mismo producto de un proveedor para un grupo de restaurantes pero en un formato diferente constituye un nuevo registro.
Pasos para la Importación
Acceso: Inicia sesión en Gstock y navega al Módulo de Productos.
Importador: Haz clic en
Importadory descarga el archivo de ejemplo de Excel proporcionado para entender el formato requerido.Carga del Archivo:
Haz clic en
Subir Archivoy selecciona tu archivo Excel preparado.Si el archivo no coincide con la estructura esperada, el sistema mostrará un error y no procederá con la importación.
Si el fichero no tuviera la estructura de datos correcta daría un error.
Estructura del fichero:
Estructura Completa del Archivo Excel para Importación en Gstock:
Columna | Tipo de Dato | Obligatorio | Nombre del Campo | Ejemplo | Descripción |
|---|---|---|---|---|---|
A | Alfanumérico | Sí | Idioma | es-ES | Idioma en el que se importa el producto |
B | Alfanumérico | Si | Grupo/Ceco | Grupo El Tablao | Nombre del grupo |
C | Alfanumérico | No | REF. Proveedor | REF006 | Código del proveedor |
D | Alfanumérico | Sí | NIF Proveedor | B82519661 | NIF del proveedor |
E | Alfanumérico | No | Nombre Proveedor | Campo informativo del proveedor | |
F | Alfanumérico | No | REF.Proveedor-Formato | 300002356 | Código del proveedor para el formato creado |
G | Alfanumérico | Sí | REF. Producto | 1001256 | Código interno del artículo de compra |
H | Alfanumérico | Sí | Nombre Producto | Jamón Ibérico Loncheado | Nombre del producto de compra |
I | Alfanumérico | No | Categoría | Alimentos | Categoría del proveedor |
J | Alfanumérico | No | Familia | Comida | Familia del producto |
K | Alfanumérico | No | Tipo | Carnes | Tipo del producto |
L | Alfanumérico | No | Subtipo | Cerdo | Subtipo del producto |
M | Numérico | No | Impuesto | 10 | Impuesto de compra del producto |
N | Alfanumérico | No | Nombre Formato | Caja 10 sobre 100 gr | Nombre del formato del producto de compra |
O | Numérico | No | ID Numérico Formato | 1 | Identificador numérico del formato del producto |
P | Alfanumérico | No | Und Receta | gr. | Unidad de receta |
Q | Numérico | No | Precio Und Receta | 0.06 | Precio por cada unidad de receta |
R | Alfanumérico | No | Und Almacén | Sobre 100 grs | Unidad de almacén |
S | Numérico | No | Equivalencia Und Almacén a Und Receta | 100 | Equivalencia entre unidad de almacén y unidad de receta |
T | Numérico | No | Precio Und Almacén | 10 | Precio de la unidad de almacén |
U | Alfanumérico | No | Und Pedido | kg | Unidad de pedido |
V | Numérico | No | Equivalencia Und Pedido a Und Almacén | 10 | Equivalencia entre unidad de pedido y unidad de almacén |
W | Numérico | No | Precio Bloqueado | 0 | Indicador de precio bloqueado (0 No, 1 Sí) |
X | Numérico | No | Precio Pedido | 4 | Precio del pedido |
Y | Numérico | No | Precio Ud Pedido por Defecto | 15 | Precio por defecto por unidad de pedido |
Z | Numérico | No | Descuento Bloqueado | 0 | Indicador de descuento bloqueado (0 No, 1 Sí) |
AA | Numérico | No | Descuento Albarán | 10 | Descuento aplicable en el albarán |
AB | Numérico | No | Descuento Factura | 10 | Descuento aplicable en la factura |
AC | Numérico | No | Und Almacén Pedir | 0 | Permisibilidad de pedir en formato almacén (1 Sí, 0 No) |
AD | Numérico | No | Und Almacén Recibir | 0 | Permisibilidad de recibir en formato almacén (1 Sí, 0 No) |
AE | Numérico | No | Und Pedido Pedir | 1 | Permisibilidad de pedir en formato pedido (1 Sí, 0 No) |
AF | Numérico | No | Und Pedido Recibir | 1 | Permisibilidad de recibir en formato pedido (1 Sí, 0 No) |
