Crear o dar de alta un formato en gstock

En este post se mostrará cómo dar de alta un nuevo formato de un producto. Antes de dar de alta un nuevo formato es conveniente leer el post de Modelo conceptual de productos y formatos en Gstock.

Pasos:

1. Acceder desde el panel de administración al Módulo de Productos. Aparecerá una vista del listado de productos que ya se han dado de alta. Nota: desde los centros de coste, si se tiene el permiso correspondiente, solo se puede consultar los productos asignados al centro de coste pero no se puede configurar ningún dato del mismo.

2. En caso de que exista ya el producto, buscar el producto y hacer clic sobre Editar. Si el producto no existe es necesario crear primero el producto.

3. Pulsar sobre el menú Formatos y una vez allí pulsar sobre Nuevo Formato. En el caso de que se esté creando el producto por primera vez, una vez creado el producto, el sistema lleva directamente a la pantalla de edición del formato para crear el primer formato.

A partir de este momento la creación del formato se hace en 4 fases:

1. Crear el formato: se debe rellenar los siguientes campos (los que aparecen con * son obligatorios -en el sistema aparecen en rojo-) y pulsar sobre el botón Crear Formato, que no se activará hasta que no se rellenen dichos campos:

   • *NOMBRE DEL FORMATO: el nombre del formato debería coincidir con la unidad mínima de pedido. Ej.: Caja 6 Bricks 1,5L. De hecho el sistema, a medida que se registra el nombre del formato, rellena el campo unidad de pedido con la misma cadena de caracteres. Nota: Es importante que la descripción del nombre del formato especifique claramente el formato. Ej.: CAJA 12 BOT 75cl vs. CAJA 12 BOT // BOT 1L vs. BOT // ENVASE 1,5KG vs. ENVASE. Además, se puede incluir, si se estima conveniente, la marca del producto.

   • ESTADO DE CONSERVACIÓN: elegir entre “Sin Estado”, “Frio +”, “Frio -” y “Ambiente”.

   • *UNIDAD DE PEDIDO: se rellena automáticamente coincidiendo con el nombre del formato, si se ha registrado previamente, aunque luego se puede editar. Nota: Se puede incluir en el nombre del formato la marca pero luego quitarla del nombre de la unidad de pedido. Ej. Nombre del formato: Caja 6 Bricks 1,5L (Clesa), Unidad de Pedido: Caja 6 Bricks 1,5L.

   • *UNIDAD DE ALMACÉN: según el caso, puede coincidir con la unidad de pedido o se puede aprovechar para:

     • Unidad extra de conteo: cuando se quiera disponer de una unidad adicional en la que poder contar el producto, ya que en alguna ocasiones, la unidad de pedido de un producto se deshace para poderlo manejar de manera más eficiente en el almacén. Ej.: Siguiendo el ejemplo anterior podría ser Brick 1,5L. En este caso, el sistema permitirá contar, además de cajas, bricks sueltos.

     • Unidad de facturación: cuando la unidad de facturación (la que viene en el albarán) no coincida con la unidad de pedido. Ej.: Unidad de pedido: pieza 2,5-3kg aprox., unidad de facturación: kg. En este caso, la unidad de almacén debería ser también kg, para poder recepcionar la mercancía en la misma unidad del albarán.

   • *EQUIVALENCIAS: una vez definidas las unidades de pedido y de almacén, hay que definir en la siguiente fila las equivalencias. Las equivalencias son unos multiplicadores que indican la relación entre las diferentes unidades de medida. La relación se establece primero entre las unidad de pedido y la unidad de almacén, y después entre la unidad de almacén y la de receta (ver diagrama de flechas). Ej.: "una caja de 6 garrafas de 2 LT son 6 garrafas de 2 LT que a su vez son 2.000 ML". Nota: El cuadro de diálogo negro de la imagen, que se despliega al ponerse encima de cada celda, es una ayuda que explica con palabras las equivalencias entre las distintas unidades para no cometer errores.

   • Open

     

      

   • PRECIO POR DEFECTO: este es un precio de partida que utilizará Gstock para las mermas, los traspasos, los inventarios y las recetas mientras no haya compras de este producto. Una vez que se haya registrado un albarán con este producto, el sistema utilizará el precio registrado para la valoración de todas estas transacciones según el criterio de valoración definido. Nota: si no se registra ningún precio por defecto, el sistema no podrá realizar la valoración hasta que no se haya registrado ningún albarán.

   • EAN: es el código de barras del producto y/o su envase. En este momento es solo a título informativo pues el sistema no lo aplica para ninguna funcionalidad.

   • PESO: es el peso del producto, para cada una de las unidades definidas (almacén y pedido). Se debe utilizar si, como en el caso de algún proveedor (esencialmente las plataformas de distribución), necesitan esta información para definir el pedido mínimo por peso y/o importe.

2. Asignar uno o varios proveedores a este formato: seleccionando uno de los proveedores dados de alta, definiendo la referencia que utiliza el proveedor para este formato y el precio de partida de este formato para este proveedor. Nota: este precio debería coincidir con el precio por defecto si solo hay un proveedor para este formato.

3. Asignar los centros de coste a este formato. En este caso podemos tener cuatro escenarios:

   1. En el caso de tener activada la funcionalidad de grupos y activada funcionalidad de asignar automáticamente el formato a los grupos y centros de coste, los grupos y sus centros de coste quedarán automáticamente asociados, pudiéndose desasignar, si se desea, cualquiera de ellos. Nota: si se desasigna un grupo, los centros de coste asociados quedarán asignados, pudiendo, posteriormente asignar cualquiera de los mismos.

   2. En el caso de tener activada la funcionalidad de grupos y desactivada la funcionalidad de asignar automáticamente el formato a los grupos y centros de coste, definir el/los grupo/s que pueden utilizar este formato. Una vez asignado un grupo quedarán asignados automáticamente todos los centros de este grupo, pudiendo desasignar, si se desea, alguno de los centros del grupo.

   3. En el caso de tener desactivada la funcionalidad de grupos y activada la funcionalidad de asignar automáticamente el formato a los centros de coste, los centros de coste quedarán automáticamente asociados, pudiéndose desasignar, si se desea, cualquiera de ellos.

   4. En el caso de tener desactivada la funcionalidad de grupos y desactivada la funcionalidad de asignar automáticamente el formato a los centros de coste, definir el/los centros de coste que pueden utilizar este formato.

4. Por último, se debe configurar las unidades de envío y recepción del formato. Por defecto, la unidad de envío y recepción coinciden con la unidad de pedido, y el sistema ya lo tiene configurado por defecto de esta manera, pero Gstock permite, en los pocos casos en los que la unidad de facturación del proveedor (la que viene en el albarán) no coincide con la unidad de pedido, definir la unidad para pedir y la unidad para recibir entre la Unidad de Pedido y la Unidad de Almacén.

Una vez creado el formato se deben definir los alérgenos del producto.

Artículos Relacionados