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Les commandes peuvent être passées directement auprès des fournisseurs via Gstock. Il s'agit d'un outil de communication fournisseur très utile qui vous permet de :

  • Planifiez les commandes à l'avance.
  • Spécifiez exactement les produits qui sont nécessaires pour éviter les erreurs de communication.
  • Tenez un registre des commandes et affichez leur statut, ce qui permet de vérifier que les marchandises demandées sont reçues.
  • En l'absence de confirmation de la réception des marchandises, faire l'emballage pratiquement fait, ce qui signifie, avoir l'achat enregistré au plus haut niveau de détail.

  • Établir, au besoin, un processus d'approbation des commandes avant de les envoyer au fournisseur.

Nota

Pour passer des commandes, il est nécessaire d'avoir précédemment la «permission» d'accéder à cette fonctionnalité, qui est attribué à partir du pack de gestion  dans la section Utilisateurs. A este módulo solo se accede si se tiene el rol “ROLE_ADMIN”. Si vous ne l'avez pas, vérifiez auprès de l'administrateur Gstock de votre restaurant.

Il y a deux façons de passer une commande : par fournisseur ou par liste. Dans ce post, nous allons regarder le premier.

Étapes:

Dans le secteur de la restauration, c'est généralement la façon la plus courante de passer des commandes : sélectionnez le vendeur auquel vous souhaitez passer la commande et, à partir de la liste des produits-formats de ce fournisseur, définissez les quantités de chacun d'eux et envoyez la commande . Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

  1. Accéder au module Commandes, en el que se visualiza el listado de pedidos ya registrados para el intervalo de fechas seleccionado.

    S'il s'agit d'un modèle avec une usine et plusieurs centres de coûts (restaurants), vous devez accéder à ce module à partir de chacun des centres de coûts.

  2. Cliquez sur L'ordre du fournisseur
  3. Sélectionnez le fournisseur  et une date de livraison prévue 
  4. Introducir, si se considera oportuno, un comentario general del pedido en Observaciones del pedido. Ej. Llegar antes de las 10h00.
  5. Choisissez parmi les options suivantes :
    1. Utiliser la liste complète des produits , si vous voulez avoir visuellement la liste complète des produits-formats du fournisseur pour entrer les quantités dans les produits-formats désirés.
    2. Utilisation avec le détecteur de produit, si vous souhaitez sélectionner un par un à partir de la liste des produits-formats du fournisseur par le biais d'un moteur de recherche.

  6. Entrez les quantités dans les formats de produits désirés.                             

  7. Si vous postulez, pour un ou plusieurs produits-format, vous pouvez inclure un commentaire au niveau de la ligne de format produit en cliquant sur . par exemple. Envoyez les bleus. 

    Nota

    Il existe une option pour permettre ou ne pas afficher les prix des produits lors de la commande, no obstante, siempre se podrá ver la valoración total del pedido antes de enviarlo en la esquina inferior derecha de la pantalla.

  8. Si aplica, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en . Ej. Enviar las de color azul. 

  9. Une fois terminé, cliquez sur , ou , le cas échéant.

    Nota

    Gstock vous permet de créer un flux dans le processus de commande, de sorte qu'en attribuant les profils appropriés, un utilisateur ne peut proposer des commandes avant qu'elles ne soient expédiées, un autre ne les autorise, et un autre, en fin de compte, les envoyer. En règle générale, le même utilisateur qui conçoit la commande peut les envoyer directement au fournisseur.

    Si vous proposez ou autorisez, la commande est stockée dans la grille d'inscriptions de commande dans l'état approprié. Par la suite, avec le bon profil, vous pouvez modifier et, le cas échéant, envoyer.

  10. Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en el proveedor.  

    Nota

    Gstock vous permet d'envoyer la commande à toutes les adresses e-mail configuré sur le fournisseur.

  11. Une fois envoyé, le fournisseur recevra la commande par e-mail, l'expéditeur étant l'adresse e-mail avec laquelle l'utilisateur qui a effectué l'expédition est enregistré. Le courrier contiendra la commande dans le corps du courrier lui-même, comme un document pdf ci-joint et dans un fichier Excel (Paramétsible) avec les champs de commande au cas où il a été utilisé pour le télécharger sur votre système. En outre, le corps du courrier lui-même aura un lien que si vous cliquez dessus, il mettra à jour le champ de lecture dans la grille de commande afin que nous puissions voir que le fournisseur a reçu et lu le courrier.

    Attention

    IMPORTANT: Il est recommandé que lorsque vous envoyez la première commande, vous vérifierez auprès du fournisseur qui a atteint votre boîte de réception. Il est recommandé d'aller le poste "Mon fournisseur ne reçoit pas de commandes par e-mail" pour voir pourquoi cela peut arriver et comment le réparer.

  12. La commande sera placée sur la grille de liste de commande avec un code automatiquement attribué par le système dans l'état envoyé et prêt pour la réception et la conversion en un Bordereau réaction.


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