Gestión de Pedidos a Proveedores en Gstock
Funcionalidades Principales de Pedidos en Gstock
Gstock ofrece una plataforma robusta para realizar pedidos directamente a los proveedores, proporcionando herramientas eficaces para una comunicación clara y efectiva, lo que mejora significativamente la gestión de la cadena de suministro. Entre sus funcionalidades destacadas se incluyen:
Planificación Anticipada: Permite organizar los pedidos con tiempo de antelación, asegurando una gestión eficiente del inventario.
Precisión en los Pedidos: Facilita la especificación exacta de los productos necesarios, minimizando errores de comunicación.
Seguimiento de Pedidos: Posibilidad de llevar un registro detallado de los pedidos para confirmar que la mercancía recibida coincide con la solicitada.
Preparación de Albaranes: Antes de confirmar la recepción de la mercancía, los albaranes se preparan de forma ágil, registrando la compra con un alto nivel de detalle.
Procesos de Aprobación: Se puede establecer un proceso de aprobación para los pedidos, asegurando que todos los envíos a proveedores sean revisados y autorizados adecuadamente con los distintos estados de pedidos (propuesto, autorizado)
Nota
Para realizar pedidos es necesario previamente tener el "permiso" para acceder a esa funcionalidad, que se asigna desde el módulo de administración 
en el apartado de Usuarios. A este módulo solo se accede si se tiene el rol "ROLE_ADMIN". Si no lo tienes, consulta al administrador de Gstock de tu master.
Muy importante!!
Para garantizar que los pedidos enviados a través de correo electrónico sean recibidos correctamente por los proveedores, es crucial realizar un ajuste técnico que solo puede ser configurado por el cliente (el centro o restaurante). El responsable de gestionar los dominios y correos electrónicos del restaurante debe autorizar a Gstock para enviar estos correos en nombre del cliente. Este ajuste requiere conocimientos avanzados a nivel de usuario.
Hay varias maneras de hacer un pedido: por proveedor, por lista, por subasta o centralizado. En este post, vamos a ver la primera.
Proceso de Realización de Pedidos a Proveedores en Gstock
Acceso y Navegación en el Módulo de Pedidos.
Acceder al Módulo de Pedidos:
Dirígete al módulo de Pedidos
, donde podrás visualizar el listado de pedidos ya registrados para el intervalo de fechas seleccionado.
En el caso de trabajar con una estructura central y varios centros de coste (restaurantes), accede desde cada centro de coste respectivamente.
Creación y Envío de Pedidos
Selección del Proveedor:
Haz clic en 'Pedido Proveedor
Elige el proveedor deseado y selecciona la fecha prevista de entrega.
Opcionalmente, añade un comentario general en el campo 'Observaciones del pedido' para especificar detalles como "Llegar antes de las 10h".
Selección de Productos y Cantidades:
Decide si utilizar la lista completa de productos
del proveedor para visualizar y editar cantidades directamente.O selecciona productos específicos usando el buscador de productos
.Introduce las cantidades deseadas para cada producto-formato.
Nota
Existe una opción para permitir o no la visualización de los precios de los productos al realizar los pedidos, no obstante, siempre se podrá ver la valoración total del pedido antes de enviarlo en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Si procede, para uno o varios productos-formato, se puede incluir un comentario a nivel de línea de producto-formato haciendo clic en
. Ej. Enviar tomate maduro. Una vez finalizado, hacer clic en
según corresponda.Nota
Gstock permite crear un flujo en el proceso de pedido, de manera que asignando los perfiles adecuados, un usuario pueda solo proponer pedidos antes de que sean enviados, otro solo autorizarlos y otro, en última instancia, enviarlos. Lo normal, suele ser que el mismo usuario que diseña el pedido pueda enviarlos directamente al proveedor.
Si propone o autoriza, el pedido se guarda en la parrilla de listados de pedidos en el estado que corresponda. Posteriormente, con el perfil adecuado, se puede editar y, en su caso, enviar.
Al hacer clic en Enviar, se muestra un menú que permite imprimir el pedido (en pdf) y/o enviarlo al proveedor a la dirección de correo electrónico que se haya configurado en la ficha del proveedor.
Una vez enviado, al proveedor le llegará el pedido a través del correo electrónico, siendo el remitente la dirección de correo con el que está registrado el usuario que ha realizado el envío. El correo contendrá el pedido en el propio cuerpo del correo, como documento PDF adjunto y en un fichero Excel (parametrizable) con los campos del pedido por si le sirviera para subirlo a sus sistema. Además, el propio cuerpo del correo habrá un link
que si lo pulsa actualizará el campo leído en la parrilla de pedidos para que podamos visualizar que el proveedor ha recibido y leído el correo.Aviso
IMPORTANTE: se recomienda que al enviar el primer pedido se verifique con el proveedor que le ha llegado a su bandeja de entrada. Se recomienda ir el post "Mi proveedor no recibe los pedidos por e-mail" para ver por qué puede pasar esto y cómo solucionarlo.
El pedido quedará en la parrilla del listado de pedidos con un código asignado automáticamente por el sistema en estado enviado y listo para su recepción y conversión en un albarán de entrada.
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