Gstock es una aplicación para el control de stocks a través de los pedidos, albaranes, mermas, traspasos e inventarios
Gstock es un aplicación modulable y escalable, permite adaptar su configuración a todo tipo de organización que consuma bienes alimentos o no alimentos, con bienes inventariables o no inventariables, como el control de proveedores de servicios, por ejemplo.
Gstock ha desarrollado herramientas especialmente adaptadas al control de bienes alimentos, como por ejemplo la gestión de escandallos/recetas.
Para entender el funcionamiento de Gstock, hay que empezar por comprender el concepto de “Centro de Coste”, que es el comienzo y final de todo movimiento de stock.
Terminología y Abreviaciones Utilizadas en Gstock
CeCo (Centro de Coste): Se refiere a un centro o unidad dentro de una organización que se encarga de la gestión y el registro de costos operativos, como pedidos, mermas, recepción de pedidos, y inventarios.
CeCoVe (Centro de Coste con Centro de Venta): Es un tipo especializado de CeCo que incluye funcionalidades de venta, permitiendo que el centro de coste opere también como un punto de distribución a otros CeCos o clientes externos.
Master Gstock: Designa un conjunto de Centros de Coste que son gestionados bajo un único panel de administración dentro de Gstock. Este sistema centralizado facilita la gestión y supervisión de múltiples CeCos.
Ubicación: Término utilizado para describir un almacén o cualquier localización física donde se almacenan productos en diversos formatos. Esta terminología es especialmente relevante para la logística y el manejo de inventarios.
El Centro de Coste (CeCo) en Gstock: Un Elemento Clave
Definición y Función Principal En Gstock, el Centro de Coste (CeCo) es fundamental. Actúa como el núcleo donde se gestionan diversas operaciones vitales como hacer pedidos, registrar mermas, recepcionar pedidos (creando un albarán), y realizar inventarios. Cada acción se asigna a un CeCo específico, garantizando una gestión detallada y organizada.
Traspasos de Materia Prima Es importante destacar que todos los traspasos de materia prima se realizan entre diferentes Centros de Coste. Esto facilita el seguimiento y la contabilidad precisa de los recursos.
Configuración y Personalización de CeCos Cuando un cliente contrata Gstock, normalmente solicita tantos Centros de Coste como necesite, lo cual suele corresponder al número de restaurantes en su organización. Sin embargo, en estructuras más complejas, puede haber CeCos específicos para cocinas centrales, almacenes autogestionados o múltiples CeCos dentro de un mismo restaurante.
Casos Especiales: Hoteles Los hoteles, por ejemplo, pueden requerir múltiples CeCos, gestionando así distintos departamentos o servicios dentro de la misma propiedad con gran eficacia.
Innovación: El Centro de Venta (CeVe) Desde principios de 2019, Gstock ha implementado una innovación significativa: la posibilidad de convertir un CeCo en un “Centro de Venta” (CeVe). Este módulo transforma un CeCo en un CeCoVe (Centro de Coste con Centro de Venta), permitiéndole gestionar y recibir pedidos no solo de otros CeCos dentro de la organización, sino también de clientes externos. Esto es especialmente útil para obradores que forman parte del grupo y que desean ofrecer servicios a otros restaurantes u hoteles.
Visualización en la Plataforma La interfaz de Gstock facilita la visualización de esta estructura organizativa, como se muestra en la imagen de un MASTER de Gstock que contiene dos centros de coste.
Para asegurar que la importancia del Centro de Coste (CeCo) en Gstock sea claramente entendida, es vital presentar la información de una manera estructurada y directa. Aquí te ofrezco una versión revisada del texto que organiza las afirmaciones de manera más cohesiva y enfatiza el papel central del CeCo:
Comprender la Importancia del Centro de Coste (CeCo) en Gstock
Para apreciar plenamente la relevancia del Centro de Coste en Gstock, es crucial entender las siguientes afirmaciones que destacan cómo y por qué el CeCo es esencial en la gestión de inventarios y operaciones:
Gestión de Stock
Por CeCo: Gstock calcula y gestiona el stock específicamente por Centro de Coste, no por ubicación. Esto asegura una contabilidad y gestión precisa del inventario asociado directamente con cada CeCo.
Pedidos a Proveedores
Desde CeCo: Los pedidos a proveedores se realizan y se recepcionan desde un Centro de Coste, enfatizando que la operación financiera y de stock se maneja a nivel de CeCo.
No desde Ubicaciones: Esto subraya que las ubicaciones físicas no son las que ordenan los pedidos, sino que es una decisión y acción centralizada en el CeCo.
Documentación y Registro
Albaranes y Mermas: Tanto la creación de albaranes como el registro de mermas se realizan desde un Centro de Coste, garantizando que todas las transacciones estén debidamente documentadas bajo el CeCo correspondiente.
No desde Ubicaciones: Refuerza que las ubicaciones sirven como puntos físicos sin capacidad de transacción o registro independiente.
Movimientos y Traspasos
Entre CeCos: Los traspasos de inventario siempre se ejecutan entre dos Centros de Coste, facilitando el control y la transferencia clara de responsabilidades y recursos.
No entre Ubicaciones: Se destaca que los traspasos no se contabilizan entre ubicaciones físicas sino entre diferentes CeCos.
Inventarios y Reportes
Inventario en CeCo: Aunque el inventario se realiza utilizando las herramientas de 'Ubicaciones', el total agregado de todas estas ubicaciones conforma el inventario de un Centro de Coste específico.
Reportes por CeCo: Los informes de compras, coste real y rentabilidades se generan por centros de coste, proporcionando una visión clara y administrativa centrada en cada CeCo.
