Gstock trabaja ofreciendo a los usuarios información sobre consumos REALES (lo que ha sucedido) basada en compras, mermas, traspasos e inventarios, y también ofrece la posibilidad de hacer analíticas teóricas de consumos y rentabilidades (lo que debería de haber sucedido), pero es necesario contar con la información de los terminales punto de venta (TPV) para saber las referencias vendidas y sus precios de venta.
Para poder trabajar con el nivel teórico es necesario "alimentar" Gstock con estos datos.
Esta alimentación puede ser manual (subida de excel) o automática, siempre y cuando la marca del TPV esté integrada con Gstock. Recomendamos preguntar al distribuidor del TPV si existe vinculación con Gstock, o visitar g-stock.es y visualizar las integraciones existentes.
Cómo vincular Gstock con tu TPV
La vinculación no es igual con todos los TPV, por lo que te aconsejamos que entres en la zona de ayuda de Gstock y escribas "TPV". Se visualizará un listado de posts de ayuda con cada marca con la que estamos integrados con los pasos a seguir para ponerlo en marcha. En unos casos el usuario es capaz de integrar Gstock con su TPV de manera autosuficiente, y en otros es necesario llamar al servicio de soporte del TPV, pues tiene pasos manuales.
Sigamos con la explicación:
Gstock utiliza los datos de ventas recibidos de los TPV para DOS finalidades:
Mediante la vinculación a escandallos, hacer la rebaja de stocks
Mediante los precios de venta, calcular las rentabilidades de cada plato vendido. Y su margen.
Utilizar Gstock para el control de Stocks es, en lo referente a las vinculaciones PLU <> RECETA, bastante sencillo. Basta con ignorar los PLU's que no afectan al Stock (puntos de la carne, etc) y vincular los que sí afectan al stock.
Pero usar Gstock para, además del control de stock, conocer las rentabilidades de cada venta, puede ser un poco más laborioso porque intervienen varios factores:
Las "ventas a la carta" o "simples" no presentan ninguna complicación, ya que la vinculación es simple: un PLU se vende y al estar vinculado con una receta o producto ya tenemos todo lo que necesitamos: cantidades a dar de baja del almacén, precio de venta y coste de producto. Con esto, Gstock ya tiene la información necesaria para hacer informes de costes o consumos teóricos.
Las "ventas con descuentos", o invitaciones, o de consumos de personal en las que tenemos en cuenta el precio de cada venta, es posible que un mismo PLU se venda el mismo día con distintos precios, descuentos, incluso invitado. En este caso, Gstock calculará la rentabilidad teniendo en cuenta el importe total recaudado y el gastado (coste de MMPP) para este PLU. Es decir, cuanto más descuento tenga un PLU, menos rentable es, también en la teoría, porque lo tenemos en cuenta.
Ventas bajo formato "PACK" o "MENU". Vamos a dedicar, al final de este artículo, un apartado especial a este tipo de venta y las posibles vinculaciones que pueden realizarse con las recetas en Gstock. Para esta vinculación existen nuevas herramientas o funcionalidades como la de “duplicar cabeceras”, que explicamos más abajo.
Una vez integrado el TPV, las ventas se exportarán a Gstock de forma automática y con la frecuencia de cada marca de tpv, normalmente una vez cada noche. Adicionalmente, las marcas de TPV tienen una herramienta de subida manual de ventas, consulta con tu distribuidor de TPV.
Pues bien, a medida que se van subiendo ventas, Gstock va registrando todas las referencias vendidas, comenzándose a crear un gran listado de artículos de venta que pueden ser visualizados en cada centro de coste, icono "TPV" .
Pues bien, éste es el panel de gestión desde el que vamos a decir a GStock: "cada vez que el TPV venda el ítem "X", vas a dar de baja la receta "Y" en la proporción "Z".
En este listado nos encontramos los siguientes campos:
"Código PLU": este es el código que el TPV asigna a cada ítem de venta, y Gstock lo utiliza como referencia en este panel. Es importante destacar que a menudo también se exportan ítems como "En su punto", son ñitems iguales al resto, pero lógicamente a Gstock no le aportan ningñun valor y recomendamos al usuario ignorarlos, explicado más adelante.
"Nombre PLU": Es la descripción utilizada en el TPV para cada referencia de venta, Gstock también lo utiliza tal cual le llega, como la referencia.
