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Gestión y Uso de Plantillas Centrales de Pedidos

Gestión y Uso de Plantillas Centrales de Pedidos

Owned by Ezequiel Fritzsch
Last updated: Jan 30, 2025
5 min read

Este artículo explica cómo crear y administrar listas de productos (Plantillas Centrales de Pedidos) desde el Panel Admin, y cómo los Centros de Coste pueden utilizarlas para realizar Pedidos por Lista de forma ágil.

1. Descripción General

La Plantilla Central de Pedidos es una funcionalidad diseñada para grandes clientes que gestionan múltiples Centros de Coste (CeCos) en Gstock. Permite:

  • Crear listas de productos (con formatos, proveedores y cantidades sugeridas) desde el Panel Admin.

  • Asignar dichas listas a uno o varios CeCos o grupos de CeCos.

  • Utilizar esas listas en el proceso de Pedido por Lista desde cada CeCo, manteniendo coherencia y agilidad en los aprovisionamientos.

2. Roles y Permisos Necesarios

  • Rol Admin: Puede acceder a la sección de “Gestionar plantillas centrales de pedidos”, creando y modificando listas.

  • Rol user center (usuario de Centro de Coste): Puede visualizar y utilizar las plantillas asignadas, pero no editarlas.

3. Acceder a la Gestión de Plantillas Centrales

  1. Inicia sesión como usuario con rol administrador.

  2. En el menú principal de Gstock, ve a:
    Compras → Operaciones de compras → Pedidos → Gestionar plantillas centrales de pedidos.

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  1. Verás un listado de plantillas existentes (si las hubiera), con información como nombre, número de productos, número de CeCos asignados, fecha y usuario de última modificación, etc.

4. Crear y Configurar una Nueva Plantilla Central

4.1. Datos Generales

  1. Pulsa el botón “Nueva plantilla”.

    image-20250130-180627.png

  2. En la pantalla de creación, rellena:

    • Nombre: Un título descriptivo para la lista (ej.: “Pedidos Congelados – Grupo X”).

    • Asignar CeCos / Grupos: Selecciona los centros o agrupaciones que podrán ver y usar esta plantilla.

    • Notas (opcional): Información adicional o instrucciones para quien use la plantilla.

4.2. Búsqueda Avanzada de Productos/Formatos

  1. Una vez definido el nombre y los CeCos, verás un buscador para localizar productos o formatos.

  2. Puedes filtrar por categoría, proveedor, texto libre, etc. (la preselección de categoría se mantiene para que añadas varios productos sin perder el filtro).

  1. Selecciona los formatos que desees incluir:

    • Asegúrate de que dichos formatos estén asignados a los CeCos seleccionados.

    • Si un formato no está asignado, Gstock mostrará un aviso

      y no te permitirá añadirlo hasta que lo vincules adecuadamente en la configuración de formatos.

4.3. Guardar la Plantilla

  1. Agrega la cantidad sugerida de cada producto (opcional).

  2. Haz clic en “Guardar plantilla”.

  1. La nueva plantilla se mostrará en el listado de plantillas, disponible para los CeCos asignados.

5. Edición, Eliminación y Actualización Automática

  • Editar: Permite modificar el nombre, los CeCos asignados, los productos incluidos, el proveedor y la cantidad sugerida.

  • Eliminar: Retira la plantilla del sistema. Esta acción es irreversible, por lo que se recomienda precaución.

  • Actualización automática: Cualquier cambio que hagas en la plantilla desde el panel admin se reflejará inmediatamente en los CeCos que tengan esa plantilla asignada.

6. Operativa en el Centro de Coste

6.1. Acceder a “Pedidos por Lista”

  1. Inicia sesión en Gstock con tu rol de CeCo.

  2. Ve al menú: Compras → Operaciones de compras → Pedidos → Pedidos por lista.

  3. Encontrarás dos pestañas o secciones:

    • Listas propias del CeCo.

    • Plantillas centrales de pedidos (creadas desde el panel admin).

6.2. Seleccionar Plantilla Central

  1. Haz clic en la pestaña “Plantillas centrales de pedidos”.

  2. Escoge del desplegable la plantilla que vayas a usar.

    • Si no aparece, revisa que tu CeCo esté asignado en la configuración hecha por el admin.

6.3. Añadir Cantidades

  1. Tras seleccionar la plantilla, verás el listado de productos (con formato y unidad) definido por el admin.

  2. Completa la cantidad que deseas pedir de cada producto.

  3. Si no necesitas un producto de la lista para este pedido, déjalo en cantidad 0 (o vacío).

6.4. Crear y Enviar el Pedido

  1. Pulsa “Crear pedido” para generar el pedido.

  2. El pedido se registrará con las cantidades que acabas de definir, siguiendo el flujo habitual de pedidos en Gstock.

  3. Podrás revisarlo en Compras → Operaciones de compras → Pedidos → Listado de pedidos.

7. Corner Cases y Especificaciones Clave

  • Multi-idioma / Multi-divisa: Las plantillas se muestran adaptadas a la configuración de idioma y divisa del centro o del usuario.

  • Web y App Móvil: El uso de plantillas centrales para pedidos por lista está disponible en ambos entornos.

  • Formatos No Asignados: Si un formato no está asignado a alguno de los CeCos seleccionados, el sistema lo advertirá y no permitirá añadirlo hasta corregir la vinculación.

  • Permisos: Solo usuarios con privilegios de creación/edición de listas desde panel admin pueden gestionar las plantillas.

  • No editable desde CeCo: El CeCo no puede modificar productos ni configuraciones de la lista; solo introducir cantidades en los campos visibles.

8. Buenas Prácticas y Recomendaciones

  1. Nombres Descriptivos: Asigna nombres claros que indiquen el tipo de productos (por ej.: “Secos Grupo X”, “Bebidas Grupo X”).

  2. Agrupar CeCos Similares: Para facilitar la gestión y evitar duplicar listas con el mismo contenido.

  3. Verificar Asignaciones: Antes de guardar la plantilla, asegúrate de que todos los formatos están correctamente asignados a los CeCos correspondientes.

  4. Mantener la Información Actualizada:

    • Elimina productos que ya no se usen.

    • Corrige proveedores o formatos obsoletos.

  5. Revisión Periódica: Para grandes grupos, se recomienda revisar las plantillas con regularidad y así mantenerlas alineadas con necesidades reales.

9. Glosario de Términos

  • CeCo (Centro de Coste): Unidad o área dentro de la organización con un registro propio de gastos/ingresos.

  • Formato: Presentación o unidad de compra del producto (caja, bote, saco, etc.).

  • Proveedor: Entidad o empresa que suministra los productos.

Conclusión

Con este flujo de Gestión y Uso de Plantillas Centrales de Pedidos, tu organización podrá:

  • Centralizar la creación de listas de productos comunes a varios CeCos.

  • Mantener el control sobre productos, formatos y proveedores.

  • Facilitar la labor de los CeCos a la hora de realizar pedidos por lista, garantizando coherencia y actualizaciones instantáneas en todos los centros asignados.

Si requieres más información o asistencia, contacta al equipo de soporte de Gstock o consulta la Documentación de Pedidos para flujos adicionales (recepción de pedidos, reporting, etc.).