Protocolos para el intercambio de ficheros electrónicos

Gstock tiene sus propias formas de enviar pedidos y recibir albaranes con los proveedores. Estas opciones son la combinación de tipos de ficheros y formas de envío (transporte). Así tenemos ficheros de tipo csv, XML y Json, y todos estos tipos de ficheros pueden ser enviados a través de distintas tecnologías: mail, SFTP o API.

Respecto a el envío de pedidos a proveedores desde Gstock, existen tres opciones:

1. Proveedores que aceptan el tipo de fichero estándar y envío por defecto: csv + pdf enviados por correo electrónico o SFTP.

2. Proveedores que reciben el tipo de fichero personalizado por el usuario de Gstock y envío por defecto: csv + pdf enviados por correo electrónico o SFTP o API.

3. Configuración tipo “predefinido” , consiste en utilizar un fichero creado por Gstock a medida del proveedor.

Adicionalmente a esta introducción, el objetivo de este post es dar a conocer los nuevos protocolos para el envío de pedidos y recepción de albaranes según protocolos muy extendidos: el protocolo EDI y el protocolo BAVEL.

Ambos protocolos significan que Gstock a adoptado sus tipos de fichero de pedidos y de albaranes, así como también el modo de envío, lo que permite, con uno solo de estos protocolos, la capacidad de trabajar con muchos proveedores en lugar de tener que negociar la integración con cada uno de ellos.

Gstock quiere aclarar que para usar cada uno de estos protocolos hay que contratar los servicios de:

• Bavel / Voxel

• Un distribuidor autorizado de EDI

En ambos casos, los servicios suponen un coste adicional que se gestiona directamente entre el usuario de Gstock y ellos, Gstock no interviene en la relación, pero sí ha desarrollado lo necesario para que funcione.

Dicho todo lo anterior, si el usuario quiere comenzar a usar EDI o Voxel para el envío de pedidos y recepción de albaranes electrónicos, estos son los pasos a seguir:

1. Contratar los servicios de Voxel y/o EDI, para ello es imprescindible que un administrador de panel de GSTOCK entre en el configurador del panel y acceda a Configuración > Globales y active la opción deseada y guardamos cambios: (seguimos el ejemplo de configurar Bavel)

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2. Esta integración va a necesitar que desde Gstock se configure una aplicación de salida (o servicio de entrega) para que los pedidos se entreguen por SFTP en vez de por correo electrónico. Voxel tiene que facilitar al usuario administrador de Gstock los siguientes datos para configurar el SFTP:

   1. URL o IP del SFTP de Voxel

   2. El puerto (normalmente el 22)

   3. uUsuario

   4. Contraseña

   5. Ruta de entrega

3. Volvemos al panel de Gstock y entramos en cada uno de los proveedores que vayan a utilizar este protocolo, para ello editamos el primer proveedor y:

   1. Vamos a la pestaña “Configurar exportación de Pedidos”

   2. Elegimos método “Predefinido”

   3. Abajo, en “tipo de exportación”, elegimos “Voxel”

   4. Seleccionamos el servicio de SFTP ya configurado y escribimos la ruta de entrega que nos facilitó Voxel (que empiece y acabe con “/”

   5. Guardamos cambios

      Open

      

Resumen de los pasos necesarios:

1. Contratar servicio de Voxel o EDI

2. Solicitamos datos de entrega de ficheros tipo SFTP

3. Creamos la aplicación de salida en Gstock (SFTP)

Cada uno de los protocolos aquí mencionados utilizan unas tablas de unidades de medida propias, por ejemplo:

BAVEL/VOXEL: todos los productos de su catálogo han de entregarse con una de estas unidades:

Gstock ha creado una nueva unidad de medida además de las que ya tiene.

Actalmente Gstock tiene:

1. Unidad de RECETA

2. Unidad de ALMACÉN

3. Unidad de PEDIDO

4. Unidad de VISUALIZACIÓN

A partir de ahora hay una quinta y nueva unidad:

• Unidad “FORMATO PROVEEDOR”

Vamos a poner un ejemplo con el producto “Aceite de Oliva suave”:

1. Unidad de RECETA: “Mililitro”

2. Unidad de ALMACÉN: “Garrafa de 5 Litros”

3. Unidad de PEDIDO: “Caja X 3 Garrafa X 5 Lts”

4. Unidad de VISUALIZACIÓN: “Litro”

5. Unidad FORMATO PROVEEDOR”: “Cajas”

Las primeras 4 unidades son las habituales en Gstock y no vamos a explicarlas ahora, pero vamos con la nueva, la quinta, “FORMATO PROVEEDOR”.

Esta unidad es la unidad en la que el proveedor espera el pedido:

• En vez de : 3 unidades de Caja X 3 Garrafa X 5 Lts

• El proveedor espera: 3 Cajas

Por lo que Gstock, cada vez que va a enviar un pedido hace la conversión de manera automática para que ellos reciban el pedido con la tabla propia (Bavel).

Gstock ya ha configurado las tablas Bavel y también EDI , pero cada cliente de Gstock tiene que configurar la equivalencia entre la unidad de Gstock (almacén o pedido) que utilice para pedir, y la unidad del FORMATO PROVEEDOR que el proveedor desea recibir el pedido.

Es importante aclarar que es necesario configurar esta nueva unidad con los proveedores EDI o BAVEL para que todo funcione.

¿Desde dónde se configura esta unidad?

Esta unidad se configura desde el panel de Gstock, productos > listado de formatos > CONFIGURACIÓN DE ENVÍO Y RECEPCIÓN

Una vez aquí, hay que tener claro en qué unidad espera el proveedor este artículo, y en el desplegable de la unidad en la que vamos a pedir, seleccionamos la equivalencia y la unidad:

Vamos a configurar el mismo formato de pedido con dos opciones distintas:

Imaginemos que el proveedor quiere recibirlo en “Cajas” (tabla Bavel)

Imaginemos que el proveedor desea recibirlo en “Lts” (tabla Bavel)