¿Cómo hacer un pedido por proveedor?

Gestión de Pedidos a Proveedores en Gstock

Funcionalidades Principales de Pedidos en Gstock

Gstock ofrece una plataforma robusta para realizar pedidos directamente a los proveedores, proporcionando herramientas eficaces para una comunicación clara y efectiva, lo que mejora significativamente la gestión de la cadena de suministro. Entre sus funcionalidades destacadas se incluyen:

Planificación Anticipada: Permite organizar los pedidos con tiempo de antelación, asegurando una gestión eficiente del inventario.
Precisión en los Pedidos: Facilita la especificación exacta de los productos necesarios, minimizando errores de comunicación.
Seguimiento de Pedidos: Posibilidad de llevar un registro detallado de los pedidos para confirmar que la mercancía recibida coincide con la solicitada.
Preparación de Albaranes: Antes de confirmar la recepción de la mercancía, los albaranes se preparan de forma ágil, registrando la compra con un alto nivel de detalle.
Procesos de Aprobación: Se puede establecer un proceso de aprobación para los pedidos, asegurando que todos los envíos a proveedores sean revisados y autorizados adecuadamente con los distintos estados de pedidos (propuesto, autorizado)

Nota

Para realizar pedidos es necesario previamente tener el "permiso" para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración en el apartado de Usuarios. A este módulo solo se accede si se tiene el rol "ROLE_ADMIN". Si no lo tienes, consulta al administrador de Gstock de tu master.

Muy importante!!

Para garantizar que los pedidos enviados a través de correo electrónico sean recibidos correctamente por los proveedores, es crucial realizar un ajuste técnico que solo puede ser configurado por el cliente (el centro o restaurante). El responsable de gestionar los dominios y correos electrónicos del restaurante debe autorizar a Gstock para enviar estos correos en nombre del cliente. Este ajuste requiere conocimientos avanzados a nivel de usuario.

Información detallada de este tema

Hay varias maneras de hacer un pedido: por proveedor, por lista, por subasta o centralizado. En este post, vamos a ver la primera.

Proceso de Realización de Pedidos a Proveedores en Gstock

Acceso y Navegación en el Módulo de Pedidos.

Acceder al Módulo de Pedidos:
- Dirígete al módulo de Pedidos , donde podrás visualizar el listado de pedidos ya registrados para el intervalo de fechas seleccionado.

En el caso de trabajar con una estructura central y varios centros de coste (restaurantes), accede desde cada centro de coste respectivamente.

Creación y Envío de Pedidos

Selección del Proveedor:

Haz clic en 'Pedido Proveedor
- Elige el proveedor deseado y selecciona la fecha prevista de entrega.

Opcionalmente, añade un comentario general en el campo 'Observaciones del pedido' para especificar detalles como "Llegar antes de las 10h".

Selección de Productos y Cantidades:

Decide si utilizar la lista completa de productos del proveedor para visualizar y editar cantidades directamente.
O selecciona productos específicos usando el buscador de productos .
Introduce las cantidades deseadas para cada producto-formato.

Si procede, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en . Ej. Enviar tomate maduro.
Una vez finalizado, hacer clic en según corresponda.

Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en la ficha del proveedor.

Una vez que el pedido es enviado, el proveedor recibirá un correo electrónico proveniente de la dirección registrada del usuario que efectuó el envío. Este correo incluirá el pedido tanto en el cuerpo del mensaje como en adjuntos en formato PDF y Excel, este último (parametrizable) con los campos del pedido para facilitar su carga en sistemas externos del proveedor. Adicionalmente, en el cuerpo del correo se proporcionará un enlace que, al ser seleccionado por el proveedor, actualizará el estado del pedido a “leído” en nuestro sistema, permitiendo así confirmar la recepción y visualizar la interacción del proveedor con el pedido.
El pedido quedará en la parrilla del listado de pedidos con una referencia asignada automáticamente por el sistema en estado enviado y listo para su recepción y conversión en un albarán de entrada.