Nueva Funcionalidad en GStock: Propuesta de Pedido Basada en Stock

Desde enero de 2022, GStock ofrece una nueva funcionalidad para licencias PREMIUM que permite realizar propuestas de pedido basadas en el stock actual, mínimo y idóneo. Esta característica también toma en cuenta los pedidos pendientes que aún están por ser recibidos.

Disponibilidad y Activación de la Funcionalidad

Esta funcionalidad está desactivada por defecto y es exclusiva para usuarios con licencias PREMIUM de GStock. Para activarla, sigue estos pasos:

Acceso Administrativo: Ingresa al panel ADMIN.
Activación: Ve a Globales > PEDIDOS y selecciona “Activar propuesta de pedidos por stock mínimo / Idóneo”.
Asignación de Privilegios: Es esencial asignar los privilegios necesarios para "GESTIÓN DE STOCK MÍNIMO / IDÓNEO" para poder utilizar esta funcionalidad.

Una vez activada, esta herramienta puede usarse tanto desde la aplicación web de GStock como desde la App Móvil.

Principios de Funcionamiento

La funcionalidad se basa en varios parámetros de stock que se definen y gestionan de la siguiente manera:

Stock Actual: Corresponde al inventario teórico-real del producto en el momento de realizar el pedido. Este incluye el último inventario, compras, mermas, traspasos y ventas registradas y no es editable.
Stock Mínimo: Es la cantidad mínima deseada en inventario antes de que se sugiera realizar un pedido.
Stock Idóneo: Es la cantidad ideal de producto que se desea mantener en inventario.
Stock Pendiente: Incluye aquellos productos que ya están pedidos y se espera recibir.

Configuración de Stock Mínimo e Idóneo

Para configurar estos parámetros:

Navegación: En el Panel Admin, accede a submenú “Pedidos” > “Gestionar Stock mínimo / idóneo”.
Edición: Selecciona un producto o categoría y los centros de coste donde se editarán estos parámetros.
Introducción de Valores: Es crucial introducir valores adecuados para los campos "stock mínimo" e "idóneo". Por defecto, estos campos estarán marcados con "-", y deberás introducir valores específicos para que la funcionalidad se active correctamente.

Edición Masiva de Stocks Mínimo e Idóneo

Para facilitar la gestión de múltiples productos o centros, GStock permite la edición masiva de estos parámetros a través de la importación de una hoja de Excel:

Filtrado y Exportación: Filtra los productos y centros necesarios, exporta la información a Excel.
Edición en Excel: Modifica las cantidades en el documento y guárdalo.
Importación en GStock: Sube el archivo Excel modificado para actualizar los parámetros en el sistema.

Uso Práctico de la Funcionalidad

Una vez configurados los parámetros, puedes hacer un nuevo pedido POR PROVEEDOR seleccionando el proveedor, la fecha de entrega y optando por una de las propuestas de pedido que ofrece GStock: “pedir productos bajo mínimo hasta stock idóneo” o “pedir todos los productos hasta idóneo”.

Esta funcionalidad es especialmente útil después de realizar un inventario para asegurar que el stock teórico y real coincidan, optimizando así las propuestas de pedido de acuerdo a las necesidades actuales del inventario.

Definición y Componentes del Stock Actual

El "Stock Actual" en Gstock es un reflejo teórico-real del inventario de cada producto, determinado por los registros acumulativos de actividades de gestión de stock. Es importante destacar que este stock no es editable manualmente, ya que es el resultado directo de los siguientes eventos registrados en el sistema:

Último inventario registrado: donde se ajustó y regularizó el stock.
Compras: considerando todos los albaranes validados desde el último inventario.
Mermas: todas las mermas registradas desde el último inventario.
Traspasos: incluye todos los traspasos de entrada y salida registrados desde el último inventario.
Ventas: todas las ventas registradas que están correctamente integradas con el TPV de Gstock.