"Tipo de PLU": Gstock trabaja de dos maneras:
PLU: es una referencia de venta única, por ejemplo una "Coca cola Zero" vendida a la carta con su respectivo precio. Un tipo "PLU" se relacionará con un producto o con una receta
"PACK": también nos gusta llamarlo "Menú", pero en definitiva es una venta de varios PLU's realizada bajo una única cabecera. Un ejemplo muy típico es un "Menú Ejecutivo", bajo cuyo título y precio cerrado se venden otros PLU's como "ensalada mixta", Entrecote", "coca cola zero", etc. A esta modalidad le dedicamos, más abajo un espacio propio para explicar su funcionamiento.
"Estado del PLU": este es el estado del PLU en Gstock, este dato ya no proviene del TPV, sirve para saber y filtrar lo PLU's que aún están sin vincular de los ya vinculados. Estará sin vincular, por ejemplo, un plato nuevo recién creado en el TPV. Es recomendable que los PLU's estén todos vinculados o ignorados. Un PLU sin vincular no es buena señal y quedará fuera de la analítica de Gstock, y entre otras cosas, no rebajará stock del almacén.
"Ignorar / Activar": Un PLU ignorado NO existe para Gstock, digamos que queda apartado desde el mpmento que entra en Gstock desde el TPV. Un PLU activado debería de vincularse para que sus ingredientes se descuenten del stock. Un caso mñitico de esto son referencias que nos llegan como "marchando segundos", "poco hecho", etc.
"Acción": Esta acción sirve para cambiar el estado: si está vinculado siempre pondrá "Detalles" para poder desvinlcularlo o cambiar la proporción de vinculación, y si está No vinculado, servirá para poder vincularlo a un producto o a una receta, eligiendo la proporción.
Vinculación de un “Pack” o “Menú”
Como ya explicábamos más arriba, a la hora de vincular un Pack tenemos que tener en cuenta lo siguiente:
Por lo general, un pack es una venta de varios PLU’s (primero, segundo, postre y bebida) con un precio cerrado, aunque con este concepto PACK pueden venderse combinados, platos especiales, etc.
En un Pack puede ofrecerse un plato determinado con un sobrecoste, por ejemplo, café con un extra coste de 1€.
Un pack, puede tener varios opciones de PLU’s para elegir (varios segundos a elegir)
La decisión de vincular el pack o sus componentes de una manera u otra (ahora veremos ejemplos) influirá en la manera de “visualizar y analizar” esta venta en el Informe de Coste Teórico”.
Al vincular, siempre tiene que predominar el principio del descuento de stock, es decir que vincuklemos de manbera que GStock descuente correctamente del stock cada ingrediente servido en el pack.
En segundo plano podemos vincular de una manera u otra para analizar el pack como un “todo” o deshacer el pack y analizar cada producto por separado. Esto tiene un gran problema en cuanto al “precio” de la venta de cada item del pack: y es que el precio suele venir en la “cabecera” y el resto de ingredientes viene con precio de venta = 0.
Es decir, la manera de vincular puede complicarse mucho, y además, dentro de cada modalidad, el usuario de Gstock puede vincularlo de distintas maneras.
Muy importante:
en un “Pack” o “Menú” la cabecera NO es vinculable a recetas, pero si lo necesitamos tenemos la opción de “duplicar cabecera” lo que incluirá la cabecera entre los ítems vinculables, Gstock creará (si activamos esta funcionalidad) un plu duplicado (con el prefijo “D” + el mismo numero de ID que SÍ que se puede vincular a una receta o producto.
Si utilizamos la funcionalidad PACK la cabecera duplicada NO debe de ser PACK, lo dejamermos como PLU simple para poder vincularlo.
Si un PLU, que estamos convirtiendo a PACK, ha estado con anterioridad como PLU y vinculado a alguna receta o producto, es necesario que primero (antes de convertirlo en PACK) lo desvinculemos, y luego lo convertimos en pack.
Tras realizar cambios con las funcionalidades PACK y/o duplicado de cabecera, hay que hacerlo en el siguiente orden:
Realizamos los cambios (PACK / duplicados)
Reimportar las ventas cargadas. Hay que tener en cuenta que los cambios funcionarán a partir de ese momento, si los queremos aplicar en días pasados, hay que borrar las ventas del periodo y volver a subirlas desde el TPV.
La cabecera siempre contiene el precio de venta total del artículo, lo que significa que si el artículo lleva un producto añadido (modificador) que tiene precio, el precio del modificador o añadido se sumará al artículo principal.
