Proveedor - Configurar exportación pedido

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Last updated: Sept 20, 2024 by Ezequiel Fritzsch
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Al enviar un pedido a un proveedor el sistema, por defecto, incluye dos ficheros adjuntos con la información del pedido: un “.pdf” y un “.csv”, fichero este último con una estructura estándar de campos del pedido que el proveedor puede utilizar para subirlo a su sistema de pedidos. Sin embargo, Gstock permite personalizar este fichero con los campos y la estructura que pudiera necesitar el proveedor para la subida a su sistema.

Además, con algún proveedor como la plataforma logística CONWAY, Gstock está integrado, es decir, que lo pedidos que se hacen desde la aplicación llegan directamente al sistema del proveedor de una manera predefinida sin que haya un correo electrónico de por medio.

Muy importante!!

Para asegurarnos de que los pedidos enviados a través de correo electrónico lleguen bien a nuestros proveedores hay un ajuste que sólo puede ser realizado por el cliente (el centro o restaurante) y requiere ciertos conocimientos avanzados, pero a nivel usuario. el responsable de gestionar dominios y correos electrónicos debe autorizar a Gstock a enviar estos correos electrónicos en nombre del cliente. 

Información detallada de este tema

En este post, se mostrará cómo configurar para cada proveedor la forma de hacerle llegar el pedido: estándar, personalizado o predefinido.

Para poder actualizar los datos de un proveedor es necesario previamente tener el "permiso" para utilizar esta funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración en el apartado de Usuarios. A este módulo solo se accede si se tiene el rol "ROLE_ADMIN". Si no lo tienes, consulta al administrador de Gstock de tu empresa

Pasos:

 

  1. Acceder desde la central al Módulo de proveedores. Aparecerá una vista del listado de proveedores que ya se han dado de alta.

  2. Pulsar Editar o hacer doble clic sobre el proveedor al que se desea actualizar la información.

  3. Acceder dentro del menú del proveedor a Configurar exportación pedido.

  4. Al entrar por primera vez, la configuración por defecto del pedido es estándar, es decir, se envía al proveedor un correo electrónico con un fichero “.csv” que tiene los siguientes campos y en este orden:

    • REFERENCIA del producto (la que utiliza el proveedor)

    • DESCRIPCIÓN del producto

    • CANTIDAD

    • FORMATO

    • OBSERVACIONES por producto (no confundir con las observaciones del pedido).

  5. Si se desea, se puede personalizar la estructura del fichero (es decir, los campos y el orden en el que se quiere que aparezcan). Para ello, haciendo clic sobre Personalizado se habilitan dos columnas: Columnas Configurables y Configuración. Para configurar los campos del fichero “.csv” del pedido se debe pulsar manteniendo sobre los campos de Columnas configurables y arrástralo hasta la zona de Configuración. Una vez arrastrada, se puede situar en el orden que se desee, modificar el nombre del campo e incluso definir si es un campo obligatorio o no.

Si se marca un campo como obligatorio el sistema no deja enviar el pedido si no tiene información. Hay campos que el sistema rellena por defecto y otros, como la referencia del proveedor que depende de cómo se haya configurado el formato de un producto.

6. En caso de que el proveedor esté integrado con Gstock se debe utilizar la funcionalidad Predefinido seleccionando el TIPO DE EXPORTACION que aplique según el caso.

Por otro lado, para que esta integración funcione correctamente hay que configurar estas dos funcionalidades:

  • En la pestaña 'centros de coste' del submenú de este proveedor, encontrarás un campo llamado 'código de cliente' que es el código que nos asigna el proveedor a nosotros y que será diferente para cada local que tengamos. Este código nos lo tiene que dar el proveedor y tendremos que ponerlo correctamente para que identifique que este pedido es nuestro.

  • Cuando demos de alta el catálogo de este proveedor, tendremos que rellenar escrupulosamente todos los campos del formato, y muy especialmente:

    • Campo 'referencia formato proveedor' que vemos al añadir un nuevo proveedor al formato.

    • Campo 'nombre del formato', a ser posible que se parezca al nombre que utiliza el proveedor.

    • Campo EAN del formato de pedido (ejemplo: 'caja de 25 botellas', y de almacén (ejemplo: 'botella de 20 cl') si es posible.

7. Una vez definido la configuración deseada hacer clic sobre Guardar Configuración.

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