Gestión de Pedidos a Proveedores en Gstock
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Planificación Anticipada: Permite organizar los pedidos con tiempo de antelación, asegurando una gestión eficiente del inventario.
Precisión en los Pedidos: Facilita la especificación exacta de los productos necesarios, minimizando errores de comunicación.
Seguimiento de Pedidos: Posibilidad de llevar un registro detallado de los pedidos y visualizar su estado para confirmar que la mercancía recibida coincide con la solicitada.
Preparación de Albaranes: Antes de confirmar la recepción de la mercancía, los albaranes se preparan automáticamentede forma ágil, registrando la compra con un alto nivel de detalle.
Procesos de Aprobación: Se puede establecer un proceso de aprobación para los pedidos, asegurando que todos los envíos a proveedores sean revisados y autorizados adecuadamente .con los distintos estados de pedidos (propuesto, autorizado)
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NotaPara realizar pedidos es necesario previamente tener el "permiso" para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración |
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Muy importante!!Para garantizar que los pedidos enviados a través de correo electrónico sean recibidos correctamente por los proveedores, es crucial realizar un ajuste técnico que solo puede ser configurado por el cliente (el centro o restaurante). El responsable de gestionar los dominios y correos electrónicos del restaurante debe autorizar a Gstock para enviar estos correos en nombre del cliente. Este ajuste requiere conocimientos avanzados a nivel de usuario. |
Hay dos varias maneras de hacer un pedido: por proveedor o , por lista, por subasta o centralizado. En este post, vamos a ver la primera.
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Proceso de Realización de Pedidos a Proveedores en Gstock
Acceso y Navegación en el Módulo de Pedidos.
Acceder al Módulo de Pedidos:
Dirígete al módulo de Pedidos
, donde podrás visualizar el listado de pedidos ya registrados para el intervalo de fechas seleccionado.
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Opcionalmente, añade un comentario general en el campo 'Observaciones del pedido' para especificar detalles como "Llegar antes de las 10h0010h".
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Selección de Productos y Cantidades:
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NotaExiste una opción para permitir o no la visualización de los precios de los productos al realizar los pedidos, no obstante, siempre se podrá ver la valoración total del pedido antes de enviarlo en la esquina inferior derecha de la pantalla. |
Si aplicaprocede, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en
. Ej. Enviar las de color azultomate maduro. Una vez finalizado, hacer clic en
según apliquecorresponda.
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NotaGstock permite crear un flujo en el proceso de pedido, de manera que asignando los perfiles adecuados, un usuario pueda solo proponer pedidos antes de que sean enviados, otro solo autorizarlos y otro, en última instancia, enviarlos. Lo normal, suele ser que el mismo usuario que diseña el pedido pueda enviarlos directamente al proveedor. Si propone o autoriza, el pedido se guarda en la parrilla de listados de pedidos en el estado que corresponda. Posteriormente, con el perfil adecuado, se puede editar y, en su caso, enviar. |
Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en la ficha del proveedor.
| Info |
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NotaGstock permite enviar el pedido a todas las direcciones de correo que se tengan configuradas tanto en la ficha como en contactos del proveedor. Además, podemos seleccionar una opción en configuración global, dónde enviar al contacto por defecto sin necesidad de seleccionar cada vez que se realiza un pedido, un contacto del proveedor |
Una vez que el pedido es enviado,
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el proveedor recibirá un correo electrónico proveniente de la dirección registrada del usuario que efectuó el envío. Este correo incluirá el pedido tanto en el cuerpo del mensaje como en adjuntos en formato PDF y Excel, este último (parametrizable) con los campos del pedido
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para facilitar su carga en sistemas externos del proveedor. Adicionalmente, en el cuerpo del correo
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se proporcionará un enlace que, al ser seleccionado por el proveedor, actualizará el estado del pedido a “leído”
en nuestro sistema, permitiendo así confirmar la recepción y visualizar la interacción del proveedor con el pedido.Info title Aviso IMPORTANTE: se recomienda que al enviar el primer pedido se verifique con el proveedor que le ha llegado a su bandeja de entrada. Se recomienda ir el post "Mi proveedor no recibe los pedidos por e-mail" para ver por qué puede pasar esto y cómo solucionarlo.
El pedido quedará en la parrilla del listado de pedidos con
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una referencia asignada automáticamente por el sistema en estado enviado y listo para su recepción y conversión en un albarán de entrada.
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