Vamos a explicar esto al detalle con un ejemplo:
Vamos a imaginar que en nuestro TPV hemos configurado el menú “Hamburguesa”:
Consiste en un PLU “Hamburguesa” con la ID 100, con un pfrecio de 12€
Este menú Hamburguesa Siempre incluye:
El pan de hamburguesa
Lechuga
Tomate
Mayonesa
Pero ofrece como opción:
Con Carne de cerdo, plu id 120
Con Carne veggie, plu id 121
Con Carne Angus, plu id 122
¿Cómo recomendamos vincular y configurar esto?
Opción recomendada:
Hay que tener en cuenta que el TPV nos va a mandar un fichero como este:
Fichero de venta recibido del TPV :
1 x “ID 100-Menu Hamburguesa”, 12€
1 x “ID 122-Con Carne Angus”, 0€
1 x “ID 200-Patatas Fritas”, 0€
¿cómo vinculamos esto?, lo primero es asegurarnos de que nuestra vinculación rebajará correctamente los ingredientes, y para ello analizamos si la “cabecera” necesita ser vinculada a una receta o no. en este caso está claro que SI tiuene que ser vinculada, ya que hay ingredientes fijos.
Un buena idea sería hacer una primera receta genérica de “Menú hamburguesa” que incluyera los ingredientes fijos: Pan Hamburguesa, Lechuga, Tomate y una segunda receta que fuera para el tipo de carne “Con Carne Angus”.
Receta 1 “Menu Hamburguesa”
Pan Hamburguesa: 1 ud
Lechuga: 10 gr
Tomate: 50 gr
Receta 2: “Con Carne Angus”
Carne Angus: 200 GR
Receta 3: “Patatas Fritas”
Patatas Fritas Congeladas: 80gr.
En el listado de PLU’s, vamos a buscar el PLU id 100 (Menú Hamburguesa) y lo vamos a marcar como “PACK”, para ser analizado como pack en el informe de coste teórico, y también vamos a marcar “Duplicar Cabecera” para “crear” un nuevo PLU y así poder vincular la cabecera a una receta, la receta 1. Para entender esto hay que saber que una cabecera NO puede ser vinculada a una receta a no ser que activemos “duplicar cabecera”, lo que generará un nuevo PLU con el prefijo “D”, en este caso sería “D100 Menú Hamburguesa”
Vinculación:
PLU D100 (duplicado cabecera) > vinculado a Receta 1
PLU 122 (Angus) > vinculado a Receta 2
PLU 200 (Patatas Fritas) > vinculado a Receta 3
Un ejemplo de una cabecera de menú que NO es necesario duplicar:
Hay ocasiones en las que la cabecera del pack o menú es un simple ítem de “apertura”. Vamos a poner un ejemplo:
En nuestro TPV vamos a configurar una forma de marcar los cafés que consiste en:
La cabecera es “ID 25 Café” simplemente pasiva, sólo sirve para abrir el resto de opciones:
tipo de café:
Café arábiga, id 50
Café India, id 51
Café ristretto, id 52
Tipo de leche:
Sin leche, id 70
loche de soja, id 71
leche sin lactosa, id 72
Azúcar:
Blanca, id 80
moreno, id 81
Sacarina, id 82
En este caso, es suficiente con vincular las opciones, la cabecera no necesita vinculación, por lo que será un PACK, sin duplicar cabecera.
El ticket que viene del TPV es:
Fichero de venta recibido del TPV y su vinculaciópn en Gstock:
1 x “ID 25-Café”, 1€ > no se vincula
1 x “ID 51-India”, 0€ > vinculado a producto o escandallo India
1 x “ID 71-leche de soja”> vinculado a producto o escandallo Leche de soja
1 x “ID 81-sacarina”> vinculado a producto o escandallo sacarina
En el caso de hacer cambios en la configuración Pack/Plu o Duplicar Cabecera, conviene borrar las ventas del periodo a analizar y volver a subirlas, NO es suficiente con hacer los cambios para ver el resu.tado. NOTA: Por favor NO subas periodos grandes de ventas a la vez, házlo poco a poco, como mucho por mes.
¿cómo compruebo los cambios realizados?, una vez realizados los cambios, borramos las ventas del periodo, volvemos a subirlas, realizamos un informe de xoste teórico y lo analizamos, deberíamls de ver los cambios
Si el importe de venta de un pack viene en la cabecera, ¿cómo lo reparte Gstock entre tos componentes del mismo?