Definición de "Ubicación" en Gstock
Relación con el Centro de Coste (CeCo) Aunque todo el control de stock en Gstock se realiza a través del Centro de Coste (CeCo), es importante entender la funcionalidad específica de una "ubicación". En términos prácticos, cada CeCo puede considerarse como un almacén monoalmacén; es decir, un solo centro que gestiona su propio inventario.
Funcionalidad de las Ubicaciones Para facilitar el proceso de inventario físico real, Gstock introduce la herramienta de "ubicaciones". Una ubicación típicamente corresponde a un lugar físico dentro de un CeCo donde se almacenan bienes inventariables. Ejemplos comunes de ubicaciones incluyen:
Cámara de refrigeración: para productos que requieren refrigeración.
Cava de vinos: específica para el almacenamiento de vinos.
Almacén de limpieza: destinado a productos de limpieza y utensilios.
Flexibilidad y Organización de Ubicaciones Un centro de coste puede incorporar múltiples ubicaciones sin un límite definido, lo que permite una organización detallada y eficiente del inventario. Gstock facilita la gestión de estas ubicaciones permitiendo:
Agrupación: Las ubicaciones pueden ser agrupadas bajo "ámbitos" para mejorar la organización. Por ejemplo, se pueden crear ámbitos como "cocina" para utensilios y alimentos preparados, y "sala" para elementos utilizados en el área de comedor.
Categorización: Esta función ayuda a clasificar y administrar las ubicaciones según las necesidades operativas y logísticas del CeCo.
Configuración Personalizada Gstock ofrece opciones para configurar la visualización de los listados de inventarios de manera personalizada. Esto permite a los usuarios ajustar cómo y qué información de inventario se muestra, facilitando así la gestión y el seguimiento efectivo del stock.
Para más detalles sobre cómo configurar y utilizar las ubicaciones en Gstock, los usuarios pueden referirse a la sección de ayuda de Gstock.
Definición de un Centro de Coste con "Centro de Ventas" (CeCoVe) en Gstock
Contexto Organizacional En el ámbito de la hostelería y la hotelería, especialmente en organizaciones complejas, existen diversas unidades operativas como cocinas centrales, obradores, economatos, y almacenes de mantenimiento. Estas unidades no solo gestionan sus propias compras y stocks mediante Gstock, sino que también necesitan manejar de manera eficaz las solicitudes y pedidos procedentes de otros centros de coste dentro de su grupo (Master).
Funcionalidad del Módulo CeVe Para atender estas necesidades específicas, Gstock incorpora el módulo "Central de Ventas" o CeVe. Este módulo se integra a un Centro de Coste (CeCo), expandiendo sus capacidades para incluir funciones de venta. Así, un CeCo equipado con CeVe puede:
Recibir Pedidos: Aceptar pedidos de otros centros de coste dentro del mismo grupo empresarial (Master).
Emitir Albaranes: Entregar pedidos y generar albaranes correspondientes, documentando la transferencia de bienes o servicios a otros centros de coste.
CeCoVe: Una Unidad de Compra y Venta Un CeCoVe, por definición, es un Centro de Coste que tiene la capacidad dual de comprar a proveedores externos y vender a otros centros de coste dentro del mismo Master. Esta dualidad permite a la unidad operar como un punto nodal en la red de suministros y demandas de la organización, facilitando un flujo eficiente de recursos y servicios entre las diferentes unidades operativas.
En la imagen superior podemos ver a la derecha el módulo “CeVe”, y en la imagen inferior un ejemplo de un Máster Gstock complejo, con más de un CeCo y un CeCoVe. El CeCo 3 puede recibir pedidos de los CeCos 1 y 2.
¿Qué es un “Grupo” de Centros de Coste en Gstock?
Propósito y Funcionalidad de la Herramienta “GRUPOS” La herramienta "GRUPOS" en Gstock está diseñada para facilitar la gestión coordinada de múltiples Centros de Coste que operan bajo condiciones homogéneas. Su uso es recomendado exclusivamente en escenarios donde los Centros de Coste tienen configuraciones idénticas en términos de proveedores, productos/formatos y recetas/escandallos.
Beneficios de Utilizar la Herramienta "GRUPOS" Cuando dos o más Centros de Coste forman parte de un mismo grupo, Gstock permite:
Uniformidad en Proveedores: Todos los CeCos del grupo trabajan con los mismos proveedores, garantizando consistencia en la calidad y en las condiciones de compra.
Uniformidad en Recetas y Escandallos: Todos los CeCos utilizan las mismas recetas y escandallos, lo que es crucial para empresas con conceptos de negocio idénticos que buscan estandarizar sus operaciones.
Uniformidad en Productos/Formatos: Se mantiene una uniformidad en los productos y formatos manejados, asegurando coherencia en la oferta al cliente final.
Implementación Automática para Nuevos Centros Esta herramienta resulta particularmente valiosa para empresas en expansión. Al incorporar un nuevo centro al grupo, Gstock automáticamente copia y aplica toda la configuración de proveedores, productos/formatos y recetas del grupo existente, lo que agiliza significativamente el proceso de configuración del nuevo CeCo.
Cuándo NO Usar la Herramienta “GRUPOS”
Máster con un Solo CeCo: No es necesario usar esta herramienta si el Máster de Gstock solo tiene un CeCo, ya que no hay necesidad de replicar o coordinar configuraciones entre múltiples centros.
Máster con CeCos Diversos: No se recomienda usar esta herramienta para Máster de Gstock que incluyen varios CeCos pero con diferencias significativas en proveedores, productos y recetas. En estos casos, la herramienta podría complicar la gestión en lugar de simplificarla.