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Gestión de Pedidos a Proveedores en Gstock
Funcionalidades Principales de Pedidos en Gstock
Gstock ofrece una plataforma robusta para realizar pedidos directamente a los proveedores, proporcionando herramientas eficaces para una comunicación clara y efectiva, lo que mejora significativamente la gestión de la cadena de suministro. Entre sus funcionalidades destacadas se incluyen:
Planificación Anticipada: Permite organizar los pedidos con tiempo de antelación, asegurando una gestión eficiente del inventario.
Precisión en los Pedidos: Facilita la especificación exacta de los productos necesarios, minimizando errores de comunicación.
Seguimiento de Pedidos: Posibilidad de llevar un registro detallado de los pedidos y visualizar su estado para confirmar que la mercancía recibida coincide con la solicitada.
Preparación de Albaranes: Antes de confirmar la recepción de la mercancía,
tenerlos albaranes
prácticamente hechos, lo que significa, tener la compra registrada al máximose preparan automáticamente, registrando la compra con un alto nivel de detalle.
- Establecer, si así se requiere,
Procesos de Aprobación: Se puede establecer un proceso de aprobación
de los pedidos antes de enviarlos al proveedorpara los pedidos, asegurando que todos los envíos a proveedores sean revisados y autorizados adecuadamente.
| Info |
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NotaPara realizar pedidos es necesario previamente tener el "permiso" para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración |
| Warning |
|---|
Muy importante!!Para asegurarnos de garantizar que los pedidos enviados a través de correo electrónico lleguen bien a nuestros sean recibidos correctamente por los proveedores, hay es crucial realizar un ajuste técnico que sólo solo puede ser realizado configurado por el cliente (el centro o restaurante) y requiere ciertos conocimientos avanzados, pero a nivel usuario. El responsable de gestionar los dominios y correos electrónicos de vuestro del restaurante , debe autorizar a Gstock a para enviar estos correos electrónicos en nombre del cliente. Este ajuste requiere conocimientos avanzados a nivel de usuario. |
Hay dos maneras de hacer un pedido: por proveedor o por lista. En este post, vamos a ver la primera.
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Pasos:
En el sector de restauración esta suele ser la manera más común de realizar los pedidos: seleccionar el proveedor al que se quiere realizar el pedido y, a partir de la lista de productos-formatos de dicho proveedor, definir las cantidades de cada uno de ellos y enviar el pedido. Para ello, hay que seguir los siguientes pasos:
Acceder al módulo de Pedidos
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, en el que se visualiza el listado de pedidos ya registrados para el intervalo de fechas seleccionado.
Info Si se trata de un modelo con una central y varios centros de coste (restaurantes) hay que acceder a este módulo desde cada uno de los centros de coste.
Hacer clic en Pedido Proveedor
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Seleccionar el proveedor
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y una fecha prevista de entrega
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Introducir, si se considera oportuno, un comentario general del pedido en Observaciones del pedido. Ej. Llegar antes de las 10h00.
Elegir entre las siguientes opciones:
Utilizar lista completa de productos
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Utilizar con buscador de productos
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Introducir las cantidades en los productos-formatos deseados.
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Info title Nota Existe una opción para permitir o no la visualización de los precios de los productos al realizar los pedidos, no obstante, siempre se podrá ver la valoración total del pedido antes de enviarlo en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Si aplica, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en
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. Ej. Enviar las de color azul.
Una vez finalizado, hacer clic en
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Info title Nota Gstock permite crear un flujo en el proceso de pedido, de manera que asignando los perfiles adecuados, un usuario pueda solo proponer pedidos antes de que sean enviados, otro solo autorizarlos y otro, en última instancia, enviarlos. Lo normal, suele ser que el mismo usuario que diseña el pedido pueda enviarlos directamente al proveedor.
Si propone o autoriza, el pedido se guarda en la parrilla de listados de pedidos en el estado que corresponda. Posteriormente, con el perfil adecuado, se puede editar y, en su caso, enviar.
Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en la ficha del proveedor.
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Info title Nota Gstock permite enviar el pedido a todas las direcciones de correo que se tengan configuradas tanto en la ficha como en contactos del proveedor.
Una vez enviado, al proveedor le llegará el pedido a través del correo electrónico, siendo el remitente la dirección de correo con el que está registrado el usuario que ha realizado el envío. El correo contendrá el pedido en el propio cuerpo del correo, como documento PDF adjunto y en un fichero Excel (parametrizable) con los campos del pedido por si le sirviera para subirlo a sus sistema. Además, el propio cuerpo del correo habrá un link
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Info title Aviso IMPORTANTE: se recomienda que al enviar el primer pedido se verifique con el proveedor que le ha llegado a su bandeja de entrada. Se recomienda ir el post "Mi proveedor no recibe los pedidos por e-mail" para ver por qué puede pasar esto y cómo solucionarlo.
El pedido quedará en la parrilla del listado de pedidos con un código asignado automáticamente por el sistema en estado enviado y listo para su recepción y conversión en un albarán de entrada.
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