Integración con Voxel

Voxel es una compañía que gestiona la relación entre agentes HORECA y clientes finales. Les acompaña en el proceso de pedidos y conciliación albaranes/facturas incluso el pago. También integran con ERP’s contables.

¿Qué sinergias hay entre Gstock y Voxel?

Gstock y Voxel se complementan perfectamente porque:

1. Voxel no gestiona Stocks

2. Gstock tiene muy pocas integraciones con proveedores, Voxel tiene muchísimas

3. Gstock gestiona pedidos, pero usa las integraciones de Voxel para que le lleguen a los proveedores y además Voxel consigue y envía a Gstock los albaranes electrónicos.

4. Gstock también gestiona la recepción de los pedidos, por lo que informa a Voxel de todas las incidencias para que Voxel avise al proveedor y estas incidencias se tengan en cuenta a la hora de conciliar albaranes con facturas y no se pague de más.

Ejemplo de la integración:

Open

¿Cómo se ejecuta la integración?

Gstock intercambia con Voxel los siguientes documentos:

1. Pedido (Gstock > Voxel) utilizando la tecnología API (ya en funcionamiento)

2. Albarán (Voxel > Gstock) (en desarrollo)

Una vez hecha esta configuración, desde Gstock qué hay que hacer?

Para enviar pedidos desde Gstock a un proveedor a través de Voxel utilizando la tecnología API.

• ¿Qué ventajas tiene enviar pedidos por API a través de Voxel?

  • Comparado con el método habitual de Gstock (correo electrónico), la API ofrece mucha más seguridad y menos incidencias que el servicio de correo.

  • Entra directamente en el sistema ERP de pedidos del proveedor.

  • Favorece el intercambio digital de ficheros, por lo que será más fácil que el proveedor envíe al cliente el albarán digital a Gstock a través de Voxel (próximamente)

• En este flujo intervienen:

  1. el cliente que realiza el pedido

  2. el proveedor que lo recibe

  3. Gstock

  4. Voxel, que actúa facilitando la integración entre Gstock y proveedor.

• ¿Qué necesito para activar el envío de pedidos al proveedor a través de Voxel?

PASO A PASO (resumen, detalles a continuación)

1. Activar en configuración>globales: “ACTIVAR ENVÍOS Y RECEPCIONES BAVEL”

   • (Bavel es la red de Voxel)

2. Dar de alta en Gstock el catálogo de productos / formatos

3. Dar de alta o confirmar correcta alta del proveedor con todos sus datos

4. Editar Proveedor y activar el envío de pedidos por API

5. Registrar el formato del proveedor para pedidos API

DETALLES DE CADA PASO:

1. Ser cliente de Gstock y del proveedor a integrar. Confirmar con el proveedor si se encuentra integrado con Voxel (actualmente hay 1.600 proveedores integrados en España).

2. Activar, por una única vez, “ACTIVAR ENVÍOS Y RECEPCIONES BAVEL” en el panel admin>configuraciones>opciones>globales

   • Esta activación sólo es necesaria para integrar con el primer proveedor Voxel, y ya quedará activa para nuevos proveedores:

     Open

     

3. Proveedor correctamente dado de alta en Gstock:

   • Específicamente registrar la referencia que el proveedor asigna a cada centro de coste de Gstock y registrarlo (imprescindible)

4. Catálogo de productos/formatos de compra del proveedor correctamente dados de alta en Gstock:

5. Activar el envío de pedidos del proveedor a “VOXEL/BAVEL (API/JSON)”

   • Volvemos al panel de Gstock y entramos en cada uno de los proveedores que vayan a utilizar este protocolo, para ello editamos el primer proveedor y:

   • Vamos a la pestaña “Configurar exportación de Pedidos”

   • Elegimos método “Predefinido”

   • En el desplegable, seleccionamos “VOXEL/BAVEL (API/JSON)”

      

6. registrar la “unidad de formato del proveedor”, que son las unidades a las que Voxel necesita normalizar para tramitar pedidos. Esta es la tabla que ya está precargada en Gstock, pero hay que ir a cada formato y registrarla. Sólo el proveedor puede decirnos qué unidad utiliza cada producto.

   • esta es la tabla:

Bien, pero, ¿cómo se configura este nuevo formato?

Gstock ya ha configurado las tablas Bavel y también EDI , pero cada cliente de Gstock tiene que configurar la equivalencia entre la unidad de Gstock (almacén o pedido) que utilice para pedir, y la unidad del FORMATO PROVEEDOR que el proveedor desea recibir el pedido.

Es importante aclarar que es necesario configurar esta nueva unidad con los proveedores EDI o BAVEL para que todo funcione.

¿Desde dónde se configura esta unidad?

Esta unidad se configura desde el panel de Gstock, productos > listado de formatos > CONFIGURACIÓN DE ENVÍO Y RECEPCIÓN

Una vez aquí, hay que tener claro en qué unidad espera el proveedor este artículo, y en el desplegable de la unidad en la que vamos a pedir, seleccionamos la equivalencia y la unidad:

Vamos a configurar el mismo formato de pedido con dos opciones distintas:

Imaginemos que el proveedor quiere recibirlo en “Cajas” (tabla Bavel)

Imaginemos que el proveedor desea recibirlo en “Lts” (tabla Bavel)