AG | Alfanumérico | No | Und Visualización | kg | Unidad de visualización |
AH | Numérico | No | EQ Und Visualización | 5 | Equivalencia de la unidad de visualización |
AI | Numérico | No | Producto Activo | 1 | Estado activo del producto (1 Activo, 0 Inactivo) |
AJ | Numérico | No | Formato Activo | 1 | Estado activo del formato (1 Activo, 0 Inactivo) |
AK | Numérico | No | Peso | 1.500 | Peso del producto en kg |
AL | Numérico | No | Und Almacén EAN | 1234567890418 | EAN de la unidad de almacén |
AM | Numérico | No | Und Pedido EAN | 1234567890418 | EAN de la unidad de pedido |
AN | Numérico | No | SKU | F000001000001 | Stock Keeping Unit |
AO | Alfanumérico | No | Alergenos | Trigo,Crustaceos,Huevos | Alergenos presentes, separados por coma |
Consejos de Seguridad y Buenas Prácticas
Backup: Siempre realiza un backup de la base de datos antes de cualquier importación para prevenir pérdidas de información.
Prueba con Pocos Datos: Realiza una prueba con una o dos líneas de producto para asegurarte de que los datos se importan correctamente.
Evita Horas Pico: No realices importaciones durante horas de alto tráfico en Gstock. Prefiere horas de baja actividad para evitar conflictos.
Monitoreo de la Importación: Puedes monitorear el progreso de la importación desde
Panel Central > Informes > Importaciones.
Limitaciones Durante la Importación
Durante el proceso de importación, varias funciones estarán bloqueadas para evitar conflictos, como la edición de productos o formatos, vinculación de productos a grupos o centros de coste, y más.
Advertencia Sobre la Importación de Datos a través de Excel en Gstock:
Alta Sensibilidad y Riesgos Asociados: Esta funcionalidad implica un alto nivel de riesgo y complejidad. Errores durante el manejo de los datos en Excel pueden causar daños severos e irreversibles a la base de datos de Gstock. Utiliza esta herramienta solo si posees un conocimiento avanzado de la aplicación.
Importancia de la Carga Correcta: Al subir un archivo Excel, introduces datos críticos para la operativa de Gstock. Es fundamental garantizar la exactitud y el formato adecuado de los datos para evitar afectar negativamente al sistema.
Recomendaciones de Seguridad:
Realiza Backups: Antes de proceder con la importación, descarga y guarda una copia de seguridad de toda la base de datos de productos. Esto te permitirá recuperar información en caso de problemas.
Importación de Prueba: Inicia el proceso importando solo una o dos líneas de producto para confirmar que los resultados son los esperados.
Gestión de Grandes Volúmenes de Datos: Si la base de datos es extensa, considera dividirla en partes más pequeñas para facilitar el proceso y reducir el tiempo de carga.
Evita Horas de Alto Tráfico: No realices importaciones durante las horas de máxima actividad en Gstock para prevenir conflictos de datos.
Monitoreo de la Importación: Sigue la evolución del proceso a través de
Panel de Administración > Informes > Importaciones.Restricciones Durante la Importación: No edites manualmente productos ni introduzcas nuevas bases de datos que puedan afectar a los productos durante el proceso de importación.
Funcionalidades Bloqueadas Durante la Importación:
Edición de fichas de producto y formato.
Modificación de la vinculación entre formatos y proveedores.
Introducción y validación de tarifas.
Vinculación de productos y formatos a centros de coste o grupos.
Estas medidas son esenciales para garantizar la integridad y el correcto funcionamiento de Gstock durante y después de la importación de datos.