Causas de Discrepancias en el Stock Teórico

Si encuentras que el stock teórico está en negativo para algunos productos, esto puede deberse a varios factores que afectan la precisión del registro de stock:

Inventario inadecuado: Esto puede ocurrir si el inventario no se ha realizado o si se ha realizado incorrectamente.
Registro inadecuado de mermas: Mermas que no han sido registradas adecuadamente pueden llevar a discrepancias en el stock.
Errores en traspasos de entrada y salida: Traspasos no registrados o mal registrados también pueden afectar el nivel de stock registrado.
Ventas no registradas o mal registradas en el TPV: Si las ventas no se integran correctamente con Gstock, esto puede llevar a un registro incorrecto del stock disponible.
Escandallos mal registrados: Los errores en el registro de escandallos pueden causar desviaciones en la cantidad de stock registrada.

Estos factores requieren una atención rigurosa y la corrección de los registros pertinentes para asegurar la precisión del stock teórico y real, evitando así pedidos basados en datos incorrectos.

Para utilizar esta funcionalidad es necesario el uso riguroso de todas las funcionalidades que afectan al stock (explicadas a continuación), con el fin de que el stock actual siempre sea lo más fiable y no lance pedidos incorrectos.

Una opción muy fiable es hacer uso de esta herramienta tras haber hecho un inventario, ya que en ese momento el stock teórico y el real son el mismo. Ejemplo: hacemos inventario de vinos y a continuación le pedimos a Gstock que haga los pedidos hasta el stock idóneo.

El “Stock Mínimo” y “Stock Idóneo” son ambos unos parámetros editables y configurables por el usuario en cada centro de coste (pueden ser distintos en distintos centros de coste).

Una vez activada la herramienta, es necesario configurar estos parámetros, se hace desde:

Panel Admin > submenú “Pedidos” > “Gestionar Stock mínimo / idóneo”

Una vez dentro, nos encontramos una zona de filtrado en la que podemos seleccionar un sólo producto (campo NOMBRE), filtrar por categorías, y/o seleccionar uno o varios centros de coste para ser editados ambos parámetros:

A partir de aquí podemos editar el stock mínimo e idóneo por cada línea, prestando atención a las columnas Grupo y Centro en el caso de haber más de un Centro.

Aunque activemos esta nueva funcionalidad, ésta no estará operativa hasta que no hayamos introducido valores en los campos “stock mínimo” y “stock idóneo”.

Por defecto, estos valores vienen con el valor “-”, es necesario poner valores, aunque sea un cero para que funcione.

AVISO: en este panel se introducen las unidades de stock mínimo e idóneo en UNIDADES DE RECETA.

¿Porqué?

Porque un producto puede comprarse en múltiples formatos, y usando la unidad mínima (UD de RECETA) nos aseguramos del correcto funcionamiento de la herramienta y a salvo de posibles cambios de formatos y equivalencias del producto en el futuro.

Adicionalmente y durante el uso de la herramienta, también serán visualizados los stocks en unidades de VISUALIZACIÓN, por ejemplo el aceite lo configuraremos aquí en ML pero lo podremos ver en litros en el uso de la App.

Cambios masivos en la edición de los Stocks Mínimo e Idóneo:

Parametrizar el stock mínimo e idóneo de todo un catálogo de productos puede ser una tarea ardua, y todavía peor sería el caso de tener varios cecos, para ello hemos habilitado la opción de hacerlo de forma masiva desde la importación de una hoja excel previamente exportada y editada.

La manera de utilizar esta edición masiva es primero fikltrar los productos y centros que necesitan ser editados, exportarlos a excel, editar las cantidades, guardarlo e importarlo desde Gstock.

CONFIGURACIÓN INICIAL DE LA HERRAMIENTA, PASO A PASO:

Activar la funcionalidad desde Panel Admin > Globales > Pedidos
Asignar privilegios de usuario para acceder al nuevo módulo
Editar los campos stock mínimo e idóneo deseados
Hacer un nuevo pedido POR PROVEEDOR, seleccionando proveedor, fecha de entrega y una de las dos opciones de pedido propuesto que ofrece Gstock: “pedir productos bajo mínimo hasta stock idóneo”, y “pedir todos los productos hasta idóneo”
Enviar el pedido con normalidad

Propuesta de pedido por stock actual, mínimo e idóneo