Gstock distribuye el valkor del precio de compra entre todos los ítems que componen el PACK en función del coste que tenga cada uno. Un ejemplo, si en un menú vendido por 10 euros, tenemos un item que su coste representa el 50% del coste total del PACK, entoncxes le asignafremos el 50% del precio de venta, es decir, 5€
Preguntas Frecuentes (FAQS):
¿Qué PLU’s veo en este listado? > Sólo se ven los PLU’s resultantes de cada subida diaria desde el inicio de la integración.
Tengo varios centros de coste en mi licencia Gstock, ¿porqué veo los PLU’s de mi otro centro (restaurante) en este si utilizo distintas cartas y PLU’s? > Gtock puede ser configurado, en lo que a compartir PLU’s entre centros, de 3 maneras:
1 “Quiero compartir PLU’s entre mis centros”, si todos tus centros tienen la misma oferta y codificación-ID’s, es muy buena idea que nos lo solicites, al contratar o antes de comenzar a configurar la integración con tu TPV, de esta manera sólo tendrás que vincular recetas y PLU’s en un sólo centro y se replicará en todos los demás
2 “tengo muchas diferencias entre mis centros, quiero distinción de PLU’s”> si solicitas esta opción, Gstock tendrá distinto listado de PLU’s y distintas vinculaciones para cada centro. Estro te obligará a trabajar la lista de PLU’s y sus vinculaciones en cada centro.
3 “tengo dos conceptos u ofertas gastronómicas, 3 locales modelo A y dos locales modelo B”> Gstock puede tener activada la herramienta de Grupos , en este caso las vinculaciones hechas en un local del fgrupo A se replicarán al resto del grupo, y lo mismo sucederá con las vinculaciones del grupo B.
¿Hay manera de hacer una subida inicial de TODOS los PLU’s para empezar a vincular antes de que haya ventas? > Si, hay dos maneras, la primera es abrir un tiquet en el TPV y marcar todos los PLU en una factura, y después de ser subida a Gstock puede borrarse o cerrarse como invitación, la segunda manera, quizás menos invasiva, es solicitar la plantilla excel a soporte@g-stock.es y rellenarla con todos los PLUS iniciales y hacer una subida manual a Gstock.
¿Porqué sigo viendo en este listado PLU’s muy antiguos? > porque una vez subidos a Gstock no se pueden borrar, ya que son imprescindibles para volver a ver informes del pasado. Si de verdad necesitas borra y volver a empezar tienes que solicitar a soporte@g-stock un borrado de todos los PLUS del centro de coste, teniendo en cuenta que se borrarán, ineludiblemente, las vinculaciones a recetas o productos.
¿Puedo reutilizar un nombre o una ID de un PLU para otro plato? > estrictamente NO, la ID de un PLU es su identificación para siempre y no debe de ser reutilizada porque la información y la base de datos quedaría corrupta, lo que provocaría informes con datos irreales.
IMPORTANTE! vinculaciones negativas.
A menudo encontramos PLU's que corresponden a, por ejemplo, "ingredientes extra" como "con queso", o "sin queso". Tanto el "con queso" como el "sin queso" irán vinculados a la misma receta (con la cantidad de queso extra que se pone o quita) , pero en el caso de "sin queso" la vinculación será con un índice negativo: "-1", que quiere decir, "cada vez que se venda este plu DESCUÉNTAME una receta de extra de queso.
Es importante que todos los PLUS estén vinculados o ignorados, pero hay que vigilar que no haya ninguno en el estado SIN VINCULAR", ya que el análisis teórico no será 100% efectivo si hay ventas de PLUS sin relacionar a productos o recetas.
CONSEJOS A TENER EN CUENTA!!
Se deben vincular (a receta o producto) todos aquellos PLU’s que, aunque no tengan precio de venta, SÍ necesiten de control de stock
Se deben vincular (a receta o producto) todos aquellos PLU’s que Sí tengan precio y supongan un ingreso.
No se debe IGNORAR ningún PLU que suponga una venta-Ingreso
Se deben IGNORAR todos los PLU que No tengan precio de venta y NO necesiten control de stock (ejemplo modificadores de punto de carne u otros mensajes)
En el sistema TPV-POS:
es recomendable que siempre se vincule un PLU con precio a una receta con coste, así se verá mejor en los informes de Gstock
en el caso de los modificadores también es aconsejable, ejemplo: si hay un PLU que se llama “sabores de helado” y luego tres opciones, fresa, chocolate y vainilla, es mejor que el precio de estas opciones esté en el sabor y no en el botón cabecera.
de esta manera la vinculación es entre un PLU con precio (sabor vainilla) y una receta con coste (receta de helado de vainilla)