Integración con Voxel

Voxel es una compañía que gestiona la relación entre agentes HORECA y clientes finales. Les acompaña en el proceso de pedidos y conciliación albaranes/facturas incluso el pago. También integran con ERP’s contables.

¿Qué sinergias hay entre Gstock y Voxel?

Gstock y Voxel se complementan perfectamente porque:

  1. Voxel no gestiona Stocks

  2. Gstock tiene muy pocas integraciones con proveedores, Voxel tiene muchísimas

  3. Gstock gestiona pedidos, pero usa las integraciones de Voxel para que le lleguen a los proveedores y además Voxel consigue y envía a Gstock los albaranes electrónicos.

  4. Gstock también gestiona la recepción de los pedidos, por lo que informa a Voxel de todas las incidencias para que Voxel avise al proveedor y estas incidencias se tengan en cuenta a la hora de conciliar albaranes con facturas y no se pague de más.

 

Ejemplo de la integración:

¿Cómo se ejecuta la integración?

Gstock intercambia con Voxel los siguientes documentos:

  1. Pedido (Gstock > Voxel) utilizando la tecnología API (ya en funcionamiento)

  2. Albarán (Voxel > Gstock) (en desarrollo)

Una vez hecha esta configuración, desde Gstock qué hay que hacer?

Para enviar pedidos desde Gstock a un proveedor a través de Voxel utilizando la tecnología API.

  • ¿Qué ventajas tiene enviar pedidos por API a través de Voxel?

    • Comparado con el método habitual de Gstock (correo electrónico), la API ofrece mucha más seguridad y menos incidencias que el servicio de correo.

    • Entra directamente en el sistema ERP de pedidos del proveedor.

    • Favorece el intercambio digital de ficheros, por lo que será más fácil que el proveedor envíe al cliente el albarán digital a Gstock a través de Voxel (próximamente)

  • En este flujo intervienen:

    1. el cliente que realiza el pedido

    2. el proveedor que lo recibe

    3. Gstock

    4. Voxel, que actúa facilitando la integración entre Gstock y proveedor.

el flujo es como sigue:

Cliente hace un pedido desde Gstock > Gstock lo entrega a Voxel por API > Voxel lo entrega al proveedor por API

 

  • ¿Qué necesito para activar el envío de pedidos al proveedor a través de Voxel?

PASO A PASO (resumen, detalles a continuación)

  1. Activar en configuración>globales: “ACTIVAR ENVÍOS Y RECEPCIONES BAVEL”

    • (Bavel es la red de Voxel)

  2. Dar de alta en Gstock el catálogo de productos / formatos

  3. Dar de alta o confirmar correcta alta del proveedor con todos sus datos

  4. Editar Proveedor y activar el envío de pedidos por API

  5. Registrar el formato del proveedor para pedidos API


DETALLES DE CADA PASO:

  1. Ser cliente de Gstock y del proveedor a integrar. Confirmar con el proveedor si se encuentra integrado con Voxel (actualmente hay 1.600 proveedores integrados en España).

  2. Activar, por una única vez, “ACTIVAR ENVÍOS Y RECEPCIONES BAVEL” en el panel admin>configuraciones>opciones>globales

    • Esta activación sólo es necesaria para integrar con el primer proveedor Voxel, y ya quedará activa para nuevos proveedores:

      image-20240919-194603.png

  3. Proveedor correctamente dado de alta en Gstock:

    • Específicamente registrar la referencia que el proveedor asigna a cada centro de coste de Gstock y registrarlo (imprescindible)

  4. Catálogo de productos/formatos de compra del proveedor correctamente dados de alta en Gstock:

  5. Activar el envío de pedidos del proveedor a “VOXEL/BAVEL (API/JSON)”

    • Volvemos al panel de Gstock y entramos en cada uno de los proveedores que vayan a utilizar este protocolo, para ello editamos el primer proveedor y:

    • Vamos a la pestaña “Configurar exportación de Pedidos”

    • Elegimos método “Predefinido”

    • En el desplegable, seleccionamos “VOXEL/BAVEL (API/JSON)”

       

  6. registrar la “unidad de formato del proveedor”, que son las unidades a las que Voxel necesita normalizar para tramitar pedidos. Esta es la tabla que ya está precargada en Gstock, pero hay que ir a cada formato y registrarla. Sólo el proveedor puede decirnos qué unidad utiliza cada producto.

    • esta es la tabla:

Bien, pero, ¿cómo se configura este nuevo formato?

Gstock ya ha configurado las tablas Bavel y también EDI , pero cada cliente de Gstock tiene que configurar la equivalencia entre la unidad de Gstock (almacén o pedido) que utilice para pedir, y la unidad del FORMATO PROVEEDOR que el proveedor desea recibir el pedido.

Es importante aclarar que es necesario configurar esta nueva unidad con los proveedores EDI o BAVEL para que todo funcione.

¿Desde dónde se configura esta unidad?

Esta unidad se configura desde el panel de Gstock, productos > listado de formatos > CONFIGURACIÓN DE ENVÍO Y RECEPCIÓN

Una vez aquí, hay que tener claro en qué unidad espera el proveedor este artículo, y en el desplegable de la unidad en la que vamos a pedir, seleccionamos la equivalencia y la unidad:

Vamos a configurar el mismo formato de pedido con dos opciones distintas:

Imaginemos que el proveedor quiere recibirlo en “Cajas” (tabla Bavel)

Imaginemos que el proveedor desea recibirlo en “Lts” (tabla Bavel)

El usuario de Gstock que necesite configurar uno de estos protocolos tiene que contactar al proveedor y solicitarle una lista de productos con los formatos esperados (Bavel o EDI) para poder configurarlos en Gstock.